Komunikácia na pracovisku, adresovaná "súboru", musí byť v súlade s procesom a štruktúrou pracovných záznamov, ako aj základným formátom obchodnej korešpondencie. Súbory s poznámkami sú určené na zdokumentovanie takých činností, ako sú zmeny personálu alebo rozhodnutia o zamestnaní. Tiež zachovávajú fakty a okolnosti týkajúce sa činností ľudských zdrojov a vyšetrovania na pracovisku.
Adresát
Hoci vaša poznámka je určená na dokumentáciu súboru, môžu byť stále adresátmi, ktorí by mali prijímať kópiu komunikácie priamo. Napríklad, ak dokumentujete dokument o zamestnancovi o jej odmene pre propagáciu, možno budete chcieť zahrnúť svojho súčasného nadriadeného a nadriadeného, ktorému bude podávať správu o novej úlohe. Okrem toho poskytnite zamestnancovi kópiu tohto oznámenia.
$config[code] not foundCitlivé informácie
Poznámky o pracovných miestach o citlivých informáciách by sa mali zaoberať len tým, ktorí potrebujú vedieť, a poznámky by mali byť jasne označené ako "dôverné", ak obsahujú informácie, ktoré sa nesmú prerokovať medzi HR a vedúcim zamestnanca. V niektorých prípadoch by sa poznámky, ktoré sa majú podávať o citlivých záležitostiach, nemali umiestňovať do súboru zamestnancov. Napríklad v prípadoch vyšetrovania na pracovisku, ako je sexuálne obťažovanie, do vyšetrovacieho spisu vstupuje spis, a nie personálny spis zamestnanca.Poznámky, ktoré sa podávajú na účely vyšetrovania, zostávajú dôverné a prístupné len personálu, ktorý potrebuje vedieť, ako napríklad zamestnanci ľudských zdrojov, vedúci pracovníci spoločnosti a majitelia alebo právni zástupcovia.
Obsah poznámky
Pokiaľ táto poznámka nie je súčasťou prebiehajúcej korešpondencie, možno budete musieť opísať okolnosti alebo vysvetliť dôvod vašej dokumentácie. Ak je to osobná záležitosť - iná ako vyšetrovanie - začne poznámka s menom, oddelením, funkciou a dĺžkou zamestnania zamestnanca. Napríklad, ak zhrňujete žiadosť zamestnanca o prevod, váš prvý odsek by mal obsahovať relevantné informácie, ako napríklad postavenie zamestnanca a pozíciu alebo oddelenie, pre ktoré požiadala o prevod. Táto poznámka by obsahovala aj podrobnosti o tom, či jej žiadosť o prevod bola udelená, posúdená alebo odmietnutá.
Distribúcia a archívy
Ak píšete do súboru zamestnanca, kópia poznámky by mala byť súčasťou distribučného zoznamu v súhrnnom súbore ľudských korešpondencií. Zamestnanec navyše dostáva kópiu a ostatné strany, ktoré môžu byť informované o zamestnancoch, okrem toho, že táto poznámka je súčasťou dôverného vyšetrovania na pracovisku. V takom prípade by mal mať prístup k tejto poznámke iba personál zodpovedný za ľudské práva a pracovníci, ktorí pracovali na vyšetrovaní. Po odoslaní súboru s poznámkou do vášho archívu uchováva oddelenie ľudských zdrojov kópiu záznamu nachádzajúceho sa v súbore všeobecnej korešpondencie.
