Meranie času zamestnancov je ďaleko od tých dní, kedy zamestnanci manuálne razili časové karty a odovzdali ich.
Prostredníctvom zázrakov cloudovej technológie je teraz možné sledovať činnosť vašich zamestnancov, zaznamenávať informácie o časoch investovaných do určitých projektov a vytvárať zmysluplné správy, ktoré vám poskytnú jasný obraz o tom, čo sa deje vo vašej malej firme.
Softvér na sledovanie času je užitočný pre všetky typy firiem, od malých začínajúcich až po veľké podniky. Tieto aplikácie predstavujú skvelú investíciu pre mnohé typy firiem, či už ide o účtovníctvo, účtovníctvo, stavebníctvo, hotely, upratovacie práce, inštalatérstvo a kúrenie, maloobchod alebo iný priemysel, kde sledovanie činnosti tímu a manipulácia s nákladmi sú pre vašu firmu prvoradé,
$config[code] not foundAplikácie na sledovanie času sú užitočné pre celý tím na sledovanie času, spracovanie miezd a riešenie dôležitých administratívnych procesov. Dobrá aplikácia na sledovanie času je škálovateľná a môže byť použitá na rôznych úrovniach (napr. Zamestnanci v teréne alebo v domácnosti, manažéri tímov, HR, mzdové účtovníctvo), aby šetrili čas a peniaze a poskytovali jasnejšie informácie o projektoch. Zamestnávatelia profitujú tým, že vedia, ako sa používa čas, zatiaľ čo zamestnanci môžu relaxovať vediac, že budú zaplatení za každú minútu práce.
Typy softvéru na sledovanie času
Softvér na sledovanie času sa dodáva v niekoľkých tvaroch a veľkostiach. Niektoré z nich prichádzajú ako moduly v rámci účtovníckych a fakturačných aplikácií, ako sú napríklad FreshBooks, kde zamestnanci môžu zaznamenávať hodiny odkiaľkoľvek a potom automaticky generovať faktúry prostredníctvom softvéru.
Rovnako komplexný on-line softvér na riadenie projektov bude často obsahovať funkcie sledovania času. Spoločnosť Mavenlink napríklad ponúka podporu sledovania času a schvaľovania, čo umožňuje bezproblémové účtovanie a zaznamenávanie činností v prostredí zameranom na projekty.
Ak v rámci existujúceho obchodného softvéru nemáte modul na sledovanie času, existuje veľa samostatných aplikácií na monitorovanie času. Mnohé z nich majú bezplatné testy, takže sú ideálne, ak chcete nakupovať niečo, čo zodpovedá vášmu rozpočtu.
Výber najlepšieho softvéru na sledovanie času
Keď skúmate, ktorá aplikácia sa má používať, existuje niekoľko funkcií, ktoré je potrebné dávať pozor. Samozrejme, budete musieť premýšľať o tom, ktoré z týchto funkcií prevyšujú vaše požiadavky, ale najlepší časový sledovací softvér bude slúžiť väčšine alebo všetkým nasledujúcim funkciám:
Sledovanie času
Schopnosť sledovať čas obidvoch hodinových a platových zamestnancov je hlavným cieľom aplikácie na sledovanie času. Ak máte zamestnancov v teréne, vyhľadajte službu, ktorá ponúka vstupy / výstupy s viacerými zariadeniami. Niektoré riešenia, napríklad Vericlock, ponúkajú možnosť vniknúť napríklad do textových správ alebo do SMS, alebo prostredníctvom aplikácie pre smartfóny.
Podpora offline je nevyhnutná, ak máte zamestnancov, ktorí pracujú na miestach, kde je prístup k internetu obmedzený alebo nedostupný. Niektoré nástroje na sledovanie času, vrátane prístrojov TSheets, ponúkajú funkcie GPS, takže môžete fyzicky sledovať, aké sú vaši terénni zamestnanci.
Mnoho nástrojov vám poskytne možnosť nastaviť upozornenia, ktoré vašim zamestnancom pripomeniete prijímanie a odchod hodín, a ochrannú funkciu na automatické vyčkávanie tých pracovníkov, ktorým sa nemusia nachádzať hodiny.
Timesheets
Manipulácia s časovým rozvrhom je dôležitou súčasťou aplikácie na sledovanie času. Softvér, ktorý umožňuje rozdeliť časové rozvrhy podľa projektu, je ideálny, pretože zjednodušuje účtovanie. Pri výbere riešenia dávajte pozor na jeho schvaľovacie pracovné postupy.
V ideálnom prípade chcete riešenie, ktoré umožňuje manažérovi projektu alebo oddelenia rýchlo a ľahko schvaľovať alebo odmietnuť časový rozvrh. Timesheets.com je príkladom riešenia, ktoré vám umožňuje robiť práve to. Mnohé aplikácie vám posielajú e-mailové upozornenia, keď bol odoslaný časový rozvrh alebo výdavky.
Kontrola nadčasov je ďalším aspektom softvéru na sledovanie času, ktorý vám uľahčí život a ušetrí vám peniaze. Mnohé z najlepších aplikácií ponúkajú výstrahy nadčas, ktoré môžu oznámiť manažérovi, keď zamestnanec prebieha. To vám môže pomôcť vyhnúť sa plateniu nákladných nadčasov v prípadoch, keď to nemusí byť potrebné.
Projektový manažment
Najlepší časový sledovací softvér vám umožní sledovať zdroje projektu a sledovať úlohy a niektoré vám umožňujú pridať poznámky projektu k úlohám, aby sa všetci zúčastnení nachádzali na tej istej stránke.
Podpora na zaznamenávanie fakturovaných a nezúčtovateľných výdavkov a na vytváranie faktúr sú ďalšie užitočné funkcie, ktoré niektoré nástroje na sledovanie času - napríklad Replicon - zahŕňajú a pomáhajú preklenúť priepasť medzi riadením projektov a mzdovými účtami.
správy
Nahlasovanie je kľúčovou výhodou automatizovanej aplikácie na sledovanie času. Dobrý softvér, ako je Toggl, vám umožňuje generovať širokú škálu rôznych správ, ktoré pomôžu manažérovi získať náhľad na veci ako odpracovaný čas, výdavky a faktúry. Prehľady môžu byť vo všeobecnosti prispôsobené, čo používateľovi umožňuje presne definovať, ktoré informácie chcú byť zahrnuté do prehľadov. Hoci softvér dokáže zhromaždiť všetky tieto údaje, je veľmi dôležité, aby správcovia mali správny výcvik, aby mohli analyzovať a interpretovať údaje najúčinnejším spôsobom.
Uistite sa, že vybraná aplikácia na sledovanie času obsahuje možnosť exportovať alebo tlačiť prehľady, aby sa dali jednoducho zdieľať s šéfmi alebo zamestnancami.
Pomoc a podpora
Aj keď je nevyhnutné, aby ste si vybrali riešenie na sledovanie času, ktoré je spoľahlivé a ľahko použiteľné pre všetkých v spoločnosti, je tiež dôležité, aby ste vyskúšali službu zákazníckej podpory aplikácie pred výberom.
Najlepšie by mali ponúkať podporu e-mailu, telefónu a živého rozhovoru, aby ste mohli rýchlo vyriešiť problémy so softvérom počas integračnej fázy a rýchlo vyčerpať všetky problémy, ktoré vzniknú.
integrácia
Dôležitým faktorom, ktorý je potrebné zvážiť pri výbere aplikácie na sledovanie času, je venovať pozornosť jej integráciám. Integrácie sú kľúčové, pretože vám umožňujú synchronizovať aplikáciu na sledovanie času s údajmi z iného obchodného softvéru, ktorý už používate.
Pozrite sa na softvér na sledovanie času, ktorý ponúka integráciu s balíkmi, ktoré používate pre mzdové účtovníctvo, CRM, účtovníctvo, správu obsahu, správu projektov a ERP a budete mať možnosť umiestniť svoje funkcie na sledovanie času do týchto.
Urobte si čas na preskúmanie všetkých týchto faktorov pri výbere najlepšieho softvéru na sledovanie času a výnosom bude zvýšenie produktivity zamestnancov, lepšia kontrola miezd a lepšia presnosť fakturácie. Čo to znamená reálne, jednoducho povedané, je úspora nákladov pre vaše malé firmy.
Továrenské časové hodiny Fotografie cez Shutterstock
15 Komentáre ▼
