Ak ste ako ostatní vlastníci malých podnikov, pravdepodobne ste v posledných rokoch strávili čoraz častejšie v online stretnutiach. Na týchto typoch stretnutí sa však vyskytujú komplikované situácie, v porovnaní so starým školským stretnutím, ktoré sa koná okolo konferenčného stola alebo v kancelárii klienta, možno budete chcieť zapamätať. Aby ste sa uistili, že ste zdvorilí všetkými ostatnými účastníkmi stretnutia, nájdete tu 50 tipov pre etikety obchodných stretnutí.
$config[code] not foundOnline obchodné stretnutia s etiketa Tipy
Len naplánovať potrebné stretnutia
Prvým pravidlom stretnutí, dokonca aj on-line, je to, že by mali slúžiť konkrétnemu účelu. Ak je to niečo, čo môžete jednoducho poslať rýchlym e-mailom alebo vyriešiť iný, menej časovo náročný spôsob, nenechajte svoj tím tráviť svoj čas sediac na celom stretnutí.
Pozvite dôležité osoby
Podobne by vaše stretnutie malo zahŕňať iba tie, ktoré sú pre rozhovor skutočne nevyhnutné. Ak pozvete niekoho, kto nie je skutočne relevantný, strácaš čas.
Nepozývajte neohlásených hostí
Mali by ste tiež jasne povedať každému, kto sa zúčastňuje, ktorí sú všetci na zozname hostí. Nechcete, aby sa niekto prekvapil, keď sa stretnutie začalo.
Opýtajte sa ľudí na plánovanie
Pri online stretnutiach môže byť tiež dobrý nápad, aby ste sa od základných účastníkov spýtali časy, ktoré pre nich pracujú, namiesto toho, aby ste ich naplánovali a pozvali ľudí.
Pošlite oficiálnu pozvánku
Keď si vyberiete čas a dátum, môžete poslať oficiálnu pozvánku do programu, ako je Kalendár Google, aby ľudia mali jednoduchý spôsob, ako si rezervovať daný čas.
Potvrďte, či je to potrebné
Ak ste naplánovali schôdzku v dostatočnom časovom predstihu, môžete tiež jednoducho rýchlo potvrdiť s ľuďmi, s ktorými sa stretávate približne deň dopredu, aby ste sa uistili.
Odošlite konkrétnu agendu
Pred zasadnutím, ak je to možné, aspoň niekoľko dní až týždeň, pošlite program všetkým účastníkom s podrobnosťami o tom, čo sa stretnutie bude týkať.
Ponúknuť nastavený časový rozvrh
Mali by ste tiež zaradiť časy do vašej agendy, takže účastníci budú mať možnosť plánovať zvyšok svojho dňa.
Umožniť ľuďom vedieť, čo očakávať
Ak potrebujete ľudí, aby mali počas schôdze stretnutie s dokumentmi alebo inými materiálmi, či už ide o dôležitý dokument alebo niektoré kontaktné informácie o klientovi, urobte to vopred.
Uistite sa, že každý má prístup k online konferenčným miestnostiam
Ak máte virtuálnu schôdzku, je dobré sa s vami skontrolovať vopred, aby ste sa uistili, že majú prístup k programu, ktorý chcete použiť. Dajte im vedieť s dostatkom času v prípade, že potrebujú stiahnuť aplikáciu, aby sa zúčastnili vašej schôdzky.
Vyskúšajte si to predtým
Je to tiež dobrý nápad, aby ste predtým vyskúšali vlastnú aplikáciu alebo program stretnutia, aby ste sa ubezpečili, že schôdzka bude plynúť hladko.
Majú vhodné používateľské meno a fotografiu
Ak používate program ako Skype na stretnutia, uistite sa, že vaše používateľské meno a fotografia sú vhodné pre profesionálne stretnutia.
Potvrďte časové pásma
Vďaka virtuálnym stretnutiam musíte mať jasné aj časové pásmo, keď plánujete. Nepoužívajte iba nové kontakty vo vašom časovom pásme.
Zobraziť čas
Či už idete na schôdzku, alebo len ako návštevník, musíte sa zobraziť včas. Realisticky by ste mali byť trochu skoro len preto, aby ste boli v bezpečí.
Zavolajte, ak máte konflikt
Ak máte núdzové situácie alebo konflikty, ktoré vám spôsobia, že ste vynechali stretnutie alebo ste neskoro, musíte čo najskôr zverejniť hostiteľa alebo účastníkov. Ak sa vyskytne konflikt v deň stretnutia, pravdepodobne to znamená, že potrebujete zavolať osobu, aby ste si boli istí, že dostane správu.
Počkajte, kým prídu každý
Akonáhle ste vytočili alebo vstúpili do svojej online konferenčnej miestnosti, privítajte ľudí, keď sa objavia, ale čakajte na každého, koho poznáte, navštevujete skôr, ako sa skutočne potápať.
Vyberte tichú polohu
Hoci môžete mať online stretnutia od prakticky kdekoľvek, je najlepšie vybrať niekde ticho, kde nebude veľa rozptýlení alebo hluku.
Zostavte zväzky hneď
Keď sa všetci objavia na online konferencii, pozdravte každého, aby vyzkoušali hlasitosť, aby ste v prípade potreby mohli vykonať okamžité úpravy.
Šaty vhodne
Ak sa zúčastňujete videokonferencie, musíte zvážiť svoj vzhľad. Nemusí to byť tak dôležité, ako pre osobné stretnutia. Ale stále musíte vyzerať profesionálne.
Urobte si úvod
Ak ste pozvali ľudí, ktorí sa nemusia navzájom poznať na online schôdzku, uistite sa, že ich osobne predstavíte, alebo im dáte príležitosť predstaviť sa na začiatku stretnutia.
Pamätajte si mená
Či už stretávate niekoho prvýkrát alebo siedmykrát, pamätáte si mená a skutočne ich používate, keď pozdravte ľudí, môže ísť dlhú cestu.
Zostaňte na tému
Počas stretnutia môžete z času na čas odísť z vedľajších rozhovorov. Ale uistite sa, že ste vždy vedeli konverzáciu späť na hlavný účel a sledovať hodiny, takže môžete byť zdvorilý z každého času.
Hovor hlasno
Keď hovoríte počas stretnutia, uistite sa, že vyhlasujete a hovoríte dostatočne hlasno, aby vás všetci počuli.
Neprerušujte ostatných
A keď ostatní hovoria, nechajte ich dokončiť predtým, než ponúknete vlastnú myšlienku.
Vyhnite sa hneď
Ak sa otázka kladie na celú skupinu, môžete sa vyhnúť nepríjemným prerušeniam čakaním na chvíľu hovoriť. Ak to ostatní urobia hneď, počkajte na ôsme. Ak nikto nehovorí, je dobré ísť.
Opýtajte sa pred zdieľaním dlhých myšlienok
Ak máte dlhú myšlienku alebo myšlienku zdieľať, opýtajte sa, či je to v poriadku, aby ste to urobili vopred, v prípade, že máte nedostatok času. Vždy ho môžete poslať do e-mailu neskôr alebo sa podeliť o ďalšiu schôdzu.
Mute, keď nepoznáte
Ak sa chcete vyhnúť tomu, aby sa hluk pozadia stal rozptýlením pre ostatných, jednoducho sa utlmite, keď nehovoríte o dostatočnom čase.
Pozorne načúvať
Tiež zatiaľ čo iní rozprávajú, uistite sa, že skutočne počúvate. Nechcete niečo nechať ujsť a neskôr to zopakovať.
Ukážte, že počúvate
Mali by ste tiež skutočne ukázať ľuďom, že počúvate, keď rozprávajú, ak ste na videokonferencii. Nepoužívajte len pochváliť hlavu v poznámkach. Pozrite sa na ne a aktívne počúvajte.
Použite starostlivosť s humorom
Ak cítite potrebu používať humor počas stretnutí, len sa uistite, že je to vhodné pre vaše publikum. Je to oveľa jednoduchšie, keď ste práve hovorili a zatvárali členov tímu. Ale keď sa stretnete s klientmi alebo ľuďmi, ktorým dobre neviete, buďte opatrnejší.
Poskytnite kópie základných dokumentov
Ak počas schôdzky odkazujete na nejaké dôležité dokumenty, pošlite ich na účastníkov stretnutia pred alebo v priebehu stretnutia, aby ste ich mohli požiadať o zmienku.
Buďte pripravení s prezentačnými materiálmi
A ak potrebujete nejaké vybavenie na prezentáciu, uistite sa, že všetko je v dobrom prevádzkovom stave vopred, takže nemusíte strácať čas, keď sa snažíte dostať do práce.
Poznaj svoje publikum
Pri príprave prezentácie alebo iných položiek programu je tiež dôležité, aby ste zvážili svoje publikum a aby ste sa s nimi zaoberali konkrétne. Nestrácajte čas ľudí na miestach, ktoré nie sú relevantné. A nepoužívajte tón alebo tému, ktorá pravdepodobne nebude oslovovať presných ľudí, s ktorými sa stretávate.
Dajte telefón mimo dosahu
Počas stretnutí by ste tiež mali nechať telefón umlčaný tak, aby sa neprerušoval.
Vyhnite sa nervovým návykom
V niektorých prípadoch je prirodzené, že účastníci stretnutia môžu vykonávať nervózne návyky, ako napríklad kliknutia na perá alebo drobnú gumu. Ale vedomé úsilie sa im vyhnúť počas profesionálnych stretnutí.
Nejezte počas hovoru
Tiež by ste sa mali vyhýbať jedlu počas on-line stretnutí. Predtým si pripravte občerstvenie.A len popíjať vodu, keď je to niekto iný, aby sa porozprával, ak je to potrebné.
Nastavte čas pre otázky
Je tiež dobrý nápad mať určitý čas na to, aby ľudia mohli klásť otázky, ak ste ten, ktorý vedie stretnutie. A ak sa zúčastňujete, uistite sa, že nájdete túto príležitosť na programe, aby ste vedeli, kedy prinášať nejaké body.
Nezostávajte v sekcii Otázky
Keď sa táto sekcia otázok objaví, môžete požiadať o jednu alebo dve otázky. Ale nemusíte dominovať rozhovoru. Dajte ostatným aj šancu.
Ponúka kredit na nápady
Ak načúvate niečo počas stretnutia, ktoré nebolo na začiatku tvojou myšlienkou, uistite sa, že udelíte úver pôvodcovi. Ak tak neurobíte, ľudia budú len predpokladať, že to bol váš nápad.
Diskutujte o osobných záležitostiach po stretnutí
Ak sa počas schôdzky skupiny stane niečo, čo je pre vás a ďalšiu osobu relevantné, venujte si čas na to, aby ste o tom diskutovali neskôr, namiesto toho, aby ste zaujali čas ostatných.
Nevytvárajte ľudí
Môžete tiež naraziť na situácie, keď člen vášho tímu urobí chybu, ktorá má negatívny vplyv na vaše stretnutie. Nepoužívajte však čas na stretnutie, aby ste ich prednášali. Zavolajte s touto osobou súkromnú schôdzku a diskutujte, ak je to potrebné.
Udržujte pohodlie
A bez ohľadu na to, s kým máte čo do činenia, počas schôdzky nestrácajte svoju náladu.
Dajte prestávku na dlhé stretnutia
Ak hostí schôdzku, ktorá bude trvať niekoľko hodín alebo viac, zahrňte plánované prestávky do svojho programu, aby ľudia mohli chytiť niečo na jedenie, skontrolovať svoje telefóny a používať kúpeľňu.
Koniec v čase
Počas celého stretnutia dávajte pozor na hodiny, aby ste mohli byť istí, že ukončíte schôdzku, keď ste to povedali.
Dajte ľuďom príležitosť opustiť
Ak ste náhodou nemali šancu diskutovať o všetkom, čo ste chceli v stanovenom čase, môžete sa opýtať ľudí, či by chceli zostať a dokončiť stretnutie. Ale dať ľuďom šancu odísť včas, ak majú predchádzajúce záväzky.
Ďakujem všetkým za účasť
Ak ste zvolali schôdzku, uistite sa tiež, že vám ďakujem všetkým, ktorí sa zúčastnili pred odchodom.
Buďte vedomí iných jazykov a kultúr
V niektorých prípadoch sa môžete tiež stretnúť s ľuďmi z rôznych prostredí a kultúr. Takže si pred stretnutím uvedomte svoj jazyk a zvyky podľa svojich najlepších schopností.
Postupujte s poznámkami
Po vašom stretnutí je dobré zdieľať niektoré poznámky alebo pripomienky s ľuďmi prostredníctvom e-mailu. Alebo ak nemáte nič zvláštne, ktoré by ste mohli sledovať, pošlite rýchlu poďakovanie.
Vyhnite sa zdieľaniu informácií o stretnutí s ostatnými
Pokiaľ ide o stretnutia, predmety, o ktorých sa diskutuje, by mali zostať v skupine účastníkov, ak ste si jasne nevysvetlili inak. Takže nesúhlaste s ostatnými, ktorí neboli prítomní.
Dokončite akékoľvek položky akcie
A ak ste sa po vašom stretnutí dobrovoľne zaviazali dokončiť akékoľvek úlohy, uistite sa, že na tieto položky dôjde okamžite.
Videokonferenčná fotka cez Shutterstock
Viac v: Populárne články Komentár ▼
