Efektívna komunikácia je nevyhnutná pri plánovaní a kontrole zdrojov organizácie na dosiahnutie cieľov spoločnosti. Význam obchodných správ umožňuje efektívne komunikačné zručnosti kritickým obchodným nástrojom a dôležitým atribútom zamestnanca. Podľa Herta Murphyho, Herbta Hildebrandta a Jane Thomasovej, autorov "Efektívnej obchodnej komunikácie", používanie "siedmych C", ako je úplnosť a zhrnutie, zabezpečí, že zamestnanci budú lepšie komunikovať, budú môcť vybrať obsah a štýl správy ktorý najlepšie vyhovuje účelu a príjemcovi správy.
$config[code] not foundúplnosť
Kompletná obchodná správa obsahuje všetky informácie, ktoré prijímač potrebuje na pochopenie a prípadne na správu. Kompletná správa odpovedá na šesť otázok: kto, čo, kedy, kde, prečo a ako. Ak chcete napríklad požiadať zamestnanca, aby pripravil správu, uveďte, akú správu potrebujete, kedy musí byť správa dokončená, komu a kde zamestnanec má doručiť správu a ako má byť správa vytvorená.
stručnosť
Stručné obchodné správy sú časovo aj nákladovo efektívne, pretože správy obsahujú iba relevantné informácie stručným spôsobom bez opakovania myšlienok. Stručné správy nezahŕňajú nepotrebné podrobnosti a slová, skôr ako frázy, sa používajú, ak je to možné. Komunikátor navyše používa "ktoré" a "to" frázne výrazne. Napríklad: "Len päť dodávateľov tvorí tri štvrtiny splatných účtov tohto mesiaca."
Video dňa
Prijaté vám Sapling priniesol vám Saplingúvaha
Účinná komunikácia je taká, ktorá spĺňa potreby konkrétneho poslucháča. Napríklad: "Budete môcť rýchlejšie zosúladiť splatné účty spoločnosti, ak použijete otvorené správy o zmierení účtov a zladení denníkov, ktoré budú na stole o tri hodiny."
konkrétnosť
Neúmernú komunikáciu zabraňuje efektívny komunikátor, ktorý používa špecifické alebo definitívne informácie, ako sú fakty a čísla, na vyjadrenie nápadov. Napríklad "Správa o dlhodobom splatnosti našich účtov naznačuje, že dlužíme spoločnosti Smith Electric za 15 dní za 30 dní, 45 000 dolárov za 60 dní za celkovú sumu 60 000 dolárov." Správy sú tiež konkrétnejšie, ak sa používajú explicitné slová. Napríklad "správa o zmierení časopisov" je presnejšia ako "správa o zúčtovaní platených účtov".
jasnosť
Jasnosť umožňuje poslucháčovi ľahko pochopiť správu. Ak chcete hovoriť jasne, reproduktor používa presný jazyk a známe slová. Napríklad, hovorca by mohol povedať "po zosúladení účtov" namiesto "po zosúladení účtov." Clarity tiež vyžaduje vyhýbanie sa technickému a obchodnému žargónu, pokiaľ nie je rečník presvedčený, že poslucháč pozná podmienky. Rečník by sa tiež mal vyhnúť zdĺhavým vetám a nepríjemnému usporiadaniu slov.
zdvorilý
Zdvorilá komunikácia rešpektuje čitateľa alebo poslucháča. Takáto komunikácia sa taktiež vyhýba otázke humoru. Napríklad namiesto "Vaša správa je úplne nezrozumiteľná", zdvorilé posolstvo by mohlo uviesť: "Chýbajú mi skúsenosti potrebné na správnu interpretáciu pokynov."
korektnosť
Správnosť sa týka použitia správnej interpunkcie, gramatiky a pravopisu a použitia presných faktov a čísel. Preto správnosť naznačuje, že všetky informácie v komunikácii by sa mali skontrolovať na presnosť a byť včasné. Napríklad správnosť vyžaduje použitie originálnych zdrojov údajov, ak je to možné.
