Úloha správcu dokumentov

Správca dokumentov je členom personálu informačných technológií, ktorého cieľom je organizovať, aktualizovať a zdokonaľovať celkový pracovný postup dokumentácie v rámci spoločnosti. Spoločnosti sú najväčšími zamestnávateľmi správcov dokumentov, hoci niektoré odvetvia - napríklad väčšie firmy v oblasti nehnuteľností, právne služby, financovanie, zdravotná starostlivosť a poistenie - majú pravdepodobne ručnú správu dokumentov bez ohľadu na veľkosť. Väčšina pozícií manažérov dokumentov vyžaduje minimálne jeden až tri roky predchádzajúcich skúseností. no nedávni vysokoškolskí absolventi so špecializovaným školením sa môžu presunúť priamo do pozície. Znalosť špecifického softvéru, ako sú systémy na správu dokumentov a / alebo programy riadenia vzťahov so zákazníkmi, je nevyhnutná pre funkciu práce. Správcovia dokumentov majú päť hlavných úloh: zvýšenie dostupnosti, archivovanie dokumentov, aktualizácia informácií, sledovanie sledovateľnosti a získavanie dokumentov.

$config[code] not found

Zvýšte dostupnosť

Zamestnanci potrebujú prístup k dokumentom, ako sú sprievodné listy, marketingové materiály, konzultácie a informácie o klientoch, aby mohli dokončiť svoju prácu. Tradične zamestnanci uložili tieto súbory priamo na pevné disky pre budúci prístup, ale existuje riziko, že súbory budú zastarané. Zamestnanci môžu navyše strácať drahocenný čas, keď čepujú svoje pevné disky pre dokumenty, ktoré si nikdy neskúšali. Systém správy dokumentov rieši všetky tieto problémy. Vytvára ohnisko, kde sú uložené všetky dokumenty. Okrem toho môžu byť tie isté dokumenty zdieľané s pracovníkmi a klientmi prostredníctvom webovej stránky. Väčšina systémov správy dokumentov môže ľahko vystupovať na webových stránkach; výhodou je, že je k dispozícii pre každého, kto má internetové pripojenie a nevyžaduje ďalší softvér alebo inštalácie na prezeranie (môže vyžadovať používateľské meno a heslo, ale môže byť špecifikované).

Archivácia dokumentov

IRS vyžaduje, aby finančné inštitúcie uchovávali každú dokumentáciu týkajúcu sa klienta päť rokov po uzavretí účtu. Ministerstvo spravodlivosti vyžaduje ešte dlhší časový rámec pre právne úrady, čo znamená, že všetky tieto súbory musia ísť niekam. Správcovia dokumentov zvyčajne archivujú dokumenty chronologicky, aj keď niektorí preferujú abecedne v závislosti od množstva informácií, ktoré sa majú uložiť. Ak ide o bezpapierovú kanceláriu, mali by sa dokumenty zálohovať (na dvoch samostatných miestach) a potom vyčistiť zo servera.

Video dňa
Prijaté vám Sapling priniesol vám Sapling
Aktualizácia dokumentov

V závislosti od veľkosti organizácie môžu byť písomné schopnosti kľúčovým prvkom úlohy správcu dokumentov. Sprievodné listy, šablóny a výukové programy vyžadujú neustálu aktualizáciu. Okrem toho, vyhlásenia o ochrane osobných údajov, prázdne zmluvy a technické dokumenty dostávajú menšie vylepšenia približne raz za rok. Bez ohľadu na to, či správca dokumentov vykoná tieto zmeny osobne, je povinnosťou zabezpečiť, aby každý používal najaktuálnejšie verzie. Najjednoduchší spôsob je to pomocou systému správy dokumentov.

Nahrávanie sledovateľnosti

Dokumenty sa menia a je zodpovednosťou správcu dokumentov vedieť, kto urobil zmeny. Vysledovateľnosť je štandardná funkcia vo väčšine softvéru na správu dokumentov. Správca dokumentov však môže sledovať sledovateľnosť bez softvéru tým, že urobí každý dokument len na čítanie a následne zaznamená požadované zmeny po ich prijatí.

Načítanie dokumentov

Bude čas, keď správca dokumentov potrebuje nájsť položky, ktoré sú už archivované. Najčastejšie je to kvôli auditom, súdnym konaniam a prírodným katastrofám, ktoré vyžadujú dôkladné záznamy minulých udalostí. Z tohto dôvodu musia správcovia dokumentov archivovať materiály čo najpresnejšie a najpresnejšie. Týmto spôsobom môže každý správca dokumentov pristupovať k potrebným záznamom bez ohľadu na to, kto ich pôvodne uložil. Pokiaľ ide o prípravu na prírodné katastrofy, uložte zálohu kancelárskeho servera niekde mimo kanceláriu. Ak je to možné, uložte ju do inej oblasti, ako je satelitná kancelária.