Jedným z najväčších problémov, ktorým mnohé spoločnosti čelia, keď sa snaží zostať v súlade s určitými vládnymi predpismi, je riadne implementovať softvér na sledovanie času. S množstvom možností, vrátane technológií s nízkou technológiou a špičkovou technológiou, môže byť výzvou pre určenie správneho softvéru, správnych metód a najlepších postupov na implementáciu celej spoločnosti.
Tu je prehľad troch najlepších postupov časového rozvrhu, ktoré obsahujú niektoré z najzákladnejších a najdôležitejších postupov pri hľadaní správneho softvéru na sledovanie času vašej organizácie.
$config[code] not foundImplementujte sledovanie času zhora, dole
Nič nemôže demoralizovať zamestnancov viac ako pocit, že existuje dvojitý štandard, najmä pokiaľ ide o sledovanie ich času. Keď šéf nielen propaguje sledovanie času, ale používa ho, pomáha zdôrazniť zamestnancom dôležitosť sledovania času pre všetkých zainteresovaných.
Existuje veľa kreatívnych spôsobov, ako udržať zodpovednosť celej organizácie. Reklamná agentúra Colle + McVoy implementovala nielen systém časového rozvrhu, ale aj softvérové riešenie, ktoré umožňuje otvorenie pivnej chladničky v celom podniku každý piatok za predpokladu, že všetky časové rozvrhy zamestnancov budú predložené včas.
Podľa spoločnosti Adweek:
"Colle + McVoy vytvoril skvelý stroj nazývaný TapServer - systém na zavedenie piva s viacerými sudami, ktorý používa RFID a vlastný softvér na overenie toho, či ste prestali byť lenivým gitom, skončili si časové rozvrhy a zarobili si svoj voľný pint. "
Najmä v prípade niečoho, čo je potenciálne nepopulárne ako sledovanie času, znalosť šéfa hodnotí to dosť, aby to urobila sami a uplatňovali rovnaké pravidlá v celej spoločnosti, môže byť silnou motiváciou pre to, aby všetci ostatní urobili svoju úlohu.
Ponúknite potrebný výcvik
Komunikácia je všetko. Zabezpečenie toho, aby každý pochopil, čo sa týka presného sledovania času, môže zmeniť spôsob, akým Vaši zamestnanci reagujú na vaše nové pravidlá časového rozvrhu skokom. Napriek dobrým úmyslom zamestnanca, ak nechápe, čo sa týka, môže to viesť k chybám a chýbajúcim informáciám o časových rozpisoch.
Toto je obzvlášť dôležité pre spoločnosti, ktoré pracujú s vládnymi agentúrami, majú buď hodinové alebo platové typy zamestnancov alebo iné organizácie, ktoré majú prísne požiadavky na sledovanie času. Správne školenie môže často znamenať rozdiel medzi zostávajúcim dodržiavaním a stratou cennej zmluvy úplne.
Automatizujte celý proces
DCAA News je organizácia, ktorá poskytuje informácie pre dodávateľov, ktorí sa chcú stať DCAA-kompatibilnými a bezpečnými vládnymi zmluvami. Vzhľadom na to, že dodržiavanie pravidiel DCAA vyžaduje presné sledovanie času, stojí za zmienku jedna z odporúčaní DCAA News:
"… Preskočiť akúkoľvek formu manuálneho vedenia účtovníctva; uľahčte svoj život automatizovaným softvérovým systémom, ktorý je kompatibilný s DCAA. Tieto softvérové balíky môžu informovať o tom, aké údaje je potrebné sledovať, môžu automatizovať schválenia, môžu umožniť zamestnancom hodiny v akejkoľvek vzdialenosti alebo odkiaľkoľvek, vytvárajú faktúry, umožňujú sťahovanie do QuickBooks, stopy nechávajú čas, vytvárajú mimoriadne podrobné ad hoc správy, ochrana a tak ďalej. Tieto softvérové balíky umožňujú manažérom manažérom vykonávať hmatateľnejšie úlohy a zároveň si môžu prezerať presné časové údaje. "
Nielen, že automatizácia vašich obchodných procesov vás udrží v súlade s vládou, ale aj masívne pomôže zachovať bezpečnosť vašich firemných údajov. Podľa štúdie spoločnosti IBM "95 percent všetkých bezpečnostných incidentov zahŕňa ľudskú chybu." Áno, to je šialene vysoko.
Automatizácia vašich procesov nielenže zmierňuje toto riziko dát, ale aj vám pomôže udržať si súlad, a pokiaľ budete riadne trénovať svojich zamestnancov, aby ste dodržiavali tieto nové systémy, vaša organizácia bude môcť čo najviac vyťažiť váš časový systém,
Presun na hodinových zamestnancov
Zatiaľ čo títo zamestnanci môžu teoreticky dobre vyzerať, v praxi sa dohoda zriedka vyvíja pre zamestnávateľa alebo zamestnanca. Je to príliš jednoduché, aby zamestnanec mohol využívať neziskové výdavky orientované na výsledky, zatiaľ čo mnohí zamestnávatelia sa snažia od zamestnanca získať viac, ako sú peniaze. Výsledkom je často pretrvávajúci boj, v ktorom je produktivita najvyššia nehoda.
April Dykman, písanie pre Get Rich Pomaly opisuje niektoré z týchto výziev:
"Na inom pracovnom mieste mi bolo povedané, že keď sa platí, znamenalo by to, že" ak budeme čoskoro zatvárať kanceláriu, stále dostanete zaplatené. "Ale uzavreli sme kanceláriu asi dve alebo tri odpoledne z roka a bolo veľa, veľa udalostí, ktoré vyžadovali 8 alebo viac hodín. Raz som dala 22-hodinový deň pre mimoriadne veľkú udalosť. "
Oveľa lepším riešením je presunúť všetkých zamestnancov na hodinové platy, kde každá strana jasne pochopí, čo sa očakáva, a je oveľa menej priestoru na to, aby človek využil druhú.
Zaznamenajte svoj čas denne
Jednou z najväčších chýb, ktoré mnohí robia, je nahrávanie časových hárkov na konci týždňa. Mnohí z nás si sotva pamätám, čo sme mali včera na raňajkách, nieto pamätať a znovu vytvoriť celé pracovné dni po tom, čo to bolo. Ak chcete zachovať dobré záznamy a osvedčené postupy, uistite sa, že všetci v spoločnosti zaznamenávajú časový rozvrh aspoň raz denne.
Naopak, aby ste to uľahčili, uistite sa, že proces nahrávania časového rozvrhu nie je tak zložitý, že je to hlavná povinnosť. Nahrávanie časového rozvrhu by nemalo trvať viac ako niekoľko minút každý deň.
Aj keď nie sú vyčerpávajúce, tieto najlepšie postupy sú niektoré z najdôležitejších a bohužiaľ prehliadnuté.
Ak vaša organizácia môže implementovať tieto informácie počas implementácie systému časového rozvrhu a môže aj naďalej komunikovať jasne a efektívne so svojimi zamestnancami - Vaša spoločnosť bude fungovať o to lepšie.
Stopky Fotografie pomocou aplikácie Shutterstock
7 Komentáre ▼
