Ako napísať formálnu poznámku s prílohami a iniciatívami

Písanie formálnej poznámky je efektívny spôsob komunikácie v rámci spoločnosti. Napíšte poznámku autoritatívnym hlasom, ktorý chce čitateľa informovať skôr než zastrašiť. Doplňujúce informácie, ktoré sú súčasťou tejto poznámky, sú známe ako prílohy a schránky sú zvyčajne súčasťou písmen. Formálna poznámka obsahuje konkrétne sekcie a obsahuje na začiatku aj iniciála spisovateľa a asistenta. Aj keď väčšina poznámok je jedna strana alebo menej, nezabudnite uviesť súhrnný odsek na konci poznámky, ak je dlhšia ako jedna strana.

$config[code] not found

Vytvorte záhlavie pre poznámku, ktorá obsahuje sekcie "Do", "Od" a "Predmet". Rozhodnite, kto potrebuje získať kópiu poznámky. Ak obsahujete prílohy, rozhodnite sa, kto potrebuje prílohy, a kto potrebuje len kópiu poznámky, aby si uvedomil informácie a aby boli prílohy distribuované (napríklad správca mohol vytvoriť prílohu a nebude nevyhnutne potrebovať kópiu). Zahrňte mená všetkých, aby ste dostali poznámku v časti "Do" nadpisu. Ľudia, ktorých chcete kopírovať, sa nachádzajú v časti "cc" v poznámke na konci poznámky. Môžu tu byť aj ľudia, s ktorými chcete súkromne informovať o tejto poznámke. Títo príjemcovia budú "slepí kopírovaní". Bude im poskytnutá kópia poznámky, ale nie verejne uvedená v častiach "Do" alebo "cc".

Napíšte telo poznámky jasne a stručne. Použite priamy a formálny jazyk, ale zachovávajte si poznámku, ktorá znie ako zastrašujúca alebo hanlivý. Dlhšie poznámky by mali obsahovať nadpisy odstavcov, aby boli ľahšie čitateľné.

Dokončite poznámku. Na záver telo poznámky by sa mali objaviť iniciálky autora s iniciálkami asistenta po lomítku "XX / rr". Iniciály autora sú kapitalizované. asistenti sú malé. Pod týmto dvomi nadpismi by malo byť slovo "Prílohy (x)" s počtom príloh zahrnutých v zátvorkách, ak je viac ako jedno. Ďalej uveďte zoznam ľudí, ktorých chcete kopírovať alebo "cc." Mal by byť vo formáte zoznamu. Ľudia, ktorí sú slepí kopírovaní, by mali byť písomne napísané ručne na svojich kópiách. Nezabudnite zahrnúť "bcc" tak, aby vedeli, že boli anonymne skopírované. Autor spomienky by mal počiatočne svojím menom v sekcii "Od" záhlaví pred rozoslaním poznámky.