V tento deň elektronickej kancelárie je možné považovať koncept podania za samozrejmosť. Vytvorenie efektívnej politiky archivovania kancelárií môže pomôcť udržať dôležité dokumenty a aktívne dokumenty ľahko nájsť. Bez ohľadu na to, koľko dokumentácie sa vykonáva v počítačoch, vždy bude určitá suma, ktorú treba vytlačiť a podať ručne. Držte krok v kancelárii a môžete mať efektívnejšiu kanceláriu.
$config[code] not foundzodpovednosť
Bez ohľadu na to, akú podrobnú politiku archivovania kancelárií môže byť, musí byť každý občan zodpovedný za vykonávanie politiky denne, aby bol účinný. Delegovanie orgánu podania sa môže líšiť v závislosti od objemu informácií, ktoré sa majú podať, zložitosti systému podávania a od toho, ako často sa získavajú informácie a je potrebné ich opätovne podať.
S dobrou kartotékou by podanie malo podávať iba zodpovedná osoba. Ak ktokoľvek iný odstráni dokument, malo by existovať pravidlo, že dokument je umiestnený v košíku "v", ktorý podáva zodpovedná strana. Ak je niekoľko osôb zodpovedných za podanie, mali by ste vytvoriť systém v každej zložke, kde posledná osoba, ktorá podala niečo, musí podpísať svoje iniciály. Aby sme udržali dobrý systém podávania, zodpovední ľudia musia byť zodpovední.
Farebné kódovanie
Podľa PowerHomeBiz.com je jedným zo spôsobov, ako udržať svoje súbory organizované, ich farebným kódovaním. Môžete sfarbiť kódové súbory pomocou farebných nálepiek alebo si môžete zakúpiť súborové priečinky rôznych farieb na použitie vo vašich skriniach.
Keď oddeľujete farbu, môže byť efektívnejšie používať systém farebného kódovania pre komplexnejšie nadpisy a potom iný systém pre podkapitoly. Všetky finančné dokumenty môžu byť napríklad uvedené v zelených dokumentoch, ale dokumenty týkajúce sa daňových informácií by mali mať svoj vlastný systém. Experimentujte s farebným kódovaním systému farebného kódovania. Zelené priečinky je možné použiť pre finančné dokumenty, ale na informácie týkajúce sa daní sa môžu použiť štítky s červenou kartou.
Video dňa
Prijaté vám Sapling priniesol vám SaplingAktívne a archivovanie
Najpoužívanejšie sú tie, ktoré by mali byť považované za aktívne a tie, ktoré nebudú pravidelne odkazované, je možné archivovať. Aktívny systém súborov je dynamický a ponecháva priestor na rozšírenie a doplnenie. Keď sa dokument považuje za aktívnu fázu, presunie sa do archívu. Majte aktívne súbory k dispozícii pre tých, ktorí ich budú potrebovať a neustále usporadúvajte svoje aktívne súbory každý deň.
