Pravdepodobne už používate "cloud" (t. J. Online), aby ste mohli ovládať niektoré aspekty vašej firmy.
Ale ako vysvetľuje Thomas Hansen, viceprezident spoločnosti Microsoft Worldwide SMB, aj keď sa predáte na výhodách cloud, môže sa to zdať skľučujúce začať - alebo robiť viac.
Obhajuje prírastkové kroky. Začnite malý. Potom postupujte dlhšie.
$config[code] not foundTakže som si myslel, že na tom myšlienke budem stavať a načrtnutím desiatich vecí, ktoré môžete urobiť - od dnešného dňa - môžete skočiť na mrak alebo zvýšiť používanie aplikácií cloud. Vyberte si niektoré z týchto taktických krokov a ušetríte čas, prevádzkujete svoju firmu efektívnejšie a často znižujete náklady:
1) Nastavte svoje predvolené miesto na ukladanie súborov do cloudu
Jedna vec je hovoriť o centrálnom ukladaní online súborov. Ale je to celkom iná vec, keby ste vy a vaši zamestnanci museli urobiť ďalšie kroky na prenos súborov na vašu online platformu cloud storage vždy.
Premýšľajte o tom. Ak vy a tvoji zamestnanci uložíte najskôr na lokálny pevný disk alebo zariadenie, bude to trvať dvojnásobné úsilie, aby ste sa obrátili a uložili tieto súbory do ukladacieho súboru v cloudu neskôr.
Ale môžete to "nastaviť a zabudnúť na to", takže nemusíte robiť žiadne ďalšie kroky. A vaše dôležité firemné súbory budú automaticky zálohované v procese.
Stačí nakonfigurovať počítače tak, aby predvolené umiestnenie každého zamestnanca na ukladanie súborov bolo riešením online úložiska, ktoré si môžete vybrať.
Napríklad, ak používate Microsoft OneDrive ako riešenie úložiska cloud, je to jednoduché nakonfigurovať v systéme Windows 8. Kliknite na "Nastavenia PC" a mali by ste vidieť položku ponuky pre OneDrive. Odtiaľ môžete kliknúť na tlačidlo zapnúť / vypnúť, aby sa OneDrive stalo predvoleným umiestnením pre ukladanie súborov.
Alebo vyhľadajte on-line, kde nájdete pokyny, ako ich zmeniť na zvolenú platformu na vašom konkrétnom zariadení. Je možné nastaviť úložisko v cloude ako predvolené miesto ukladania pre mnohé zariadenia.
2) Choďte na nízke visiace ovocie: Cloud Based e-mail a dokumenty
Ďalším logickým miestom na začiatku je prijať e-mailovú platformu založenú na oblakoch a dokumentovú platformu, ako napríklad Office 365. Ak ste to už neurobili, dovoľte mi, aby som vám povedal, že obchodné výhody sú celkom presvedčivé.
Po prvé, pomáha pri osobnej produktivite vy a vášho tímu. Ak používate viaceré zariadenia (ako ja!), Môžete mať prístup ku všetkým dokumentom a e-mailom typu kancelárie bez ohľadu na to, aké zariadenie používate. Chcete ísť na konferenciu a vziať so sebou váš laptop alebo tablet? Vďaka platforme Cloud Productivity, ako je Office 365, máte všetko, čo potrebujete len pri prihlásení. Už nikdy nebudete musieť znova prenášať súbory z diskov s pamäťou alebo synchronizovať zariadenia.
Po druhé, pomáha pri tímovej spolupráci. V mojom podnikaní väčšina členov tímu pracuje vzdialene od svojich domovov. Napriek tomu môžeme mať stále prístup k súborom a rovnakým nástrojom, a to jednoduchým pripojením pomocou prehliadača alebo mobilnej aplikácie.
Napríklad používame rozsiahle zdieľané kalendáre. Týmto spôsobom môžeme sledovať firemné termíny, ktoré ovplyvňujú alebo zahŕňajú viacerých ľudí a oddelenia, centralizovať pripomenutia a vidieť prehľad dostupnosti na prvý pohľad.
Používame tiež zdieľanú dokumentovú spoluprácu - doslova denne. Čo robíme, je usporiadanie stretnutí prostredníctvom konferenčného hovoru alebo videokonferencie a potom sa tím pozrie a upraví jeden dokument počas konferencie. Alebo sa stretávame s poznámkami o centrálnom zdieľanom dokumente. Šetrí veľa času. Nie je potrebné meniť poznámky o stretnutí neskôr. Nemusíme sa obávať, ktorá verzia dokumentu je najnovšia, pretože tu všetci tvoríme a upravujeme ten istý dokument.
Okrem toho môžete náklady rozložiť mesačne. Neexistuje žiadny veľký poplatok za poplatok - je to oveľa jednoduchšie, aby ste si rozpočtovali a dovolili si.
3) Vytvorte centrálny online systém podávania
Akonáhle sa všetci ukladajú do cloudu, potrebujete pre váš tím jednoduchý spôsob, ako nájsť to, čo je v bežných súboroch.
Za týmto účelom vytvorte online systém na evidenciu. Usporiadajte rastúci počet dokumentov a súborov, ktoré vaše podnikanie vytvára denne.
Použite sériu jasne označených priečinkov. Organizujete svoju prácu pomocou projektov? Klienti? Podľa oddelení? Vytvorte systém, ktorý má zmysel pre vašu firmu.
S celopodnikovým systémom archivovania váš tím ušetrí veľa hodín, ktoré by inak trávili hľadaním položiek alebo duplicitným úsilím, pretože nemôžu nájsť niečo.
4) Povzbudzujte klientov a dodávateľov, aby sa podelili prostredníctvom cloudu
Koľkokrát zistíte, že posielate súbory e-mailom sem a tam? Potom musíte neskôr nájsť e-maily a nájsť súbor, ktorý potrebujete.
Ušetríte čas tým, že zdieľate súbory priamo cez cloud.
Pravdepodobne nebudete môcť "nútiť" tretie strany, aby používali vašu platformu na zdieľanie cloud, prečo sa nepýtať? Rýchlo uveďte výhody, ako napríklad "Chceme zdieľať a upravovať súbory v programe OneDrive alebo Dropbox alebo inej platforme, pretože šetrí čas lovu prostredníctvom e-mailov. Môžem sa s tebou podeliť o to? "
Niektorí z nich nebudú pohodlne zdieľať súbory týmto spôsobom. Možno vás však prekvapí, ak to spomeniete.
5) Použite aplikácie elektronického podpisu
Posielate alebo prijímate veľa dokumentov vyžadujúcich podpisy? Ak áno, vy a váš tím zrejme strávite veľa času odosielaním e-mailov, tlačou, podpisovaním, skenovaním, faxovaním - poznáte cvičenie.
Tu je tip: pozrite si aplikácie založené na cloudových aplikáciách s elektronickým podpisom. Mysli, Hello Sign alebo DocuSign. Existuje mnoho ďalších možností elektronického podpisu.
Šetria veľa času. Nielen to, že aplikácie elektronického podpisu odtiahnu niektorý faktor odkladania, pretože môžete okamžite podpísať dokument, a to aj na ceste, namiesto toho, aby ste čakali, kým sa nedostanete k tlačiarni alebo faxu.
Odoberajú tiež veľkú časť problémov s obehami dokumentov na podpisovanie. Dokumenty smerujú všetkým stranám na podpisy a dokonca posielajú pripomienky.
6) Vytvorte knižnice digitálnych aktív v cloude
Dovoľte, aby som vám položil otázku: koľko času trávite lovením alebo posielaním digitálnych aktív spoločnosti?
Hovorím o vašom logu, brožúre, ktorú ste odniesli na obchodnú výstavu o niekoľko rokov späť, o prezentačnej šablóne, ktorú ste použili v minulom roku, o formulári s prázdnym prehľadom výkonnosti, o oficiálnych firemných fotografiách, o výkonných BIOS, o zostavách na tlač a iných aktívach.
Ak je vaša spoločnosť niečo ako moje bývalo, strávite úplne príliš veľa času kopať okolo tohto druhu materiálu.
Vytvorte knižnicu digitálnych aktív. Nastavte centrálny zdieľaný priečinok alebo priečinky na platforme cloud storage. Tieto aktíva budú teraz k dispozícii každému, kto vo vašom tíme potrebuje, kdekoľvek a kedykoľvek. Nebudú ich musieť prenasledovať, ani niekoho obťažovať, aby ich našli.
7) Prevod jedného dôležitého obchodného systému na Cloud
Nemusíte riešiť všetky vaše obchodné systémy a všetko presunúť do oblakov naraz. Začnite tým, že sa pozriete na svoje tri najdôležitejšie systémy. To môže byť QuickBooks, vaša databáza kontaktov a váš systém riadenia zásob.
Ak stále používate lokálne alebo desktopové verzie týchto systémov, začnite hodnotiť výhody verzií založených na cloude (online). Vďaka verziám v cloude získavate veľa možností, ako celý tím získať prístup k informáciám a lepšie spolupracovať. Oblasti cloudových systémov uľahčujú prenos dát z jedného systému do druhého, eliminujú duplicitné zadávanie dát a silový efekt informácií, ktoré sú v jednom systéme vylúčené.
Ktorá aplikácia prinesie najväčší zásah tým, že sa presunie do cloudu? To je otázka.
8) Trvať na Cloud-Aktualizovanú ochranu pred škodlivým softvérom pre všetkých pracovníkov
Toto je obzvlášť dôležité u pracovníkov na diaľku.
Veľké podniky majú zvyčajne oddelenie IT spoločnosti, ktoré vytvára firemnú sieť s ochrannými prvkami, ako je ochrana pred škodlivým softvérom.
Malé podniky však nemusia mať sieť.
Alebo malý obchodný tím často spolupracuje s ľuďmi, ktorí nie sú v ich sieti. Vzdialení pracovníci sa môžu pripojiť z vlastných zariadení z domova pomocou verejného cloudu. Jednoducho sa prihlasujú cez internet.
Takže je dôležité, aby každý, kto pristupuje k vašim systémom alebo k dátam alebo k zdieľaným súborom, mal ochranu proti škodlivým softvérom pravidelne aktualizovaný novými podpismi škodlivého softvéru prostredníctvom cloudu.
Spoločnosť Microsoft ponúka zabudovaný produkt Windows Defender pre stolné počítače a zariadenia so systémom Windows - a je to zadarmo. Uistite sa, že je zapnutá. Alebo použite inú ochranu proti škodlivému softvéru.
Tiež, keď Windows 10 vyjde neskôr v tomto roku, bude mať pridané bezpečnostné funkcie postavené cez Windows Update. Systém Windows 10 ponúkne aj možnosť Windows Update for Business. To umožní rýchlejší prístup k bezpečnostným aktualizáciám a kritickým opravám a kontrole nasadzovania aktualizácií pre správcov informačných technológií. Napríklad, ak máte oddelenie IT, bude môcť dodávať vzdialené lokality pomocou obmedzenej šírky pásma.
9) Nainštalujte telefónny systém založený na technológii Cloud
Zoberme si buď telefónnu službu hlasu cez IP (VOIP), alebo virtuálny rozvádzač a hlasovú poštu založenú na softvéri.
S telefónnymi systémami založenými na cloudových zariadeniach získate možnosť vzdialeného pracovníka mať prístup k centrálnemu telefónnemu systému - za veľmi nízke náklady. Pre malé podniky s diaľkovými pracovníkmi alebo pre tých, ktorí pracujú z domu, je to obzvlášť dôležité. Aj keď členovia tímu používajú svoje vlastné mobilné zariadenia, stále môžete pripojiť všetkých k ústredným rozšíreniam a firemným schránkam hlasovej schránky.
Získate tiež profesionálny dojem vo forme automatického hlasového pozdravu.
Správy hlasovej schránky môžu byť smerované ako zvukové súbory prostredníctvom e-mailu, takže môžu byť posielané ďalším členom tímu.
Získate aj štatistiky o používaní, ktoré vám pomôžu zistiť, ako váš tím používa telefón - ideálne napríklad na správu funkcie podpory zákazníkov.
10) Použite Video Meetings
V neposlednom rade široko využívajte virtuálne stretnutia prostredníctvom videa. Ak ich už používate, fantastické - robte viac z nich.
Video prináša vplyv osobnej interakcie na zákazníkov a vyhliadky na predaj bez nákladov osobného cestovania.
Video stretnutia sú pre tím skvelé. Ľudia, ktorí pracujú z domu alebo sa nachádzajú v rôznych kanceláriách, sa môžu cítiť izolovaní. Môže to byť demotivácia. E-mail a okamžité zasielanie správ sú užitočné, ale nie sú náhradou za vypočutie hlasového posunu člena tímu alebo s úsmevom šéfa. Video prináša ľudí pocit, že sú zahrnuté. Vyrovnáva cestu k spoločnej práci.
Mnoho malých firiem používa Skype, pretože je zadarmo a toľko ľudí ho používa na osobné účely, ktoré už s ňou pozná. Bez ohľadu na riešenie konferencie, ktoré si vyberiete, len to urobte.
Dúfam, že tieto desať nápadov vás povzbudí, aby ste urobili viac s oblakmi - alebo potvrďte, že vaša firma je v dobrej kondícii, pokiaľ ide o oblak.
Nevykonajte to ihneď. Stačí vybrať jeden alebo dva - a začať.
V čase tohto písania sa Anita Campbell zúčastňuje programu Microsoft Small Business Ambassador.
Nízko zavesené ovocie Foto cez Shutterstock
3 Komentáre ▼
