Zdá sa, že podnikateľský sektor sa otáča na osi stretnutí - ale nie všetky stretnutia sú produktívne. Investujte čas do plánovania produktívnej relácie, aby ste sa uistili, že vaše stretnutia prácu robia. Dávajte pozorné myšlienky na to, čo musíte splniť a kto by sa mal zúčastniť.
Určiť cieľ a publikum
Stanovte cieľ stretnutia a urobte to stručne a jasne. Vytvorte napríklad krátky zoznam bodov označujúcich konkrétne ciele. Cieľom stretnutia môže byť komunikácia dôležitých informácií, rozhodovanie, riešenie problémov alebo priradenie akcií. Stručný a cieľový cieľ pomáha organizátorovi stretnutia určiť, kto by sa mal zúčastniť stretnutia. Vytvorte zoznam pozvaných tím, že zarovnáte každý cieľ s členmi tímu, ktorých prítomnosť umožní skutočne splniť cieľ.
$config[code] not foundNastavte Agenda
Nastavte program schôdze na základe každého cieľa v objekte. Ak je cieľom oznámiť začiatok projektu, nastavte položku programu, ktorá identifikuje, kto bude prezentovať tieto informácie a ako budú informácie zdieľané, napríklad prezentáciou programu PowerPoint. Ak je cieľom priradiť akcie, nastavte položku programu, ktorá opisuje spôsob, akým sa vykonajú úlohy. Každý cieľ by mal mať jednu alebo viac položiek programu priamo zarovnaných s ním.
Video dňa
Prijaté vám Sapling priniesol vám SaplingVyberte dátum a čas
Vyberte dátum a čas schôdzky na základe dostupnosti vedúceho stretnutia a najkritickejších pozvaných. Čím väčší je zoznam pozvaných, tým ťažšie je nájsť deň a čas, kedy sú všetci k dispozícii. Prijmite čas, ktorý zodpovedá čo najväčšiemu počtu plánov. Pred nastavením času uvažujte časové pásma. Ak sa niektorí pozvaní zúčastnia telefonicky alebo na internete, zvážte ich pracovnú dobu, ako aj svoju vlastnú. A 1 hod. stretnutie vo východnej štandardnej dobe je obed-hodina stretnutia v centrálnej štandardnej dobe. To isté stretnutie sa uskutoční v 2 hodine v Tokiu.
Vyberte umiestnenie
Nájdite konferenčnú miestnosť, ktorá umožní dosiahnuť všetky položky programu. Vyberte miestnosť, ktorá je dostatočne veľká alebo dostatočne malá na to, aby pohodlne zapadala do počtu ľudí, ktorí sa očakávajú. Miestnosť, ktorá má 40 miest, je zlý výber pre stretnutie s 10 ľuďmi. Podobne nechcete, aby sa dav stláčal tak tesne, je potrebné priniesť ďalšie stoličky.
Usporiadajte materiály a incidenty
Ak sa očakávajú prezentácie, uistite sa, že miestnosť je vybavená projektorom. Ak nie, urobte opatrenia, aby ste s sebou priniesli projektor - tiež sa uistite, či máte na projekte niečo, ako je obrazovka alebo biela stena. Nezabudnite zvážiť dostupnosť ďalších príkladov, ako sú biele dosky so značkami suchého vymazania, flip charty a telefóny reproduktorov pre účastníkov mimo lokality. Pri viachodinových stretnutiach zabezpečte jedlo a nápoje, aby sa účastníci sústredili na tému skôr než na žalúdky.
Oznámiť pozvaných
Oznámte pozvaným účastníkom cieľov stretnutia, dátumu, času a miesta dostatočne vopred, aby sa mohli riadne pripraviť. Vo väčšine prípadov je uprednostňované najmenej týždňové upozornenie. Použite kalendár softvéru pracoviska na odoslanie stretnutia schôdzku všetkým pozvaným. Veľa programov upozorní pozvaných na niekoľko minút alebo niekoľko dní pred schôdzou alebo prispôsobí upozornenia vašim potrebám.
