Takmer dve tretiny alebo 64 percent malých podnikov nemôže sledovať, koľko ich tlačové zariadenia ich stálo, ani ich sledovať. A ak nemôžete sledovať tieto základné štatistiky vo vašej firme, neviete, koľko sa stráca.
Ako optimalizovať svoj rozpočet v oblasti informačných technológií s prehľadnou správou správy dokumentov (PDF) a prieskumom stavu správy SMB dokumentov spoločnosťou Xerox (NYSE: XRX) poskytujú cenné poznatky a riešenia tlače v digitálnom svete.
$config[code] not foundVýhody monitorovania tlačiarne
Prieskum
Prieskum sa uskutočnil v USA, Francúzsku, Nemecku a Spojenom kráľovstve, pričom sa zúčastnilo viac ako 1000 malých a stredných podnikov. Cieľom bolo zistiť, ako tieto spoločnosti riadili tlač a dokumenty. Rozdelenie použitia tlačiarne predstavuje to, čo sa deje v malých podnikoch. Z 56% respondentov uviedlo faktúry a účtovníctvo ako proces s vysokou náročnosťou na papier v organizácii, 53% uviedlo, že obchodné a finančné výkazníctvo je podobne náročné na papier a 51% uviedlo, že HR formuláre a zamestnanecké súbory lietali z ich tlačiarní v obrovských množstvách.
Štyridsaťsedem percent si sťažovalo, že zamestnanci tlačovali e-maily, ktoré sa pridali k značnej časti použitia tlačiarne, a rovnaké percento tvrdilo, že legálne podpisy boli veľkou záťažou v používaní papiera a tlačiarne. Menej ako 40 percent podnikov uviedlo, že nákupné povolenia, marketingové materiály a cenové ponuky zákazníkov zaberajú dostatočné množstvo papiera a tlačových prostriedkov.
Pre malé zdravotnícke, právnické, architektonické a dizajnérske firmy môže byť výtlačok oveľa vyšší, ako ukázal prieskum. A častejšie tieto podniky nemajú poskytovateľa Managed Print Services, ktorý sa stará o túto prácu náročnú na prácu.
Ďalšou výraznou štatistikou z prieskumu bolo množstvo času stráveného procesmi súvisiacimi s tlačou? Čakanie na pracovné úlohy na tlačiarni, vyčerpanie zásob alebo ísť do tlačiarní, aby sa vyzdvihli dokumenty, sa zvyšujú. Cena, samozrejme, nemusí byť viditeľná, ale je tu.
Spoločnosť Xerox v Spojených štátoch hovorí, že čas čakania na dokument v podniku so zdieľanou centrálnou tlačiarňou je približne 3 minúty pre každého zamestnanca. Toto sa každoročne vynáša na 13 hodín na zamestnanca. Takže aj malý podnik s 10 zamestnancami môže zažiť 130 hodín stráveného času.
Správa
Správa "Ako optimalizovať svoj rozpočet IT s inteligentnejším riadením dokumentov" má riešenia, ktoré môžu malé firmy rozmiestniť, aby sa vyhli problémom, ktoré prieskum upozorňuje.
Prvým je nájsť partnera Managed Print Services, ktorý im pomôže efektívnejšie spravovať používanie tlačiarne. V príspevku na oficiálnom blogu Xerox píše manažérka marketingu Xerox Channel Marketingová spoločnosť Lisa Graham, že je potrebné, aby sa podniky stali aktívnejšími pri posudzovaní používania tlačiarne. "Tlačové hodnotenia môžu rýchlo určiť úsporu nákladov a zlepšenie efektívnosti," vysvetľuje Graham.
Všetko od opustených dokumentov v zásobníkoch tlačiarne až po nákup zásob, zbytočne farebnú tlač a iné neefektívne náklady vás stojí.
S digitalizáciou, ktorá premieňa takmer každú časť vášho podnikania, dôveryhodná spoločnosť Managed Print Services alebo iný partner môže integrovať digitalizáciu, tok dokumentov, mobilnú tlač, technológiu cloud a bezpečnosť.
Ako samostatný, ale súvisiaci problém, správa uvádza, že 90% podnikov bolo porušených z dôvodu nezabezpečenej tlače.
záver
Na konci správy spoločnosť Xerox odporúča spoločnostiam všetkých veľkostí nájsť správneho partnera Managed Print Services, ale to nemusí byť možné pre malé podniky. Správa poskytuje cenné informácie pre tých, ktorí si nemôžu dovoliť najímať takéto služby.
Výberom najnovších tlačiarní s riešeniami sledovania a monitorovania, zavádzaním osvedčených postupov s dobrou správou vecí verejných a vzdelávaním vašej pracovnej sily môžete účinne zvládnuť problémy spojené s neregulovaným používaním tlačiarne. Niektoré riešenia zahŕňajú štandardizáciu nastavení, takže všetky kópie sú čierne a biele, integrujú sa s pracovnými tokmi v oblakoch a mobilných zariadeniach, automatizujú pracovné postupy a koordinujú nákup dodávok.
Obrázok: Xerox
Viac v: Gadgets 1
