Kancelárií slúži ako podpora pre oddelenia v rámci spoločnosti. Vykonávajú širokú škálu úloh a zvládajú prevažnú časť dokumentov prichádzajúcich do podnikania. Kancelárií v kancelárii odpovedajú na telefóny a pozdravujú návštevníkov. Spracúvajú papiere a podávajú potrebné dokumenty na správnych miestach.
Recepcia a povinnosti recepčného
Mnohé kancelárie sú vybavené recepciami a asistentmi, ktorí odpovedajú na telefóny a prichádzajúce hovory na obrazovke. Musia vedieť informácie o spoločnosti, aby odpovedali na otázky, ktoré prichádzajú ďalej. Otočia hovory a prijímajú správy, keď nie sú zamestnanci k dispozícii. Mnoho firiem dostáva veľké objemy telefonátov a prijímatelia musia byť schopní zvládnuť ich správne a efektívne. Zamestnanci na predných stoloch pozdravia všetkých návštevníkov, kolegov a klientov, ktorí navštívia spoločnosť. Zobrazia sa a musia okamžite určiť, aký typ prístupu bude návštevník požadovať. Sú zodpovední za kontaktovanie s bezpečnosťou, keď musí byť návštevník odvedený z budovy.Niektorí zamestnanci uchovávajú protokoly o menovaní s informáciami o tom, kto v konkrétnych časoch očakávať a kam ich poslať.
$config[code] not foundManipulácia s papierovaním
Úlohy týkajúce sa papierovania sa líšia v závislosti od povahy spoločnosti. V lekárskom prostredí musia byť záznamy vytvorené, aktualizované a podané; informácie o fakturácii; a papierovanie poisťovne vyplnené a podané. V právnej kancelárii môže byť potrebná príprava dokumentácie pre advokátov; niektorí právnici môžu riadiť zamestnancov kancelárie, aby vykonávali výskum využívajúci právne časopisy. Vo vzdelávacej inštitúcii môžu byť zamestnanci kancelárie povinní aktualizovať záznamy študentov a sledovať rozvrhy hodín. Niektorí zamestnanci môžu aktualizovať informácie o mzdách a platiť účty. Ostatní účtovníci môžu musieť zapísať faktúry, objednávky a inú účtovnú dokumentáciu do počítačových systémov. Podanie a skenovanie papierov sú ďalšie bežné kancelárske funkcie. Administratívni pracovníci tiež spracovávajú prichádzajúcu a odchádzajúcu poštu.
Video dňa
Prijaté vám Sapling priniesol vám SaplingKoordinácia a plánovanie
Niektorí zamestnanci kancelárie slúžia ako podpora vedenia spoločnosti. Títo zamestnanci koordinujú konferenčné hovory a môžu slúžiť ako dozorcovia pre ostatných zamestnancov kancelárie. Môžu posúdiť poznámky, listy a inú prichádzajúcu korešpondenciu pre uprednostnenie. Pripravujú agendy na nadchádzajúce stretnutia a prepíšu všetky potrebné informácie zo stretnutí a konferenčných hovorov. Prijímajú diktát na listy a poznámky a organizujú všetky potrebné dokumenty v súboroch. Naplánujú a koordinujú akékoľvek cestovné opatrenia pre manažment a môžu rezervovať hotely, požičovne automobilov a reštaurácie.
Kancelárska technika
Zamestnanci kancelárie obvykle spravujú kancelárske potreby v obchodnej miestnosti spoločnosti. Môžu si musieť objednať papier, tlačové atramentové tlačiarne, perá, ceruzky, poznámkové bloky, zvýrazňovače, obálky, hlavičkové papiere a iné zásoby potrebné na podnikanie. Vyzývajú firmy údržby, aby skontrolovali faxové zariadenia a tlačiarne podľa potreby. Nákup nového kancelárskeho vybavenia a inštalácie je zvyčajne zodpovednosťou niekoho v kancelárii.
2016 Informácie o platoch pre tajomníkov a administratívnych asistentov
Tajomníci a administratívni asistenti získali v roku 2016 mediánovú ročnú mzdu vo výške 38 730 amerických dolárov podľa amerického úradu štatistiky práce. Na nižšej úrovni získali tajomníci a administratívni asistenti 25-percentný plat 30 500 dolárov, čo znamená, že 75 percent zarobilo viac ako táto suma. Plat 75. percentilu je 48.680 dolárov, čo znamená, že 25 percent zarobí viac. V roku 2016 bolo v Spojených štátoch zamestnaných ako sekretárky a administratívni asistenti 3 990 400 osôb.
