Ako napísať poznámku

Jednou z povinností zamestnancov pracujúcich na rôznych úrovniach vlády je písanie informatívnych poznámok pre tvorcov politík, ktorí používajú tieto poznámky, aby sa vzdelávali o problémoch a usmerňovali ich pri tvorbe protokolov, postupov a zákonov. Informačná schéma je stručné zhrnutie problému alebo prípadu, ktorý predstavuje čitateľovi výzvu na akciu. Úspešná poznámka presviedča čitateľa, aby konal poskytnutím konkrétnych dôkazov, ktoré sú ľahko pochopiteľné a vyhodnocované.

$config[code] not found

Spustite poznámku napísaním "Komu:" a "Od:" Vložte meno odosielateľa a príjemcu za dvojbodky. Na nasledujúcom riadku napíšte dátum, kedy ste napísali poznámku. Dokončite túto časť písaním "Predmet:", po ktorom nasleduje téma, na ktoré odkazuje.

Zadajte akciu, ktorú chcete čitateľovi urobiť, v prvej vete alebo odseku poznámky.

Udržujte pozornosť čitateľa pomocou stručných, stručných odsekov, ktoré nie sú dlhšie ako 5 viet. Ak uvediete dôvody pre konanie, uveďte všetky dôvody v samostatnom odseku.

Použite empirické dôkazy na presvedčenie čitateľa o potrebe navrhovaného postupu. Napríklad uvádzajte štatistík o bývaní s nízkymi príjmami pri hľadaní zmeny v určitej zónovej politike. Vyhnite sa zovšeobecneniam, ktoré nemôžete podporovať faktami.

Napíšte alternatívne kurzy akcií alebo politík, ktoré opisujú výhody a nevýhody každého z nich.

Vyhnite sa zbytočne slovným alebo formálnym výrazom, napríklad "podľa našej diskusie" a technický žargón, keď citujete fakty a čísla. Používajte jednoduchý, priamy jazyk, ktorý môže čitateľ pochopiť.

Použite aktívny hlas, na rozdiel od pasívneho, v celej poznámke, aby ste podporili činnosť. Ak dobre poznáte príjemcu, používajte zámery prvej osoby ako "ja" a "my", pretože ľudia majú väčšiu pravdepodobnosť, že urobia niečo pre tých, o ktorých sa domnievajú, že vedia osobne. Zdôraznite takéto osobné kontakty pomocou kontrakcií, napríklad "Som".

Zopakujme potrebu konať na konci tohto memoranda. Nezabudnite uviesť, či existuje lehota na prijatie opatrení, ktoré musia byť splnené.