Je tu zodpovednosť, ktorú by väčšina malých podnikateľov chcela zabudnúť. Je však nevyhnutné, aby niekto bežal niečo väčšie ako samostatné vlastníctvo. Je vašou zodpovednosťou uchovávať záznamy o svojich zamestnancoch. Aj keď to nemusí byť najzaujímavejšia časť riadenia podniku, je to dôležité.
Požiadavky na uchovávanie záznamov o zamestnancoch
Federálne, štátne a miestne vlády majú rôzne požiadavky, pokiaľ ide o uchovávanie presnej dokumentácie o zamestnávaní a iných funkciách ľudských zdrojov na ochranu zamestnancov aj podnikov. Ako podnikanie, nedokážete si udržať tieto záznamy na dosah ruky, by vás mohlo nechať otvorené protiprávnym koncovým konaniam alebo podobným dôsledkom bez akejkoľvek papierovej práce na obranu. Tu sú niektoré požiadavky, ktoré môže vaša firma uspokojiť, pokiaľ ide o vedenie záznamov zamestnancov.
$config[code] not foundUchovávajte záznamy o prenájme za jeden rok
Pri nástupe do zamestnania na novú pozíciu si federálne stanovy, ako je zákon amerických občanov so zdravotným postihnutím a hlava VII, vyžadujú, aby ste boli vo vašom procese prijímania nediskriminačných. Takže by ste mali uchovávať všetky žiadosti, životopisy a ďalšiu dokumentáciu z procesu náboru najmenej rok po skončení práce v prípade, že ktorákoľvek zo strán, ktorá nedostala prácu, rozhodne o podaní žaloby.
Majte záznamy o mzdách tri roky
Mzdové záznamy sú nevyhnutné pre zabezpečenie toho, aby zamestnanci boli spravodlivo kompenzovaní za odpracované hodiny a za to, aby vaše podnikanie dodržiavalo akékoľvek nadčasy a minimálne mzdové požiadavky. Zákon vyžaduje, aby ste tieto záznamy uchovávali pre zamestnancov, ktorí nie sú oslobodení od dane, počas troch rokov. Zamestnanci sa však tiež môžu rozhodnúť podať žaloby, ak majú pocit, že sú splatné späť za akékoľvek nadčasy odpracované. Takže môže byť pre vás prospešné udržať ich po ruke po dobu až piatich rokov po ukončení.
Uchovávajte I-9 formuláre za rok po ukončení
I-9 formuláre sú potrebné pre podniky, aby preukázali, že overili zamestnanca je oprávnený pracovať v Spojených štátoch. Podľa zákona musíte tieto formuláre uchovávať tri roky po nástupe zamestnanca alebo jeden rok po ukončení zamestnania, podľa toho, čo nastane neskôr. Taktiež sa vyžaduje, aby ste tieto formuláre uložili oddelene od ostatných záznamov o zamestnancoch.
Udržujte oddeľovacie dokumenty po dobu piatich rokov po ukončení
Vedenie dokumentov súvisiacich s ukončením alebo odlúčením je tiež nevyhnutné v prípade, že sa stretnete s akýmikoľvek neoprávnenými záležitosťami ukončenia. Držte listy o rezignácii a ukončite rozhovor na papieri po dobu troch rokov po odchode zamestnanca a oddelení papierov na päť rokov.
Udržujte správy FMLA o troch rokoch po ukončení
Zákon o rodinnej zdravotnej dovolenke zabezpečuje, aby oprávnení zamestnanci dostávali neplatenú dovolenku, ak je ich práca chránená v prípade zdravotnej alebo rodinnej záležitosti. Ak zamestnanec podá žiadosť o dovolenku FMLA, mali by ste tieto informácie uchovávať vo svojej evidencii najmenej tri roky po tom, ako zamestnanec rozdelí spôsoby, ako s vašou firmou bez ohľadu na to, či bola dovolenka poskytnutá alebo nie.
Udržiavajte Formuláre dôchodkového poistenia na šesť rokov
Ak poskytujete zamestnancom dôchodkové dávky, mali by ste tieto informácie uchovávať po dobu najmenej šiestich rokov po ukončení alebo ukončení zamestnania podľa zákona o zabezpečení dôchodkového zabezpečenia zamestnancov. Okrem toho súdy rozhodli, že je zodpovednosťou spoločnosti preukázať, že poskytli dostatočné pokrytie a výhody v prípade, že zamestnanec žaluje, namiesto toho, aby zodpovednosť zamestnanca dokázala, že pokrytie je nedostatočné.
Uchovávajte záznamy o testovaní liekov po dobu piatich rokov
V niektorých prípadoch môže kontrola pozadia a informácie o testovaní liekov spadať pod úroveň ďalších informácií o prenájme. Ak je však úloha spojená s prepravou, musíte mať povinné viesť evidenciu všetkých testov na drogy vykonaných počas piatich rokov v rámci bezpečnostných predpisov ministerstva dopravy.
Uchovávajte záznamy o zamestnancoch za štyri roky
Pokiaľ ide o dane súvisiace so zamestnancami, IRS odporúča uchovávať záznamy na strane štyroch rokov v prípade auditu. Mali by zahŕňať všetky mzdy, dôchodkové platby, informácie o tipoch, formuláre W-2 a W-4 a všetky ďalšie súvisiace informácie.
Uchovávajte záznamy o zdraví a bezpečnosti zamestnancov po dobu piatich rokov
Zákon o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci vyžaduje, aby ste zaznamenali akékoľvek zranenia a choroby zamestnancov získané na pracovisku so stručným opisom a akýmikoľvek inými relevantnými informáciami. Tým sa zabezpečí, aby zamestnancom bolo poskytnuté bezpečné pracovné prostredie a aby sa s nimi zaobchádzalo.
Udržiavať informácie o poistení v nezamestnanosti až na sedem rokov
Požiadavky na záznamy o poistení v nezamestnanosti sa líšia podľa štátu. V niektorých prípadoch sa však môže vyžadovať, aby ste tieto záznamy uchovávali počas štyroch až siedmich rokov. Konkrétne Washington D.C vyžaduje, aby podniky tieto záznamy uchovávali počas siedmich rokov.
Uchovávajte zmluvy až na päť rokov
Ak pracujete s nezávislými dodávateľmi alebo tretími stranami, možno budete musieť splniť aj niektoré požiadavky na vedenie záznamov. Vo Virgínii sa od obchodných spoločností vyžaduje, aby zmluvy dodržiavali po dobu piatich rokov po uzavretí dohody. A niektoré ďalšie štáty majú podobné požiadavky od troch do štyroch rokov.
Foto pomocou aplikácie Shutterstock
2 Komentáre ▼
