Ak ste začlenili svoju firmu ako S Corporation alebo C Corporation, väčšina štátov vyžaduje, aby ste si pozorne zaznamenali aktivity spoločnosti. Pokaždé, keď sa vaša správna rada stretne, vaša spoločnosť musí viesť evidenciu na účely dodržania predpisov.
Existuje dlhý zoznam možných transakcií a rozlíšení, ktoré možno budete musieť držať v zázname. Môže to zahŕňať čokoľvek od:
$config[code] not found- Vymenovanie nového dôstojníka.
- Odstúpenie riaditeľa.
- Poistenie poistenia.
- Predajná akcia
- Získanie kreditnej / kreditnej karty v mene spoločnosti.
Vedenie záznamov môže byť veľa, aby sa udržal rovno, najmä pre majiteľa malej firmy. Správne stretnutia sú však nevyhnutné pre udržanie vašej spoločnosti v dobrom postavení a udržanie osobného štítu zodpovednosti. Nižšie uvádzame niektoré z kľúčových vecí, ktoré potrebujete vedieť, pokiaľ ide o uchovávanie zápisníc z vašich stretnutí.
Čo sú to stretnutia?
Záznamy o stretnutiach vedú oficiálne informácie o tom, čo sa uskutočnilo alebo o ktorom sa hovorilo na formálnych stretnutiach vrátane akýchkoľvek rozhodnutí alebo prijatých opatrení.
Prijímajú sa počas formálneho stretnutia predstavenstva alebo akcionárov spoločnosti, ako sú počiatočné a výročné stretnutia. Zvyčajne zápisy o schôdzach zaznamenáva sekretárka spoločnosti (alebo iná osoba menovaná na stretnutí).
Čo by malo byť zahrnuté v stretnutí?
Vaše minúty stretnutia nemusia obsahovať každý detail. Potrebujete len dokumentovať kľúčové informácie a akékoľvek rozhodnutia alebo prijaté opatrenia. Vo všeobecnosti by vaše minúty mali byť dostatočne podrobné, aby slúžili ako "inštitucionálna pamäť" vašej spoločnosti.
Typické minúty budú zahŕňať:
- Základné informácie o stretnutí: dátum, čas, miesto.
- Kto sa zúčastnil, spolu s osobitnou poznámkou v prípadoch, keď účastníci prišli neskoro alebo odišli skôr.
- Položky agendy so stručným popisom každej položky.
- Akcie hlasovania s podrobným popisom toho, ako každý jednotlivec hlasoval spolu s prípadnými zdržanlivými hlasmi.
- Čas, kedy bola schôdza prerušená.
Vo väčšine prípadov nemusíte vytvárať minúty od začiatku. Bezplatné šablóny nájdete online, ktoré slúžia ako východiskový bod. Vyberte si typ minút / dokumentácie, vyplňte medzery a vytlačte ich a splníte si povinnosti týkajúce sa vedenia záznamov.
Kto je povinný usporiadať stretnutia?
Väčšina štátov vyžaduje, aby spoločnosti S aj korporácie C dokumentovali dôležité obchodné rozhodnutia a hlavné stretnutia, ktoré máte v držbe.
V súčasnosti tieto štáty nie vyžadujú si uloženie minút:
- Delaware
- Kansas
- Nevada
- Severná Dakota
- Oklahoma
Navyše, LLC nie sú povinné uchovávať minúty.
Čo mám robiť s minútami po ich zaznamenaní?
Zápisy nemusia byť podávané so štátom, ale môžu byť uložené s vašimi inými firemnými záznamami, ako sú zakladateľské listiny, stanovy a uznesenia.
Rovnako ako ostatné dokumenty, mali by ste si ponechať minúty po ruke najmenej sedem rokov. Členovia spoločnosti, ako sú akcionári, vedúci pracovníci a riaditelia, majú právo prehodnotiť zápisnicu o stretnutí na základe "primeranej žiadosti" spoločnosti.
Aj keď tieto doklady nemusíte predkladať štátom, mali by sa považovať za dôležité dokumenty a sú nevyhnutné na ochranu dobrého postavenia vašej spoločnosti a vášho obmedzeného ručenia.
16 Komentárov ▼
