V mnohých firmách oddelenie ľudských zdrojov spracúva všetky osobné záznamy každého zamestnanca, minulosti a súčasnosti. Tieto záznamy sa tradične uchovávali na papieri, vytvárali problémy so skladovaním, schopnosť nájsť záznamy a dlhovekosť. Prechod na počítačový personálny systém môže pomôcť vyriešiť niektoré z týchto problémov.
priestor
Udržiavanie záznamov papiera zaberá veľa miesta. Čím viac zamestnancov má spoločnosť, tým viac priestoru potrebuje na uloženie všetkých záznamov, najmä ak spoločnosť uchováva záznamy o minulých zamestnancoch. Počítačový systém umožňuje spoločnosti prenášať papierové dokumenty do digitálnej podoby, ktorá zaberá len priestor pre počítač. Väčšina počítačov má dostatok miesta na pevnom disku na ukladanie všetkých požadovaných záznamov zamestnancov. Spoločnosť potom môže slobodne použiť predchádzajúcu úložnú kapacitu pre papierové záznamy pre iný úrad alebo iný typ úložiska.
$config[code] not foundprístupnosť
Záznamy papiera, bez ohľadu na to, ako dobre sa podávajú, môžu trvať niekoľko minút, počas ktorých môžete vyhľadávať jednotlivé informácie. Musíte nájsť súbor pre správneho zamestnanca, čo je zvyčajne jednoduché, pokiaľ sú súbory uchovávané v dobrom abecednom poradí, ale stále môže trvať určitý čas v závislosti od počtu archívov, do ktorých musíte prejsť, aby ste sa dostali k nemu. Potom musíte nájsť konkrétny dokument, ktorý potrebujete, čo môže chvíľu trvať, najmä ak je súbor zamestnanca silný. Ak je však osobný systém uložený v počítači, je otázkou niekoľkých sekúnd hľadať informácie, ktoré hľadáte prostredníctvom funkcií vyhľadávania počítača. Zamestnávatelia si môžu prezerať súbory z viacerých počítačov, a dokonca aj kancelárie nachádzajúce sa vo viacerých mestách.
Video dňa
Prijaté vám Sapling priniesol vám Saplingčas
Okrem šetrenia času pri hľadaní konkrétnych dokumentov v papierových súboroch môžu zamestnávatelia ušetriť čas inými spôsobmi. Ak zamestnávateľ vyžaduje kvôli disciplinárnemu konaniu alebo prehliadke výkonnosti archív papiera, bude musieť čakať na to, aby niekto vyhľadal súbor a doručil ho. Keď je systém počítačový, môže jednoducho vyhľadať informácie na svojom počítači bez toho, aby musel čakať. Odkladanie dokumentov sa vykonáva aj rýchlejšie a šetrí čas podania.
štatistika
Zamestnávatelia sa niekedy spoliehajú na štatistiky, aby zhodnotili svojich zamestnancov a potreby spoločnosti. Keď sa záznamy o zamestnancoch počítajú, zamestnávateľ môže inštruovať počítač, aby zhromažďoval špecifické štatistiky, ako sú výstupné úrovne, absencie alebo miery obratu, aby našli spôsoby, ako zlepšiť spoločnosť. Tieto štatistiky môžu poskytnúť zamestnávateľovi množstvo dôležitých informácií. Ak vyššia správa požaduje tieto štatistiky, počítač jednoducho zhromažďuje informácie a môže rýchlo vytvoriť graf na lepšie znázornenie štatistík.
trendy
Niektorí zamestnanci vykazujú trendy v pracovných návykoch, ktoré dokážu zamestnávateľovi poukázať na potenciálne problémy. Napríklad zamestnanec môže mať zvyk volať chorý raz za pár týždňov v ten istý deň v týždni. Niektorí zamestnanci si vyberú pondelok alebo piatok na predĺženie víkendu, zatiaľ čo iní si zvolia diskrétnejšiu trasu s použitím dňa v strede týždňa. Počítačový personálny systém môže pomôcť zamestnávateľovi identifikovať takéto trendy, a to ľahšie ako spoliehať sa na papierové záznamy a pamäť.
