Dobre organizovaná kancelária šetrí čas a robí šťastnejších a šťastnejších spolupracovníkov.
Keď sa budete musieť prebývať hromadami papierov, zmiešanými zásuvkami, zamotanými drôtmi a krabicami, ktoré sedia okolo, sa nemusí zdajú byť veľkým problémom, ale je to skutočné fyzické zaťaženie, keď zoberiete do úvahy čas strávený lovom na veci, ktoré by mali byť ľahko nájdené, ale nie. Neorganizované elektronické súbory a zmätok sú rovnako veľkým problémom.
$config[code] not foundPotom existuje mentálne zaťaženie. Či si to vedome uvedomujete alebo nie, nepochopenie môže byť všetkým zdôrazňované.
Tu je 21 spôsobov organizovania vašich fyzických a elektronických pracovných priestorov.
Získajte to z podlahy
Choďte vertikálne s knižnicami a regálmi. Často vyčerpáme plochu alebo podlahový priestor. Vertikálne ukladanie efektívnejšie využíva priestor a zvyšuje úroveň očí.
Vytvorte "centrá aktivít"
Dajte všetko, čo potrebujete, aby ste dokončili činnosť v jednej oblasti, najmä ak pravidelne robíte činnosť. Nebudete strácať čas hľadaním a zostavením toho, čo potrebujete. Napríklad dodávky a nástroje na balenie a prepravu by mali byť v jednej oblasti. Alebo vytvorte regál pre položky, ktoré si s sebou vezmete pri cestovaní, ako je cestovná aktovka, neoprénové rukávy a prenosné nabíjačky.
Súbor, skenovanie, skartovanie
Vašu pracovnú plochu nepoužívajte ako svoju doručenú poštu, pretože kritický papier (napríklad šeky!) Sa môže stratiť. Podpísané zmluvy a iné položky, ktoré chcete uchovávať v papierovej podobe, by mali byť okamžite podané. Skenujte čokoľvek iného do digitálnej podoby. Skartujte a zlikvidujte alebo recyklujte papier.
Priečinok pre všetko
Máte priečinok pre všetky papierové dokumenty. Závesné zložky Pendaflex spolu s vnútornými priečkami manila sú lacným riešením. Označte obe. Pendaflexové priečinky sú váš zástupný symbol v kartotéke a mali by ste tam vždy nechať. Vnútorná zložka manila je tá, ktorú vyberiete podľa potreby. Potom je ľahké odtiahnuť priečinok manila do pendaflexu, keď je hotovo.
Zbaliť počítačové káble
Máte počítačové káble a elektrické káble v zamotanom neporiadku? Nie ste jediný. Našťastie, špeciálne krútiace väzby a kryty šnúr môžu udržať veci čisté. Označte si káble, aby ste mohli nájsť tú správnu, keď musíte niečo odpojiť alebo presunúť.
Použite Corkboards pre udržanie "Top of Mind" položky pred vami
Ak potrebujete pozrieť kontrolný zoznam úlohy alebo nejakú pripomienku, prilepte ho na korkovnicu priamo pri stole. To je dobré pre každý nový proces, kým sa nestane hlboko zakoreneným zvykom. Jednoducho ju odložte, keď už ju nemusíte odkazovať.
Uložte všetky príručky do jedného miesta
Musíte sa vždy obrátiť na návod na obsluhu tlačiarne? Alebo nájdite malý inštruktážny leták, ktorý bol dodaný so slúchadlom Bluetooth? Ak umiestnite všetky príručky do vyhradenej zásuvky, plastovej prepravky alebo priečinka - nebudete ich musieť prenasledovať.
Vytvorte rozdelené zásuvky
Ak vaše zásuvky nemajú zabudované oddeľovače, kupujte lacné kovové alebo drevené deliče - alebo ešte lepšie recyklovaný plast. Usporiadajte nabíjačky zariadení; perá; spinky; poznámkové bloky a poznámkové bloky; nožníc a iných predmetov. Nielenže organizovaná zásuvka šetrí čas, budete cítiť menej stresu, ak sa nemusíte ponoriť do zmiešaného neporiadku niekoľkokrát denne.
Použite nástroj Labeler to Keep Shelves Organized
Nie sú to len súbory, ktoré potrebujú štítky. Poličky a zásuvky môžu mať prospech z označovania. Takto všetci v kancelárii vedia správne miesto na vrátenie veci.
Udržujte zoznam "robiť"
Mentálna neporiadok je rovnako vec ako fyzický neporiadok. Jedným z kľúčových bodov systému Getting Things Done je dostať položky z hlavy a na papier (alebo elektronický zoznam). Týmto spôsobom sa môžete zamerať na danú úlohu. Stačí mať zoznam úloh krátky a prehľadný.
Robiť týždennú údržbu a vyčistenie
Na konci každej pracovnej týždne, použite veci počas týždňa späť na ich miestach. Skosené alebo papierové zásobníky papiera. Ak nechcete, aby sa hromadenie nahromadilo príliš dlho, je ľahšie zostať organizované.
Použite centrálnu polohu cloudu pre dokumenty spoločnosti
Skvelý spôsob, ako šetriť čas a vyhnúť sa potrebe, aby si každý vytvoril vlastný systém virtuálneho archivovania, je používať jedno centrálne miesto pre oblaky pre firemné dokumenty. Voľby, ako napríklad Disk Google alebo OneDrive vám umožňujú nastaviť centrálne priečinky podľa témy alebo klientov, aby ste mohli zdieľať dokumenty.
Použite softvér na správu projektov alebo správcu úloh
Systém riadenia projektov vedie zamestnancov na ceste s projektmi. Ešte dôležitejšie je, že odstraňuje zoznamy papierových úloh a e-mailových pokynov a zmätok, ktorý vzniká z nich.
Skenovať príjmy a ukladať do cloudu
Potom môžete vyradiť príjmy z papiera. S novšími mobilnými aplikáciami nepotrebujete skener - jednoducho fotografujete. Vďaka rozšíreným aplikáciám môžete automaticky synchronizovať príjmy s účtovnými záznamami alebo záznamami z kreditných kariet (vyhnite sa manuálnemu zadaniu kľúča).
Použite Záložky prehliadača pre rýchlu referenciu
Strávil si niekedy čas hľadaním odkazov na opakujúce sa referenčné stránky alebo prihlasovacie obrazovky? Alebo si nezabudnite, kde ich nájsť? Uložte si záložky a usporiadajte záložky do priečinkov, aby ste sa k nim dostali niekoľkými kliknutiami.
Uložiť zoznamy obľúbených položiek pre opakujúce sa objednávky
Ďalším časovým spínačom je uložiť zoznamy obľúbených v pravidelne používaných predajniach online. Týmto spôsobom nemusíte hľadať rovnaké zásoby pri každom zakúpení. Stránky ako Staples.com vám umožňujú uložiť zoznamy obľúbených a je to super.
Archív starých súborov
Ak ste v minulom roku nepoužili počítačové súbory (najmä e-maily!), Archivujte ich. Stále ich budete mať, ale nebudete musieť prechádzať cez nich, aby ste našli aktuálne položky. Zvážte nastavenie politiky na odstránenie archivovaných súborov po určitej dobe.
Mať adekvátny softvér na ochranu pred vírusmi a škodlivým softvérom
Len málo vecí môže spôsobiť viac narušenia a zmätok ako ušlé súbory alebo stratený čas v dôsledku počítačových vírusov a malwarových útokov. "Povedal Nuff!
Používanie poznámky Usporiadanie aplikácie
Upozorňujeme, že aplikácie ako Evernote, Microsoft OneNote a SimpleNote vám môžu pomôcť organizovať a uchovávať webové výskumy a elektronické poznámky.
Skutočne "inteligentné" telefóny sú šetriče času
Inteligentné telefóny používajú múdro ušetriť čas a môžu nás urobiť šťastnejšími. Možno budeme môcť uniknúť úradu pre rodinnú udalosť bez viny, pretože stále sme v kontakte v prípade, že príde niečo kritické. Majú výkonné smartfóny s dostatočnou vnútornou pamäťou na spustenie potrebných aplikácií.
Automatická synchronizácia pre všetky zariadenia
Keď už hovoríme o inteligentných telefónoch, vlastníci podnikov a zamestnanci využívajú viacero zariadení - možno stolný počítač, tablet a smartphone na osobu, to všetko v ten istý deň. Ukladanie súborov v cloude alebo aspoň schopnosť automaticky synchronizovať súbory je nevyhnutné na šetrenie času a zabránenie zmätku z toho, že nemáte najnovší súbor.
Inovujte počítače pre pamäť a rýchlosť
Možno si ani neuvedomujete, koľko času je zbytočné, keď všetko, čo robíte trvá dlhšie alebo horšie, zamrzne alebo havaruje pravidelne. Adekvátna rýchlosť pamäte a procesorov v minulom roku nemusí byť v tomto roku dostatočná. Takže upgrade!
To sú moje 21 kancelárske skladovacie a organizačné nápady. Aké sú vaše najlepšie tipy pre organizáciu vašej kancelárie a skrotiť dezorganizáciu a neporiadok šelmy?
Office Photo cez Shutterstock
10 komentárov ▼
