V roku 1917 sa prvý Bankers Box® obrátil na hlavu. Ako naznačuje názov, bol navrhnutý pre bankárov na správu bankových záznamov. Čoskoro však boli prijaté podniky všetkých druhov, aby organizovali a archivovali záznamy.
$config[code] not foundRýchlo dopredu 95 rokov. Svet sa zmenil, ale pár vecí nie. Jedna vec, ktorá sa nezmenila, je potreba spravovať dokumenty a záznamy vo vašej firme.
Správa záznamov sa stala ešte väčším problémom v našom modernom svete. Napríklad súdne spory sú v dnešnej dobe skutočnosťou života. Problémy týkajúce sa súdneho sporu zvýšili ante, pokiaľ ide o uchovávanie záznamov - dôležité je mať pevnú politiku na uchovávanie a zničenie záznamov a schopnosť presne ich načítať, ak je to potrebné. A to je len jeden príklad.
Napriek tomu príliš veľa firiem buď nemá dobré riešenie na správu dokumentov a v dôsledku neistoty skúseností v dôsledku zle organizovaných záznamov - alebo outsourcujú z dôvodu chybného vnímania, je to veľká bolesť hlavy, ktorá sa zaoberá záznamy v podniku.
A to je poľutovaniahodné. Prečo? Pretože spravovanie záznamov prostredníctvom in-house riešenia je uskutočniteľné a má výhody - nie je to ťažké, môže to ušetriť peniaze, je to pohodlné, je to bezpečné, a to vás organizuje.
Správa záznamov v podniku je v rámci možností malých a stredných podnikov.
Spoločnosť Fellowes, spoločnosť uznávaná za svoje odhodlanie inovovať na pracovisku, nedávno prieskumila rozhodujúcich pracovníkov v malých a stredných podnikoch s 1 až 1 000 zamestnancami. Tento prieskum poukazuje na výhody správy interných záznamov:
1) Šetri si peniaze - 52% tých, ktorí používajú interný systém správy dokumentov, tvrdí, že im ušetrilo peniaze / zníženie nákladov. Nielen to, že 16% z nich uviedlo, že interný systém správy dokumentov má "výrazný pozitívny vplyv" na prevádzkové náklady.
V skutočnosti sú náklady kľúčovým motorom pri prechode na interné riešenie. Takmer 65% tých, ktorí prejdú na interné riešenie na správu dokumentov, tvrdia, že náklady na ukladanie dokumentov mimo miesta, skartovanie, viazanie a laminovanie boli faktorom pri ich rozhodovaní.
Ak chcete získať rýchly prehľad potenciálnych úspor vašej spoločnosti, skúste Fellowes Savings Analyzer na adrese savingsanalyzer.fellowes.com.
2) Už žiadne neočakávané a skryté náklady - Jednou z problémov, ktorým čelia podniky, ktoré využívajú ukladanie a vyhľadávanie dokumentov mimo lokality, sú neočakávané poplatky, ktoré môžu spôsobiť celkové náklady na správu záznamov mimo lokality. Popri základných poplatkoch za ukladanie a vyhľadávanie sa účtujú príplatky za palivové príplatky, boxy s nepárnymi rozmermi, opätovné vyzdvihnutie, spätné vyzdvihnutie, dodávky, dodávky tretích strán, skladovacie minimá, manipulačné poplatky, programové poplatky, zničenie / skartovanie archívu, podrobné fakturácie a poplatky za kopírovanie. Vnútorné riešenie môže minimalizovať alebo eliminovať všetky tieto náklady. Tento graf zobrazuje negatívny vplyv toľkých poplatkov:
Kliknutím zobrazíte väčší obrázok grafu
3) Časy preberania sú rýchlejšie - Čas sú peniazmi v podnikaní. Iba 14% uviedlo, že ich predajca mimo sídla dokumentov získal dokumenty v ten istý deň, ako sa požadovalo. Takmer tretina tvrdí, že trvá tri dni alebo dlhšie na získanie záznamov - niekedy viac ako týždeň! Vďaka vlastnému riešeniu je rýchlosť vo vašej kontrole.
4) Efektívnosť a pohodlie zlepšiť - Podľa prieskumu 74% tvrdí, že správa dokumentov mimo lokality nemá vplyv ani negatívny vplyv na efektívnosť.
Spoločnosť Fellowes vytvorila úsporný analyzátor na výpočet vášho potenciálu úspor. Trvanie spustenia kalkulačky trvá iba 60 sekúnd - skúste to a uvidíte.
7 Komentáre ▼
