Čas je jedným z najcennejších aktív majiteľom firiem. Ale keď toľko času strácaš úlohy na vašom zozname úloh, musíš prevziať kontrolu nad svojou prácou alebo ti bude mať kontrolu. Našťastie technológia môže pomôcť.
$config[code] not foundTu je 10 častých plytvanie úloh automatizovať uvoľniť čas:
Triedenie e-mailov
Než sa dostanete k odpovedi na e-maily, pomôže ich usporiadať. Jednou z najlepších posunov efektívnosti, ktorú môžete urobiť, je použitie štítku, značky a / alebo funkcií priečinkov vo vašom e-mailovom programe. Týmto spôsobom môžete zaobchádzať s dôležitými e-mailmi najprv a menej dôležitými neskôr (alebo možno nikdy). To tiež pomáha vám "dávkové" e-maily pre efektívnosť.
Niektoré správy môžu napríklad vyžadovať okamžitú odpoveď, zatiaľ čo iné môžu čakať. Alebo sa môžete zamerať na e-maily súvisiace s konkrétnym projektom naraz. Tieto situácie sú ideálne pre označené priečinky.
E-mailové platformy ako Gmail môžu automaticky zoradiť e-maily do priečinkov podľa pravidiel, ktoré určíte. Napríklad týždenné informačné bulletiny môžu ísť do jednej zložky. E-maily od klientov môžu byť odoslané do prioritnej zložky alebo označené ako "dôležité".
Odpovedať na e-maily
Akonáhle je čas odpovedať na e-maily, je pravdepodobné, že niektoré odpovede budú rovnaké alebo aspoň podobné. Môžete napríklad odoslať podobné odpovede na otázky od potenciálnych klientov alebo širokej verejnosti.
V týchto prípadoch môžete ušetriť veľa času pomocou konzervatívnych odpovedí v službe Gmail alebo šablón e-mailov v programe Outlook.
Vysielanie do sociálnych médií
Zapojenie osobne do sociálnych médií je dôležité - a nemali by ste to preskočiť. To však neznamená, že musíte robiť každú vec manuálne.
Pri zverejňovaní všeobecných aktualizácií, odkazov alebo podobného obsahu vám plánovanie aplikácií ako Buffer a Hootsuite pomôže šetriť čas plánovaním príspevkov, aby ste mohli žiť celý týždeň. Namiesto toho, aby ste sa pohybovali medzi webmi a aplikáciami, spravujete všetko od jedného panelu.
Blogovanie platformy, ako WordPress a elektronického obchodu stránky ako Etsy tiež ponúkajú možnosti automaticky uverejniť nové odkazy alebo produkty na sociálnych médiách stránky.
A nakoniec, ak chcete pre svojich sledovateľov vyčistiť obsah tretích strán, podľa vašich pokynov služba ako sociálne zdroje vo výške 99 dolárov a obsah príspevkov na vaše sociálne účty. To vás oslobodzuje od práce na sociálnej stratégii, a nie v detailoch vykonávania.
Plánovanie schôdzok
Už ste niekedy odchádzali sem a tam, aby ste naplánovali schôdzky s niekoľkými rušnými ľuďmi - snažiac sa nájsť dátum a čas, na ktorých pracujete všetci sú kalendára? Môže to byť frustrujúce.
Ak naplánujete veľa stretnutí, mohli by ste stráviť hodiny každý rok v tejto chvíli strácať úlohu. Namiesto toho prečo neimplementovať on-line plánovaciu aplikáciu ako ScheduleOnce?
Jednoducho pripojte existujúci kalendár k aplikácii. Dobrá aplikácia plánovania sa integruje s populárnymi kalendármi, ako sú kalendáre programu Outlook a Google. Potom vyzvite tretie strany, aby sa pripojili online, aby zistili, čo je k dispozícii v rozvrhu, a vyberte dátumy a časy, ktoré sú pre nich vhodné.
Niektorí inteligentní ľudia dokonca obsahujú odkaz na svoj on-line kalendár priamo v ich e-mailových podpisoch - čo ešte znižuje proces.
Vyhnite sa plytvaniu času a porovnávaniu e-mailov. Naplánovanie stretnutí nebolo nikdy také jednoduché ako plánovanie aplikácií.
Odosielanie opakujúcich sa faktúr
Ak účtujete klientom alebo zákazníkom rovnakú sumu každý mesiac, je to jednoduché. Niektorý účtovný softvér, ako napríklad Xero, môže byť nastavený na generovanie a zasielanie e-mailov z pravidelných opakujúcich sa faktúr. Niektoré systémy tiež posielajú následné upomienky, ak faktúra nie je zaplatená včas.
Alebo máte zákazníkov na pravidelných účtoch na fakturáciu kreditnou kartou, napríklad na predplatné. V takom prípade použite niečo ako Freshbooks alebo PayPal, aby ste každý mesiac nabili kartu zákazníka.
Mnoho malých podnikov je bohužiaľ laxné pri odosielaní a sledovaní faktúr. Automatické šetrí čas, samozrejme. Rovnako je menej pravdepodobné, že táto dôležitá úloha sa dostane do trhlín.
Automatizácia prehľadov návštevnosti webových stránok
Jedným z najlepších spôsobov, ako sa naučiť, ako prilákať viac návštevnosti webových stránok, je lepšie pochopiť existujúcu návštevnosť. Musíte vedieť, čo funguje dnes - a čo nie. Inými slovami, musíte mať dobrú zvládnutie toho, čo návštevníci hľadajú, ako sa dostanú na vašu stránku a čo robia, keď sa tam dostanú. Je dôležité, aby ste to pravidelne preverovali, aby ste zistili, či dosahujete pokrok.
Ale preosievanie veľkého množstva údajov služby Google Analytics trvá určitý čas. A môžete odložiť.
Namiesto toho si raz - nastavte správy o kľúčových štatistikách. Potom pošlite správu (y) e-mailom vám a / alebo iným vo vašom tíme raz týždenne. Môžete ich odoslať ako PDF alebo ako tabuľku CSV.
Tieto opakujúce sa prehľady návštevnosti služby Google Analytics v dlhodobom horizonte ušetria obrovský čas. Namiesto toho, aby ste navštívili hlavnú tabuľku Google Analytics a manuálne prešívali údaje (keď si to pamätáte!), Každý týždeň budete mať k dispozícii správu, na ktorej sa môžete na stretnutiach tímu rýchlo pozrieť alebo pokryť.
Spracovanie komunikácie so zákazníckou podporou
Malé podniky majú tendenciu dosiahnuť miesto, v ktorom sa problémov so zákazníkmi prostredníctvom bežných e-mailov stáva nepraktickým. Konečne kopírujete a vkladáte informácie z e-mailov do iných softvérových systémov, ako je váš systém zadávania objednávok alebo databáza kontaktov.
Ešte horšie je, že dôležité komunikácie sú zakopané v schránke jedného zamestnanca. Niektorí iní v spoločnosti nemajú žiadnu viditeľnosť, pokiaľ si nepamätáte, že manuálne posielate e-mailom spolupracovníkov, aby ste ich udržali v slučke.
Pomocný softvér, ako je Groove, môže byť záchrancom. Help Desk alebo systémy predaja vstupeniek dostanú zákaznícku komunikáciu na jedno centrálne miesto a automaticky upozorňujú všetkých správnych členov tímu.
Potom ísť ešte lepšie - použite nástroj ako Zapier, aby ste integrovali komunikáciu zákazníckej podpory s inými systémami, ktoré používate. Použite Zapier na odoslanie komunikácie do vášho účtovného softvéru (napríklad na aktualizáciu kontaktných informácií o zákazníkoch). Alebo ho pošlite do systému riadenia projektov (ak je potrebná špeciálna údržba účtu).
Integráciou s inými systémami zabráňte duplicitnému zadávaniu údajov alebo horšie stratíte čas zmätku a chýb.
Automatizácia následných marketingových e-mailov
Marketingové automatizačné programy ako Infusionsoft môžu pomôcť malým tímom získať pákový efekt. Môžete nastaviť marketingové kampane so sériou komunikácií pre každý krok.
Napríklad, povedzme, vyhliadka príde na vaše webové stránky a vyplní formulár na stiahnutie zadarmo whitepaper. Môžete posielať sériu následných správ, ktoré vám pomôžu udržať vedenie - bez toho, aby ste museli ručne iniciovať e-maily vždy. To je pákový efekt!
Vyplňovanie online formulárov
Kedykoľvek sa pokúšate zaregistrovať na novú on-line platformu, službu, newsletter alebo čokoľvek, čo vyžaduje registráciu, pravdepodobne vyplníte formulár.Vyplnenie jedného formulára tu alebo nie je veľký problém. Ale spoločne sa pridávajú do jedného z časových plytvania úloh vo vašom živote.
Softvérové programy ako Roboform môžu tieto formuláre automaticky vyplniť. Nebudete musieť znova a znova zadávať rovnaké informácie.
Zálohovanie údajov
Vaše údaje sú jedným z najdôležitejších aktív vašej firmy. Preto sú pravidelné zálohy také dôležité. Ale ľudia zabúdajú alebo jednoducho nemajú čas na dokončenie tejto úlohy pravidelne.
Služby založené na oblakoch, ako sú Carbonite a Dropbox, ponúkajú riešenia, ktoré automaticky zálohujú vaše súbory do cloudu.
Pomocou Disku Google a programu Microsoft OneDrive môžete určiť, že všetky vaše dokumenty sa automaticky ukladajú do cloudu. A môžete tiež nastaviť automatické zálohy lokálne cez Windows alebo Apple Time Machine.
Automatizujte tieto 10 časovo náročných úloh a potom zistite ďalších 10, aby ste mohli automatizovať. Niekoľko minút tu uvoľníme a nakoniec pridáme až hodiny. To sú hodiny, ktoré môžete použiť na odkopanie a užívanie života.
Unavený na prácu Foto prostredníctvom Shutterstock
5 Komentáre ▼
