Najvyšší predstavitelia ako generálny riaditelia, viceprezidenti spoločnosti a manažéri operácií zvládajú svoje organizácie s pomocou výkonnej administratívnej podpory. Často nazývaní výkonní tajomníci, výkonní riaditelia alebo výkonní asistenti, títo odborníci zvládajú informačné potreby a administratívne detaily pre svojich šéfov. Vďaka svojmu kontaktu s najlepšími zamestnancami organizácie môžu vykonávať mnohé úlohy na vyššej úrovni, ako napríklad účasť na dôležitých stretnutiach a uskutočnenie dôležitého výskumu.
$config[code] not foundzručností
Vzhľadom k tomu, že sa zaoberajú manažérmi, vedúcimi pracovníkmi, technickými pracovníkmi a úradníkmi na všetkých úrovniach organizácie, ako aj klientmi, výkonní administrátori potrebujú vynikajúce interpersonálne schopnosti. Musia aktívne počúvať pokyny od svojich šéfov, vysvetľovať informácie verbálne podriadeným a písať správy, o ktorých vedia všeobecní zamestnanci. Ich spoločenská vnímavosť pomáha zbierať informácie od ľudí a motivovať ostatných k činom. Dobré organizačné a časové manažérske zručnosti sú potrebné, pretože viažu viaceré úlohy naraz a môžu pracovať pre viac ako jedného riadiaceho pracovníka. Výkonní administrátori musia mať efektívne počítačové zručnosti na používanie softvéru na účinné spracovanie, organizáciu a prezentáciu údajov.
povinnosti
Výkonní administrátori konajú ako vedúci pracovníci pre svojich vedúcich pracovníkov, a to tak, že prezerajú svoje telefonáty a listy a prijímajú správy. Návštevníci spoločnosti musia prechádzať cez nich, aby sa mohli rozhodnúť, či povolia prístup k kľúčovým manažérom. Tiež robia cestovanie, plánujú stretnutia a zúčastňujú sa na zaznamenávaní minút a zhromažďujú údaje, o ktoré žiadajú ich šéfovia. Korešpondujú a píšu korešpondenciu a iné obchodné dokumenty vedúcimi zamestnancami a distribuujú poznámky alebo iné písomné oznámenia. Ako súčasť svojich odborných znalostí môžu prevádzkovať rôzne kancelárske zariadenia, ako sú počítače, kopírky, faxy a telefónne systémy.
Video dňa
Prijaté vám Sapling priniesol vám Saplingdozor
Vo veľkých organizáciách môžu výkonní administrátori riadiť ostatných sekretárov, asistentov a úradníkov, aby mohli pridať riadiace úlohy do svojho popisu práce. Posielajú opisy pracovných miest a potom pohovoria a skontrolujú kvalifikáciu kandidátov. Potom zamestnávajú, školia a motivujú podriadených správcov. Tiež priraďujú úlohy a plány, rozdeľujú kancelárske priestory a zásoby a sledujú pokrok a kvalitu práce. Výkonní administrátori môžu byť tiež zodpovední za výmeny a propagácie - ako aj za streľbu - s podriadenými.
kvalifikácia
O * NET OnLine ukazuje, že 41% výkonných administrátorov má niektoré postsekundárne triedy, ale žiadny stupeň, 28% má vysokoškolský diplom alebo GED a 26% má asociovaný titul. Niektorí administrátori začínajú na nižších administratívnych pozíciách, ale so skúsenosťami a ďalšími školeniami sa zvyšujú zodpovednosti, až kým nedosiahnu výkonné úrovne. Pridružené tituly pre výkonných asistentov trvajú dva roky a sú k dispozícii na obchodných školách a vysokých školách. Niekoľko výkonných tajomníkov sa uchádza o bakalárske tituly v obchodnej administratíve z univerzít, čo trvá štyri roky. Dobrovoľná certifikácia je dostupná od národných organizácií, čo môže zvýšiť pracovné príležitosti.
