Administratívni asistenti - alebo asistenti, tak ako sa nazývajú - poskytujú administratívnu a logistickú podporu, ktorú kancelária potrebuje na to, aby mohla fungovať. Základné povinnosti závisia od popisu práce, ale vo všeobecnosti zamestnávatelia dávajú prednosť počítačom gramotným kandidátom s vynikajúcimi komunikačnými schopnosťami, horúcim organizačným zmyslom a pokročilými multitaskingovými schopnosťami. Manažéri nie sú vždy k dispozícii na dohľad nad každou časťou projektu, takže je tiež dôležitá schopnosť pracovať nezávisle.
$config[code] not foundZákladné požiadavky
Počiatočné požiadavky závisia od úlohy. Vstupné pozície sú zvyčajne otvorené absolventi stredných škôl so základným kancelárske, počítačové a anglické gramatiky zručností. Triedy v týchto predmetoch sú k dispozícii na miestnych vysokých školách a technických školách. Tieto inštitúcie taktiež priťahujú zdravotníckych a právnických sekretárskych uchádzačov, ktorí sa potrebujú učiť špecifický odborný žargón, konštatuje Úrad štatistiky práce. Mnohé dočasné agentúry ponúkajú podobné vzdelávanie; zamestnávatelia však vo všeobecnosti uprednostňujú bakalársky titul pre výkonné sekretárske funkcie.
Koordinácia a plánovanie
Od odpovedania na telefóny až po aktualizáciu kalendárov udalostí sa administratívni asistenti dôkladne zapájajú do každej významnej organizačnej činnosti kancelárie. Smerovanie prichádzajúcej pošty a faxov príslušnej osobe je súčasťou práce, rovnako ako rezervačné stretnutia a stretnutia zamestnancov. Asistenti vo väčších organizáciách, ako sú vysoké školy alebo verejné agentúry, často slúžia ako sprostredkovatelia medzi svojimi šéfmi a rôznymi oddeleniami organizácií.
Video dňa
Prijaté vám Sapling priniesol vám SaplingKorešpondencia a komunikácia
Úprava a zostavovanie poznámok, správ a ďalších kancelárskych dokumentov je ďalšou kľúčovou úlohou, ktorú manažéri priraďujú správnym pomocníkom. Úlohy na vyššej úrovni majú komplexnejšie zodpovednosti. Napríklad môžu výkonní asistenti uskutočňovať výskum a pripravovať prezentácie a tabuľkya školskí asistenti môžu pripraviť, upraviť a vyrobiť materiály pre oddelenie, divízie a školské publikácie - plus bulletiny, kódy, informačné bulletiny a programy výkonnosti.
Vzťahy so zákazníkmi
diskrétnosť a dobrý úsudok sú základnými kvalitami pre administratívnych pomocníkov, ktorí slúžia ako verejná tvár zamestnávateľa. Táto úloha často zahŕňa odpovedanie na otázky a pomoc nespokojným zákazníkom. Napríklad by mal pomocník v kancelárii správcovskej spoločnosti zaznamenať podrobnosti o sťažnosti nájomcu a pomôcť vyriešiť jeho problém. Pomocníci potrebujú lepšie zručnosti pri riešení problémov a riešenie konfliktov na riešenie takýchto situácií.
Vedenie záznamov a správa údajov
Administratívny poradca udržiava inštitucionálnu pamäť organizácie prostredníctvom svojich zručností v oblasti vedenia záznamov a správy databáz. Napríklad v školskej štvrti môže pomocník koordinovať a spravovať súbory a indexy. Na druhej strane, združenie majiteľov domov môže očakávať, že asistenti organizujú a spravujú všeobecnú korešpondenciu, faktúry, kľúčové paličky, drobné peňažné príjmy a pracovné príkazy, ako aj interné dokumenty organizácie. Vo väčších organizáciách môžu pomocníci spravovať sklady alebo firemné knižnice.
