Keď klient vstúpi do kancelárie, recepčný je prvá osoba, s ktorou sa stretne. Prijímatelia recepcie sú prepojenie medzi verejnosťou a spoločnosťami, pre ktoré pracujú, az tohto dôvodu by mali byť informovaní o všetkých úradných postupoch a postupoch. Nemusia byť schopní odpovedať na každú otázku, ktorú má klient, ale mali by byť vždy schopní nasmerovať klienta na niekoho, kto môže.
Pozdravte návštevníkov
Primárnou povinnosťou recepčného je pozdraviť návštevníkov a nasmerovať ich na príslušné úrady alebo administrátorov. Recepcia je verejná tvár každej spoločnosti a mala by byť priateľská, užitočná a informovaná o všetkých úradných postupoch a politikách. Tieto sa môžu v jednotlivých kanceláriách líšiť. Napríklad zdravotnícky recepčný bude musieť vedieť, ako získať informácie o poistení od každého pacienta a ako v prípade potreby zhromažďovať co-pays. Hoci nepotrebujú odpovedať na lekárske otázky, mali by vedieť, kto pacientom nasmerujú, ak majú problém. Recepcia v advokátskej kancelárii by nemala ponúkať právne poradenstvo, ale musí vedieť, kto má vo svojej kancelárii odborné znalosti na to, aby spolupracoval s klientom a okamžite ho nasmeroval na túto osobu.
$config[code] not foundPresadzovanie pravidiel Office
V niektorých prípadoch sú recepční zodpovední za presadzovanie úradných pravidiel a postupov. Konkrétne kancelárske zásady sa budú líšiť v jednotlivých kanceláriách, ale sú zvyčajne určené na ochranu bezpečnosti a pohody zamestnancov a zákazníkov v kancelárii. Kancelárske pravidlá môžu zahŕňať zákazy fajčenia, pitie alkoholických nápojov a sexuálne alebo verbálne obťažovanie v kancelárii alebo na recepcii. Mnohé kancelárie majú tiež základný odevný kód a vyžadujú, aby každý, kto vstúpil do kancelárie, nosil topánky a vhodné oblečenie. Ďalšie základné kancelárske zásady pokrývajú hodiny prevádzky, fakturáciu a informovanie klientov o všetkých zmenách v službách alebo poplatkoch. Podobne ako všetci zamestnanci, recepčný by mal byť vedomý kancelárskych politík a mať vždy k dispozícii príručku pre zamestnancov.
Video dňa
Prijaté vám Sapling priniesol vám SaplingOtázky týkajúce sa ochrany osobných údajov a dôvernosti
V mnohých kanceláriách sú zodpovední za podanie veľkého množstva informácií. Môžu zahŕňať záznamy o zamestnanosti klientov, právne alebo zdravotné záznamy, adresy a kontaktné informácie alebo finančné informácie. Hoci zamestnávateľ recepcie môže mať úplný prístup k týmto informáciám, recepčný by ho nemal zdieľať s nikým mimo kanceláriu alebo s neoprávneným personálom v kancelárii alebo na pracovisku. Kancelárske pravidlá poskytujú prísne pravidlá týkajúce sa práva klientov na súkromie a často zahŕňajú sankcie za uvoľnenie neoprávnených informácií. Vzhľadom na to, že recepční sú poverení vysoko osobnými informáciami, musia si tieto politiky vedieť a dodržiavať ich vždy. Prijímatelia by tiež mali byť schopní informovať zákazníkov o ich právach na súkromie a odpovedať na akékoľvek otázky, ktoré by mohli mať o týchto otázkach.
