Príručky pre odbornú prípravu sú užitočným zdrojom pre nových zamestnancov alebo tých, ktorí vykonávajú interné zamestnanie. Účinná príručka im môže naučiť zručnosti, ktoré potrebujú na to, aby robili svoju prácu, čo im uľahčuje, aby sa dostali na zem. Manuály môžete používať ako samostatné školenie alebo ako súčasť širšieho indukčného programu. V oboch prípadoch budú výsledky, ktoré získate, rovnako dobré ako obsah samotnej príručky a spôsob, akým ju prezentujete.
$config[code] not foundZhromažďovať informácie o úlohe
Nemôžete napísať účinnú príručku o príprave práce, kým nebudete vedieť, ako práca funguje. Opýtajte sa zamestnancov, ktorí robia alebo ktorí urobili prácu, aby vás mohli hovoriť denným procesom. Porozprávajte sa s vedúcimi alebo manažérmi, aby ste získali svoje hlavné povinnosti a ciele. Zistite, ako niekto v práci komunikuje s inými ľuďmi a oddeleniami. Tieto informácie pomáhajú vytvárať kontext v manuáli a umožňujú novým zamestnancom pochopiť, ako úlohy, ktoré zapadajú, do procesov a postupov spoločnosti.
Analyzujte a naplánujte obsah
Mapujte plán, ktorý organizuje informácie do logického poradia. To môže pomôcť prelomiť úlohu na úlohy a zaobchádzať s každou úlohou zvlášť. V ideálnom prípade by ste sa mali zamerať na prístup "od začiatku do konca", ktorý začína jednoduchými informáciami predtým, ako sa dostanete na komplikovanejšie. Napríklad, ak vysvetlíte, ako účastník musí používať softvérový systém, začnite s úvodnými informáciami, ako sú napríklad prihlasovacie údaje a základná systémová navigácia. Potom môžete vysvetliť, ako používať systém na dokončenie pokročilejších úloh. Nezanechávajte základné informácie len preto, že všetci v spoločnosti to už vedia. Noví zamestnanci ho nemusia vedieť, kým nie sú informovaní.
Video dňa
Prijaté vám Sapling priniesol vám SaplingZvoľte funkcie návrhu
Školenec sa môže snažiť prečítať manuál, ktorý je naplnený plným textom od okraja po okraj. Zanechanie dostatku bieleho miesta na stránke uľahčuje čítanie. Rovnako dôsledná konštrukcia pomáha čitateľovi navigovať v manuáloch efektívnejšie a poskytuje aj profesionálny vzhľad manuálu, takže používajte rovnaké písma, farby a veľkosti hlavičiek. Zmiešanie prezentačných metód, napríklad zoznamov a vizualizačných nástrojov, je v poriadku, ale pre každú metódu používajte rovnaký štýl. Zvážte vloženie obsahu ako navigačnej pomôcky, pokiaľ nie je vaša príručka veľmi krátka.
Napíšte príručku
Veľké bloky textu môžu byť ťažko čitateľné, takže sa pokúste rozdeliť svoje písanie na menšie odseky. Čitateľný text môžete urobiť zaujímavejším použitím rôznych dĺžok a štruktúr vety a skôr aktívneho než pasívneho hlasu. Ak potrebujete skryť alebo zdôrazniť určitý bod, použite odrážky alebo textové pole. Váš tón by mal byť konverzujúci, ale profesionálny a váš štýl písania musí byť jasný a jednoduchý. Ak robíte príliš komplikované prípady alebo používate príliš veľa žargónu, účastníci môžu nerozumieť bodom, ktoré robíte.
Používajte nástroje na zobrazenie a zoznamy
Vizuály alebo zoznamy sú užitočné nástroje pri písaní príručky o príprave práce. Napríklad, ak vysvetlíte, ako používať softvérový systém, je pre stážistov jednoduchšie postupovať krok za krokom číslovaným zoznamom ako získať inštrukcie z hutného textu. Obrázky, diagramy a grafy pridávajú vizualizáciu do procesov, ako sú pracovné toky, časové horizonty a hierarchie, čo im uľahčuje ich pochopenie.
Vyhodnoťte príručku
Prečítajte si príručku predtým, ako ju zverejníte. Ukážte to niekomu, kto robí prácu, na ktorú sa manuál zameriava, a nechajte ju prehodnotiť. To vám môže pomôcť zachytiť dôležité chyby alebo opomenutia. Tiež požiadajte niekoho, kto nemá priame skúsenosti s prácou, aby si prečítal manuál. Ak môže porozumieť a pokračovať v tréningu, budete vedieť, že ste na správnej ceste.
