Systémy archivovania vytvárajú kancelárske postupy, ktoré organizujú informácie podľa konzistentných pravidiel, ktoré uľahčujú vyhľadávanie informácií. Systémy archivovania organizujú dokumenty, ktoré odovzdávajú iným jednotlivcom a organizáciám spoločnosti, záznamy o vnútornej činnosti spoločnosti a záznamy informácií, ktoré firma zašle iným spoločnostiam a jednotlivcom.
Doručené a odoslané
Odoslané dokumenty pred odoslaním odošlú. Odchádzajúce dokumenty zahŕňajú odchádzajúcu poštu, faxy alebo dokumenty na skenovanie a odosielanie e-mailov subjektom mimo organizácie. Doručená pošta obsahuje prichádzajúce dokumenty predtým, ako sú vložené alebo distribuované interne. Tieto dokumenty obsahujú poznámky; dokumenty, ktoré podrobne opisujú nový projekt, iniciatívu alebo klienta; a dokumenty, ktoré prichádzajú do e-mailu. Niektoré schránky obsahujú dve sekcie. Jedna sekcia obsahuje dokumenty, ktoré majú existujúce súbory a iná sekcia obsahuje dokumenty, ktoré potrebujú nový súbor.
$config[code] not foundSúbory a kategórie
Súbory sú priečinky, ktoré obsahujú informácie, ktoré patria spoločne podľa mena, dátumu, predmetu, polohy, projektu alebo iných údajov. Viaceré súbory sú zoskupené podľa kategórií. Často sú tieto kategórie priradené farebné a farebne označené zložky alebo nálepky sa používajú pre jednoduchý odkaz na tieto kategórie. Systémy archivovania určujú logické umiestnenie jednotlivých súborov v rámci kategórie. Napríklad kancelária lekára môže mať farebne odlíšené kategórie, ktoré zodpovedajú každému písmenu abecedy pre priezviská pacientov. Ostatné systémy archivovania organizujú súbory podľa témy, číselných, geografických a chronologických kategórií a pozícií.
Video dňa
Prijaté vám Sapling priniesol vám SaplingKorešpondencia
Prichádzajúca pošta je uložená v súboroch, ktoré sa týkajú informácií v dokumentoch. Spoločnosti dali kópie odpovedí na prichádzajúcu poštu do toho istého súboru ako pôvodné prichádzajúce dokumenty. Niektoré spoločnosti opečiatkujú fotokópie dokončených odpovedí, aby ich odlíšili od odpovedí, ktoré ešte neboli doručené. Rovnako sú fotokópie odchádzajúcich dokumentov uložené v súboroch, ktoré sa týkajú informácií o dokumentoch, a uložené v tom istom súbore ako každá odpoveď, ktorú spoločnosť dostala k týmto dokumentom.
Interná distribúcia
Doručená pošta obsahuje dokumenty, ktoré sú distribuované v rámci organizácie, vrátane pošty pre jednotlivých zamestnancov, poznámky a iné fyzické dokumenty, ktoré dostávajú jednotliví zamestnanci. Vnútorné dokumenty doručenej pošty sa distribuujú zamestnancom umiestnením dokumentov do schránok zamestnancov a niekedy skenovaním alebo faxovaním dokumentu vzdialeným zamestnancom.
Podanie kľúča
Ak neexistuje žiadny existujúci súbor, ktorý logicky zodpovedá novému dokumentu, potom sa vytvorí nový súbor na jeho uloženie. Rovnako sa vytvorí nová kategória pre nový dokument, ak neexistuje žiadna existujúca kategória, ktorá by vyhovovala dokumentu. Súborové kľúče poskytujú index pre systém archivovania. Súborové kľúče zoznamujú a kodifikujú všetky kategórie v systéme archivovania a uvádzajú, ako sú informácie organizované v rámci každej kategórie. Kedykoľvek sa vytvorí nová kategória, kľúč súboru sa aktualizuje a rozošle ostatným zamestnancom alebo sa zobrazí v centrálnom referenčnom bode.
