Úlohou administratívnych asistentov je podporovať profesionálnych zamestnancov, aby mohli účinne plniť svoje povinnosti. Či už vo vládnych, obchodných alebo neziskových organizáciách, administrátori udržujú kanceláriu bzučať tým, že sa postarajú o dôležité veci, ako sú papierovanie a počítačové záznamy. Zvyčajne vykonávajú aj niektoré administratívne povinnosti, ale špecifické úlohy závisia od úrovne práce a typu úradu.
$config[code] not foundZodpovednosť za deň
Administratívni asistenti plnia úlohy, ako sú usporiadanie stretnutí, naplánovanie schôdzok, vedenie kancelárskeho kalendára, telefonovanie a úprava korešpondencie. Udržiavajú kancelárske súbory a databázy a vytvárajú počítačové tabuľky a prezentácie. Často ich zodpovednosť zahŕňa aj nákup dodávok a riadenie zásobovacej miestnosti.
Medzi ich povinnosti týkajúce sa služieb zákazníkom patrí aj prijímanie návštevníkov kancelárie a videnie toho, že dostanú pomoc, ktorú potrebujú.
Ďalšie povinnosti
Ostatné práce administratívnych asistentov často závisia od konkrétneho odvetvia. V právnych kanceláriách administrátori pomáhajú pri príprave právnych dokumentov, zatiaľ čo v lekárskych kanceláriách účtujú poisťovne. V školských kanceláriách patrí medzi svoje povinnosti aj vedenie študentských záznamov a komunikácia s rodičmi.
Úroveň a pracovné zaradenie určujú, koľko zodpovednosti patrí administratívnemu asistentovi. Administrátori na úrovni vstupu sa zameriavajú na administratívne funkcie a základné počítačové úlohy, ale vedúci administrátori s pokročilými počítačovými zručnosťami zvyčajne preberajú administratívne povinnosti, vrátane dohľadu nad administratívnymi zamestnancami a školenia nových zamestnancov. Administratívni asistenti vedúcich pracovníkov môžu tiež vykonávať výskum, písať správy, robiť zápisy na stretnutiach, dohliadať na iných administrátorov a robiť cestovné opatrenia.
Znalosti a zručnosti
Organizačná schopnosť je nevyhnutná pretože hlavnou úlohou administrátora je udržiavať kancelárske záznamy a sledovať schôdze a stretnutia. Administrátori musia byť tiež schopní dobre komunikovať ústne a písomne v angličtine a vykonávať internetový výskum. Táto práca vyžaduje znalosť kancelárskych zariadení, vrátane počítačov, kopírovacích strojov, telefónnych systémov, faxov a videokonferenčných zariadení.
V závislosti od pozície a odvetvia, administrátori potrebujú znalosti s rôznymi počítačovými programami, ako sú e-mail, účtovníctvo, databáza, tabuľkový procesor a softvér na spracovanie textu.
Kvalifikácia pre prácu
Administratívni asistenti potrebujú najmenej stredoškolský diplom, ktorý zahŕňa kurzy v kancelárskych postupoch a počítačový softvér. Ďalšie vzdelávanie v anglickom jazyku a počítačové zručnosti je užitočné a mnohí administrátori absolvovali niektoré triedy technických škôl alebo vysokých škôl alebo majú asociovaný titul. Zamestnávatelia tiež zvyčajne vycvičujú nových zamestnancov vo svojich kancelárskych postupoch a slovnej zásoby konkrétneho podniku - napríklad právneho slovníka.
Administrátori môžu získať dobrovoľnú certifikáciu od Medzinárodnej asociácie administratívnych profesionálov, Certifikácia vyžaduje od dvoch až štyroch rokov skúseností v závislosti od vzdelania administrátora a uchádzači musia tiež zložiť skúšku.
