Pred nami je písaný projekt … a prázdny papier. V studenom potu začnete myslieť, že by bolo jednoduchšie si najať copywriter (po tom všetkom ste sa do obchodov nedostali ako spisovateľ). Zamysli sa znova. S piatimi jednoduchými krokmi a niektorými praxami môžete byť svojim vlastným copywriterom a znovu investovať peniaze, ktoré ste použili na externú pomoc pre vaše podnikanie.
Prečo je dôležité obchodné písanie
Dôvod, prečo je písanie alebo akákoľvek obchodná komunikácia dôležitá, je rovnaký dôvod, prečo sa podieľame na podnikaní: vytvárať pozitívne obchodné výsledky. Efektívne obchodné písanie môže propagovať pozitívne obchodné výsledky mnohými spôsobmi, vrátane:
- Vytváranie hodnoty pre zainteresované strany
- Pomoc pri zosúlaďovaní zainteresovaných strán so stratégiami a cieľmi spoločnosti
- Umožniť spisovateľovi zapojiť sa do nepretržitého učenia
Nižšie uvedené návrhy na písanie zlepšia spôsob, akým napíšete na každú dĺžku - od neformálneho e-mailu až po úplný obchodný návrh. (Jediná vec, ktorá sa bude líšiť, je čas strávený na každej písomnej úlohe.)
Krok 1: Poznať svoje publikum.
Komunikujete hore, dole alebo bočne? Je vaše publikum interné alebo externé voči vašej organizácii? To sú najzákladnejšie otázky týkajúce sa vášho publika. Ak sa tu zastavíte vo vašom vyšetrovaní, pravdepodobne nemáte dostatok informácií, aby ste v procese písania ďalej neboli.
Zoznámte sa s vaším čitateľom akýmkoľvek spôsobom. Ak je to jedna konkrétna osoba, majú asistenta, ktorá vám môže poskytnúť nejaký prehľad? Možno vám priame správy môžu poskytnúť niektoré ukazovatele? Existuje profil osoby, ktorá vám pomôže určiť jej záujmy a štýl komunikácie? Ak predávate alebo komunikujete s vekom, odpovede na tieto otázky môžu byť rozhodujúcim faktorom toho, či vaše publikum číta a koná vaše písanie.
Venujte chvíľku, aby ste zvážili preferovaný komunikačný štýl vášho čitateľa. Zamyslite sa nad tým, ako komunikujú s vami a ostatnými. Chcú, aby ste sa "dostali k bodu", alebo sa začnú pýtať, ako robí vaša rodina? Prevažujúca múdrosť v americkej písomnej komunikácii je dosiahnuť rovno; však; mnohí obchodní profesionáli dávajú prednosť budovaniu vzťahov ako prvý a nebudú čítať váš e-mail, ak sa budú cítiť znehodnotení komunikáciou, ktorá skočí priamo do podnikania. Poznať svoje publikum znamená vedieť, kde položiť svoj hlavný bod: na začiatku alebo na konci.
Najdôležitejšou vecou, ktorú si musíte pamätať pri zvažovaní vášho publika, je vedieť, na čom záleží. Nie je nič zlého s otázkou: "Čo je v ňom pre mňa?" Ak sa to nepýtate v mene svojho čitateľa, vaša správa môže byť prehliadnutá.
Krok 2: Rozhodnite sa na komunikačnom kanáli.
Akonáhle poznáte svoje publikum, môžete urobiť informované rozhodnutie o tom, ktorý kanál sa má používať. Kanály alebo spôsoby komunikácie je možné rozdeliť na interné alebo externé, formálne alebo neformálne. Opäť je to len prvý krok. Zvážte, či čitateľ prejde informácie. Ak áno, komu ju prevezme? Tieto otázky vám pomôžu rozhodnúť, či potrebujete brožúru, list, poznámku, e-mail alebo inú formu obchodného písania.
Príklad: Napíšeme nášmu nadriadenému, aby ho presvedčil, že je potrebné zaviesť nové pravidlá týkajúce sa vyžiadania plateného voľna. Keďže ide o formálnejšiu internú požiadavku, použijeme formát pripomienok. Táto poznámka bude napísaná tak, aby ju vedúci riaditeľ mohol prevziať na adresu riaditeľa útvaru ľudských zdrojov.
Krok 3: Verbalizujte požadovanú akciu.
Počas workshopov v obchodnom písaní účastníci často chápu publikum a komunikačný kanál, ale v momente, keď musia určiť svoj celkový cieľ, si myslia, že "chcem, aby si to prečítali". Tento cieľ nedosahuje cieľa podnikania písanie - zmeniť správanie. Verbalizovanie toho, čo chcete od čitateľa, podporuje konkrétne kroky. Chcete, aby čitatelia dodržiavali nové pravidlá? Chcete, aby boli vyzvaní na zobrazenie alebo skúšobnú ponuku? Navrhujete zmenu alebo podanie žiadosti, ktorá potrebuje okamžitú akciu?
Ak si nie ste istí, ak ide o ideálnu výslednú akciu, váš čitateľ bude taktiež nejasný - a menej pravdepodobné, že bude konať. Na druhej strane tým, že máte jasnú predstavu o tom, aký je cieľ vašej komunikácie, je väčšia pravdepodobnosť, že presvedčíte svojho čitateľa, aby konal. Čas je podstatný v obchodnom písaní. Máte len chvíľu, kedy by publikum malo vedieť, že to, čo máte povedať, je cenné a potrebuje akciu.
Krok 4: Myslite ako reportér.
Ako reportér, odpovedzte na otázku "Päť W" - čo, čo, kde, kedy, prečo (a ako). Nezabudnite, že písanie v podnikaní je jasnejšie, keď je to na mieste. Nedávajte históriu a "zaujímavé" detaily pozadia, pokiaľ sa priamo netýka toho, čo má čitateľ robiť.
Ak máte čitateľa, ktorý má rád značné detaily, zvážte nasledujúce otázky vo vašom písaní:
- Prečo sa čitateľ stará?
- Ako čitateľ profituje?
- Čo by čitateľ mal robiť?
- Kedy to má čitateľ urobiť?
- Čo sa stane, ak čitateľ koná?
- Čo sa stane, ak čitateľ nie je konať?
- Kto iný bude mať prospech? Prečo?
- Kde číta viac informácií?
Krok 5: Zatvorte predaj.
Požiadajte o predaj na konci vašej obchodnej komunikácie. Požiadajte od čitateľa o akciu, ktorú očakávate, a kedy ho očakávate. Toto je technika "zatvárania", ktorá je najúčinnejšia pre publikum v USA. Ak píšete pre medzinárodné publikum, existujú rôzne kroky; poskytnutie presvedčivého konca posilní vašu komunikáciu.
Poďme sa pozrieť na príklad, ktorý používa všetkých päť krokov procesu písania.
Komu: Evan Datta Od: Soma Jurgensen, x555 Dátum: 29. december 2010
Re: Zvýšenie efektívnosti žiadostí o PTO Na nedávnom stretnutí s kolegami som sa snažil zlepšiť efektivitu našich procesov s cieľom uprednostniť náš čas a objaviť väčšiu rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom ako organizáciou. Vaše dômyselné nápady, ktoré sa mi vtedy inšpirovali, aby som ponúkol myšlienku svojej vlastnej. Zoberte prosím do úvahy túto poznámku ako požiadavku na zmenu v procese, ktorý stojí naša spoločnosť nespočetných hodín neefektívnosti a prepracovania. Vyzbrojený touto žiadosťou o zmenu môžete pridať ďalšiu taktiku, aby ste šampiónovali stratégiu zamerania sa na ľudí tým, že zjednodušíte procesy. Súčasnou politikou je, aby zamestnanci posielali svojmu nadriadenému dozornému orgánu e-mail. Dozorný orgán potom vyšetruje počet dní, ktoré má zamestnanec, a čiastočne vyplní formulár, ktorý má zamestnanec vyplniť a podpísať pred schválením žiadosti. Keďže naša spoločnosť zvýšila počet zamestnancov hlásených každému manažérovi počas reštrukturalizácie v minulom roku, dopyt po čase manažérov pre požiadavky na PTO sa exponenciálne zvýšil. S jediným asistentom je riaditeľ ľudských zdrojov zaplavený požiadavkami na individuálne požiadavky na časové rozlíšenie zamestnancov PTO. Výsledkom je značný čas strávený pri výskume a uspokojovaní požiadaviek, čo viedlo k mnohým chybám. Používaním intranetu spoločnosti na distribúciu formulárov a prispôsobenie systému HRIS prihlásením zamestnancov by väčšinu výskumov a formulárov mohli robiť samotní zamestnanci. Nový systém by fungoval takto: Prijatie tejto procedurálnej zmeny uvoľní čas pre zamestnancov, manažérov a HR. Ušetrený čas by sa mohol minúť v osobnom kontakte so zamestnancami, ktorí majú viac ako rutinné otázky a zlepšujú služby zákazníkom, ktoré poskytuje HR. Pokračovanie v súčasnej politike povedie k strate času a zdrojov. Viac informácií o frustrácii, pokiaľ ide o súčasnú politiku, môžeme zorganizovať po prvej polovici roka. Sme schopní poskytnúť konkrétne podrobnosti podporujúce túto zmenu na stretnutí s riaditeľom ľudských zdrojov. Tento nový proces sa môže realizovať v priebehu šiestich mesiacov, čo umožní spoločnosti profitovať z tohto kalendárneho roka (2011) a rýchlo zvýrazní vašu stratégiu zamerať sa na ľudí zjednodušením politiky. Budem vás kontaktovať do týždňa od prvého roka, aby ste túto príležitosť ďalej prerokovali. Ak máte medzičasom otázky, obráťte sa na moju pobočku v hlavičke poznámky. S pozdravom, XXXX
Záverečné poznámky Pamätajte si na to - dokonca venovanie niekoľkých sekúnd organizovaniu vašich myšlienok pomocou tohto päťstupňového procesu môže zlepšiť vašu prácu bez ohľadu na obsah. Po každej vzájomnej inkluzívnej schôdzke môžete umožniť vám, spisovateľovi obchodu, uľahčiť silnú komunikáciu, ktorá prináša pozitívne výsledky pre vaše podnikanie.
