Ak hľadáte prácu v kancelárii, možno si nie ste istí tým, čo zamestnávatelia znamenajú, keď požiadajú o všeobecné kancelárske zručnosti. Hoci každé pracovisko je jedinečné, existujú spoločné povinnosti, ktoré sa očakáva od všeobecnej kancelárskej pomoci. Čím viac zručností môžete ponúknuť potenciálnemu zamestnávateľovi, tým lepšie je vaša šanca získať prácu, ktorú chcete. Či je názov pracovného miesta všeobecný kancelársky asistent, generálny riaditeľ alebo generálny pracovník, tu sú niektoré zručnosti, ktoré zamestnávatelia najčastejšie hľadajú pri plnení všeobecných úloh:
$config[code] not foundpísanie na stroji
Zamestnávatelia zvyčajne očakávajú, že zadáte aspoň 60 slov za minútu (wpm). Ak ste zvyknutí posielať správy svojim priateľom pomocou palcov a smartfónu, myslenie na používanie všetkých 10 prstov a klávesnice v plnej veľkosti sa môže zdať skľučujúce. Ak ste sa naučili písať v škole, môžete vybudovať svoju rýchlosť s určitou praxou. Otvorte článok v časopise alebo knihu a skopírujte to, čo čítate. Posielajte e-maily rodinou a priateľmi, aby ste mohli písať úplné vety a korektúru vašej práce. Skratky a skratky, ktoré používate pri neformálnej komunikácii s priateľmi, nie sú prijateľné pre obchodnú korešpondenciu.
Dokonca aj keď ste sa nikdy nenaučili písať, môžete sa naučiť sami prostredníctvom jedného z bezplatných tutoriálov, ktoré sú k dispozícii online. Keď sa naučíte, kam umiestniť svoje prsty, je to všetko o tom, ako dosiahnuť toľko praxe, ako môžete, aby ste zvýšili rýchlosť a presnosť.
Vkladanie dát
Zvážte zadávanie údajov ako písanie na číselnej klávesnici. Klávesnica, nazývaná aj numerická klávesnica, numerická klávesnica alebo 10-klávesová klávesnica, je časť štandardnej klávesnice počítača. Zvyčajne umiestnená napravo od alfanumerických kľúčov vyzerá ako kalkulačka. Ak ste s numerickou klávesnicou skúsení, zistíte, že je oveľa rýchlejší a efektívnejší pri písaní čísel ako rad kľúčov nad abecedou.
Ak chcete začať, pozrite sa na niektoré z bezplatných tutoriálov online. Presnosť je veľmi dôležitá, pretože čísla a číselné sekvencie sú jedinečné. Neexistuje žiadna kontrola pravopisu ani autokorenie, preto musíte mať istotu, že zadáte informácie vždy správne.
Video dňa
Prijaté vám Sapling priniesol vám Saplingpodania
Podanie je viac ako len poznanie ABC.Väčšina ľudí môže jednoducho rozpoznať počiatočný list v názve súboru a zistiť, že "kôň" ide pred "igloo". Môže to byť o niečo ostrý, keď sa musíte pozrieť na druhé alebo tretie písmeno, keď sú prvé písmená rovnaké. Napríklad "kôň" príde po "šikovnom", pretože "o" príde po "a". Keďže aj "kôň" a "dom" majú rovnaké prvé a druhé písmeno, musíte sa pozrieť na tretie písmeno. "Kôň" prichádza pred "domom", pretože "r" prichádza pred "u".
Predtým, než bola technológia bežná v kancelárskych nastaveniach, podanie znamenalo správu papierových dokumentov. Teraz môže obsahovať aj ukladanie a vyhľadávanie digitálnych dokumentov.
telefón
Potrebujete na tvár usmievať a hovoriť s klientmi v telefóne? Odpoveď je áno, pretože váš úsmev prichádza cez tvoj hlas, keď hovoríš. Hoci je dôležité vedieť, ako presunúť hovory a podržať hovory, najdôležitejšou súčasťou telefonických zručností je schopnosť byť príjemná a zostať pokojná, aj keď volajúci je frustrovaný, netrpezlivý alebo jednoducho hrubý. Ako osoba, ktorá odpovedá na telefón, môžete byť zákazníkom prvý kontakt so spoločnosťou. Prvý dojem, ktorý urobíte, je ten, ktorý prinúti zákazníkov vracať.
Microsoft Office
Program Microsoft Office je súbor softvérových programov určených pre rôzne typy správy údajov. Tri najčastejšie používané sú Word, Excel a Outlook. Word je program na spracovanie textu, ktorý sa používa na vytváranie dokumentov ako sú listy, letáky, brožúry, poznámky a iné formy písomných materiálov. Program Excel je tabuľkový program pre rôzne aplikácie, ako je správa inventára, vytváranie pracovných plánov zamestnancov a výdavky na sledovanie. Aplikácia Outlook sa používa na zasielanie e-mailov, údržbu individuálnych a skupinových kalendárov, správu úloh a niekoľko ďalších organizačných funkcií. Rovnako ako pri zadávaní a zadávaní dát, je k dispozícii mnoho návodov online, ktoré vám pomôžu naučiť sa softvér. Ak potrebujete prejsť do väčšej hĺbky, veľa spoločenských škôl a rozšírenie programov ponúka nekreditné kurzy pre Microsoft Office, ktoré môžete dokončiť v niekoľkých večerných hodinách.
Kancelárske stroje
Kancelárske stroje zahŕňajú počítače, kopírky, multilineové telefóny, faxy, drviče a poštové priečinky. Základné operácie každého typu stroja sa môžu líšiť podľa značky a modelu stroja. Nebudete očakávať, že vykonáte väčšie opravy, ale všeobecní pracovníci v kancelárii sú často zodpovední za bežnú údržbu, ako napríklad nahrádzanie papiera a atramentu do strojov, ktoré ich používajú.
Soft Skills
Mäkké zručnosti môžu byť ťažko kvantifikovateľné, ale sú nevyhnutné v podnikateľskom svete. Zvážte nasledujúce zručnosti a ako môžu byť majetkom pre zamestnávateľa:
- prispôsobivosť
- spolupráca
- vodcovstva
- management
- multitasking
- uprednostnenie
- Riešenie problémov
- tímová práca
- Správa času
Podľa spoločnosti Robert Half, medzinárodnej spoločnosti pre oblasť ľudských zdrojov, dôkazy o mäkkých zručnostiach môžu vyvážiť vo vašej prospech, keď sú vaše zručnosti a skúsenosti porovnateľné s ostatnými kandidátmi. Niektorí manažéri nájmu hovoria, že mäkké zručnosti sú ešte dôležitejšie. Technické zručnosti sa ľahko vyučujú. Oveľa ťažšie je učiť medziľudské a rozhodovacie schopnosti. Pri písaní životopisu alebo rozprávaní o sebe v pracovnom rozhovore zdôraznite svoje mäkké zručnosti pomocou fráz, ako sú tieto:
- "Úspešne žongloval viacero projektov a termínov"
- "Vedie tím pre 3 osoby, ktorý zjednodušuje proces aplikácie a správu sprievodných dokumentov"
- "Pokojne uprednostnili viacero projektov v rýchlo sa rozvíjajúcom prostredí"
- "Vždy dokončené projekty včas alebo pred konečným termínom"
- "Dôsledné dodržiavanie pracovných záväzkov, čo vedie k podpore a väčšej zodpovednosti"
- "Zaviedol nový systém na skrátenie lehoty na podanie o 20 percent"
Požiadavky na vzdelávanie
Neexistujú žiadne formálne požiadavky na vzdelanie pre všeobecné funkcie. Mnohí ľudia vstupujú do terénu so stredoškolským diplomom. V závislosti od zamestnávateľa môže byť potrebná nejaká vysoká škola alebo dokonca určitý titul. Zamestnávatelia chcú vedieť, že môžete urobiť túto prácu. Pre väčšinu sú vaše administratívne zručnosti a kvalifikácie dôležitejšie ako špecifický stupeň. Každá organizácia má svoje vlastné účely a postupy. Okrem základných zručností sa dozviete, čo potrebujete vedieť, keď ste v práci.
Pracovné prostredie
Pracovníci kancelárie sa nachádzajú v rôznych prostrediach, od malých podnikov až po veľké korporácie. Všeobecná kancelárska pomoc je potrebná v takmer každom odvetví, o ktorom si môžete myslieť, vrátane akademických inštitúcií, zdravotníckych zariadení, vládnych agentúr, neziskových organizácií a neziskových organizácií. Väčšina všeobecných kancelárskych pracovníkov sú ženy. Asi jedna štvrtina práce na čiastočný úväzok.
Plat a pracovný pohľad
Stredná mzda pre všeobecného úradníka je 15,14 dolárov za hodinu alebo 31,500 dolárov za rok. Mediálna mzda je suma, v ktorej polovica v profesii zarába viac a polovica zarobí menej. Platy sa značne líšia v závislosti od zamestnávateľa, geografickej polohy, rokov skúseností a vzdelania a zručností. Americký úrad štatistiky práce predpovedá malý alebo žiadny rast počtu pracovných miest pre všeobecných zamestnancov do roku 2026. To neznamená, že nemôžete nájsť prácu. Znamená to, že nebudú vytvorené veľa nových pracovných miest. Technológia zvýšila efektivitu kancelárskych pracovníkov, takže nie je potrebných toľko ľudí ako v minulých generáciách. Napriek tomu sú potrební noví generálni pracovníci pre tých, ktorí odchádzajú do dôchodku alebo opustia svoju prácu z iných dôvodov.
Získanie práce v kancelárii s malou alebo žiadnou pracovnou skúsenosťou
Generálny pracovník je často vedúcim pracovníkom. Je to dobré miesto na začatie, ak vstupujete do pracovnej sily po prvýkrát alebo po dlhšej neprítomnosti. Je to tiež dobré miesto na začatie, ak meníte pole a nemáte skúsenosti, ktoré sa priamo týkajú iných pracovných miest. Dokonca aj s malými alebo žiadnymi skúsenosťami, potenciálni zamestnávatelia chcú vedieť, že môžete zvládnuť povinnosti úradníka a povinnosti, ktoré vyžaduje práca.
Získajte pozornosť potenciálneho zamestnávateľa s životopisom, ktorý zdôrazňuje zručnosti, ktoré máte. Existuje veľa dobrých príkladov online. Zahrňte úspechy zo strednej školy, ak ste nedávno zaradený. Ak ste pracovali v praxi alebo vykonali nejakú zmysluplnú prácu, zahrnujte ju. Vyplňte zoznam kurzov a získané certifikáty, ak sa priamo týkajú práce, o ktorú žiadate. V opačnom prípade nepokládejte svoj životopis s nepotrebnými informáciami, aby ste sa pokúsili vyplniť stránku. Trieda v "Úvod do počítačov" je dôležitá pre takmer akúkoľvek všeobecnú kanceláriu. Trieda v "Základnej poslušnosti psov" nezlepšuje váš životopis, pokiaľ nepožadujete prácu vo veterinárnej kancelárii alebo zariadení na starostlivosť o zvieratá. Ak ste certifikovaní v oblasti prvej pomoci alebo kardiopulmonálnej resuscitácie (CPR), môžete ich vymenovať. Tieto zručnosti sú výhodou pre zamestnávateľa, bez ohľadu na podnikanie alebo priemysel.
Pozrite sa pozorne na zamestnanecký zoznam práce a pokúste sa splniť každú požiadavku s preukázaním vašich vedomostí alebo zručností. Použite frázy ako napríklad "Typ presne pri rýchlosti 60 wpm" alebo "Získaný certifikát v Microsoft Word od ABC Community College".
Zablúdenie pracovného rozhovoru
Cieľom životopisu nie je získať prácu. To vám prinesie pracovný pohovor. Obnoviť sa dostane pozornosť potenciálneho zamestnávateľa. Keď hovoríte s touto osobou tvárou v tvár, máte možnosť zdôrazniť svoju kvalifikáciu. Je to tiež vaša príležitosť klásť otázky o pozícii a spoločnosti. Keďže zamestnávateľ určuje, či budete mať právo na prácu, mali by ste zistiť, či práca je pre vás to pravé.
Šaty úhľadne a konzervatívne pre rozhovor. Chcete, aby sa potenciálny zamestnávateľ zameral na vaše zručnosti a kvalifikácie, nie na hľadanie, ktoré je vhodnejšie pre dnešnú noc alebo večer v tvojom obľúbenom klube. Prijateľný odev na rozhovor sa môže líšiť podľa geografickej polohy a zamestnávateľa. Ak pracujete s agentúrou pre zamestnanosť alebo s kariérovým poradcom, overte si, čo je to vhodné. Vo všeobecnosti sú jednoduché, skromné štýly v neutrálnych farbách, ako sú námorníctvo a šedá.
V noci pred rozhovorom sa uistite, že vaše oblečenie je čisté a stlačené a že nemá žiadne chýbajúce gombíky alebo rozdelené švy. Skontrolujte si aj svoje topánky, aby ste sa uistili, že sú čisté a vhodné na podnikanie. V deň rozhovoru by mali byť vaše vlasy čisté a štylizované od tváre. Majte šperky na minimum. Akonáhle sa dostanete prácu, budete pravdepodobne mať určitú flexibilitu vo firemnom oblečenia, aby sa zobrazil váš štýl. Pre pohovor si však chcete zamerať na svoje schopnosti, nie na svoje oblečenie
Hľadám do budúcnosti
Práca ako všeobecný úradník môže viesť k iným pozíciám a vyšším platom. So skúsenosťami môžete byť povýšený v spoločnosti. Môžete zistiť, že ste kvalifikovaný ako manažér s kontrolnou povinnosťou nad jedným alebo viacerými zamestnancami v kancelárii. Hoci technológia zmenila charakter kancelárskej práce, mnohé organizácie sa stále spoliehajú na kvalifikovaných pracovníkov kancelárie, aby zabezpečili, že podnikanie bude plynulé. Generálni pracovníci v kancelárii sú nevyhnutnými podpornými pracovníkmi, ktorí umožňujú ostatným pracovníkom vykonávať svoju prácu.
