S rastúcou vašou spoločnosťou pridáte ďalšie procesy, softvér a ľudí. Ak ste celú dobu proaktívne neustúpili, možno vás prekvapí, že vaše systémy sú komplikované a nadbytočné.
Konsolidácia pracovného postupu pomôže vášmu rozvíjajúcemu sa podnikaniu aj naďalej prekvitať a zabráni vašim ľuďom pracovať na dôležitých veciach.
Ako upevniť svoje obchodné systémy
Znížte čas zadania údajov
Ak zadávate rovnaké údaje na viacerých miestach, strácate čas. Integrácia softvérových aplikácií vám umožňuje jednoduché zadávanie údajov a synchronizáciu na iných miestach automaticky.
$config[code] not foundObrovský časovač? Vyhľadajte softvér na riadenie vzťahov so zákazníkmi (CRM), ktorý ponúka integráciu aplikácií s inými službami, ako je napríklad emailový marketing, účtovníctvo a správa obsahu. Napríklad Insightly sa integruje s aplikáciami Evernote, Gmail, Kalendár Google, Disk Google, MailChimp, Outlook 2013, Quote Roller, Torpio a Zapier. Čoskoro sa aj Insightly integruje s aplikáciou QuickBooks Online.
Integrácia vám umožňuje efektívnejšie spravovať úlohy vo vašom CRM bez duplicity práce, ako napríklad prepojenie informácií o projekte z Evernote s organizáciou vo vašom CRM alebo vytváranie prispôsobených cenových ponúk s informáciami o CRM prostredníctvom nástroja Quote Roller.
Pracujte v cloude
Dni, keď nemôžete pracovať na projekte, pretože sú uložené na pracovnej ploche, ku ktorej nemáte prístup, už skončili. Teraz každý vo vašom tíme, vaši klienti a každý, kto potrebuje spolupracovať na projekte alebo dokumente, dokáže zobraziť a použiť dôležité informácie z ľubovoľného miesta prostredníctvom internetu. Údaje uložené v cloude sú odolné voči korupcii v dôsledku problémov s počítačom, pretože nie sú uložené na počítači žiadneho jednotlivca.
Uvedomte si, že ak niektoré aplikácie v cloude majú neočakávané prestoje, mohlo by to ovplyvniť vašu schopnosť pracovať. (Boli vaše podnikanie ovplyvnené, keď sa v službe Disk Google v marci zhoršil?)
Ak sa obávate o problémy s prestojmi, zvážte kombinované aplikácie, ktoré vám umožnia pracovať zo zálohovaných dát uložených lokálne alebo z tých, ktoré majú režim offline. Obľúbené aplikácie cloud pre podnikanie zahŕňajú služby Google Apps pre firmy, Office 365, Box a RebitPro. Mnohé aplikácie v cloude sú navyše lacnejšími alternatívami k nákupu bloku softvérových licencií pre vašu spoločnosť.
Použite iba jeden kalendár
Len málo vecí je frustrujúce, ako chýba termín, pretože niekto skontroloval nesprávny kalendár. Najlepším spôsobom, ako sa tomu vyhnúť, je použiť len jeden kalendár pre každého a každý projekt.
Vyberte kalendár, ktorý sa integruje so softvérom, ktorý používate na riadenie CRM a projektov, a mobilné zariadenia, ktoré váš tím pravidelne používa. Nielen, že budete môcť synchronizovať dôležité termíny projektov, ale váš tím môže spravovať svoje vlastné plány v rámci tej istej mobilnej aplikácie a súčasne dodržiavať dôležité firemné termíny.
Postupujte podľa "K.I.S.S. pravidlo "
Rovnako ako ste sa naučili v škole, Keep It Simple, Silly.
Ak sa chcete vyhnúť komplikovaniu bežných obchodných úloh a vytváraniu redundancie vo vašom pracovnom procese, vždy sa zamerať na jednoduchosť. Najnovšia technológia nie vždy zlepšuje to, čo už máte. Ak nakupujete lepšie obchodné systémy, uistite sa, že nedošlo k duplikácii niečoho, čo už máte. Toto je jedno miesto, kde sú pluginy, aplikácie a rozšírenia skutočne užitočné.
Môžete nájsť softvér, napríklad CRM alebo webový prehliadač, ktorý robí jednu vec naozaj dobre. Potom môžete pridať plugin, ktorý automatizuje proces alebo pridáva funkčnosť, ktorú ste spravovali, pomocou softvéru na jedno použitie. To oslobodzuje vás a váš tím od jedného ďalšieho programu a jedného ďalšieho procesu, ktorý sa naučíte.
Ak ste zanedbali zjednodušenie svojich obchodných systémov, prvýkrát, keď sa na prvý pohľad pozriete na možnosti, môže to byť trochu ohromujúce. Akonáhle budete mať čas nájsť správne aplikácie pre úlohy, ktoré potrebujete automatizovať a vymazať všetky redundantné systémy a softvér, budete mať právomoc pravidelne vyhodnocovať vaše systémy, takže údržba je oveľa jednoduchšie pokračovať.
Pravdepodobne najlepšia platba za zjednodušenie systémov uvoľňuje váš tím, aby pracoval na projektoch - skôr než spáliť čas robiť nadbytočné úlohy.
10 komentárov ▼
