E-mail môže byť rýchly a efektívny spôsob, ako udržať v kontakte s kolegami, ale nesprávne používanie nie je len neprofesionálne, môže to stáť za vašu prácu. Niekoľko tipov vám môže pomôcť pri udržiavaní profesionálnej e-mailovej etikety.
Začnite adresovaním e-mailu príjemcovi s použitím správneho názvu, t.j. Vážený pán pani pani slečna Dr., atď. Najčastejšou chybou je nedostatok formalít. Bez ohľadu na komunikačné médium je nevyhnutná určitá etiketa. Ak by ste sa adresátovi adresovali svojim formálnym menom osobne, urobte tak aj vo svojich e-mailoch.
$config[code] not foundAk je e-mail doručený viacerým príjemcom, môžete nahradiť Vážení páni, dámy, páni, zamestnanci spoločnosti (atď.), Atď.
Preskočte jeden riadok a zadajte svoj obsah - vyhlásenie o informáciách, ktoré článok adresuje. Toto by nikdy nemalo obsahovať slang, profanity, nahotu, sarkasmus, vtipy, degradáciu jednotlivca alebo akékoľvek iné informácie, ktoré možno považovať za urážlivé pre každého.
Uložte svoju správu priamo a do bodu. Vychádzajte z faktov, nie z emócií.
Nikdy nezabudnite, že e-maily sú ľahko postúpené. Aj keď zamýšľajúci príjemcovia neposielajú e-mail, niektoré spoločnosti monitorujú e-mailovú korešpondenciu, ktorá nie je známa užívateľovi počítača. Akonáhle je niečo v tlači, či už elektronicky alebo inak, môže byť odkazované na nešpecifikovanú dobu. Priateľský príjemca dnes môže byť zajtra protivníka.
Preskočte riadok a uzavrite správnym podpisom. Mali by obsahovať vaše celé meno, názov spoločnosti, prípadne oddelenie, adresu spoločnosti a kontaktné telefónne informácie.
Príklad:
S Pozdravom;
John Smith, redaktor ABC Entertainment 123 Main Street, Suite 280 Los Angeles, CA 92567 Telefón: (213) 456-7485 Mobil: (213) 654-8768
V riadku predmetu uveďte správne e-mail, aby bol ľahko identifikovateľný.
Vždy kontrolu pravopisu! Pravopisné chyby odrážajú zle autorov.
Skorigovať. Potom nechajte ju sedieť 20 minút alebo tak dlho, ako to bude možné, a znova skontrolovať. Ak sa zaoberá dôležitým bodom alebo záležitosťou, pred odoslaním adresátovi odošlite ďalšiu individuálnu korektúru.
Je veľmi ľahké zasiahnuť tlačidlo odosielať, ale ovládať túžbu ako po odoslaní e-mailu nemôžete opraviť chyby.
Nepoužívajte smajlíky, tak roztomilé, ako sa môžu zdajú.
Nepoužívajte príliš veľa farieb. Pokúste sa udržať farby maximálne na dve emaily.
Vždy ste si kópiu svojej korešpondencie vždy vybrali ako BCC (Blind Carbon Copy), aj keď váš e-mailový program automaticky ukladá kópie odoslaných e-mailov.
Čoskoro budete zvyknutí na formalitu. Príjemcovia ocenia Vašu profesionalitu a môžete pomôcť vyhnúť sa potenciálne škodlivým chybám.
