Stále viac dodávateľov zavádza platformy Cloud a softvérové služby (SaaS), ktoré spájajú ľudí online.
Nedovoľte, aby sa vám priemyselné pojmy ako "Cloud platformy" a SaaS zamieňajú. To všetko znamená, že ľudia používajú softvérové aplikácie založené na webe, aby spolupracovali.
Účelom týchto spolupracujúcich softvérových systémov je napodobňovať pracovné prostredie, ktoré sme mali od prvej organizovanej kancelárie.
$config[code] not foundZamyslite sa nad pracovným prostredím, ktoré používajú ľudia, pretože organizovaná kancelária sa stala samozrejmosťou. Vidíme to najlepšie v starých filmoch (alebo v epizódach šialených mužov) - každé oddelenie na inom poschodí, rady tajomníkov sediacich v písacích strojoch IBM Selectric, mladí riaditelia v kabíne, seniorov v kanceláriách.
V mojich predchádzajúcich dňoch v spoločnosti AT & T sme neustále preskupovali ľudí tak, aby všetci členovia národných účtovných tímov sedeli vedľa seba. Dokonca sme viseli tímové známky zo stropu. Stretnutia sa konali v momente upozornenia a na zdieľanie dokumentu som práve vyplienil priečinok na kolegu.
Dnes sa pracovné prostredie dramaticky zmenilo. Viac ľudí pracuje vzdialene z domu. Máme virtuálne tímy, viac konzultantov a externých zamestnancov. Rastúce ceny plynu a hospodárske situácie urobia z virtuálnej kancelárie ešte viac nevyhnutnosťou.
Každý má iný opis virtuálnej kancelárie. Od 80. rokov používam virtuálne spoločnosti. Spomínam si, že som nadšený, že mám e-mailový účet MCI a uvedomil som si, že nemusím hovoriť s hlasovou poštou a komunikovať s ľuďmi.
Odvtedy som mal veľa skúseností s tým, čo funguje a čo nie. Dovoľte mi zdieľať požiadavky, ktoré myslím, že softvérové aplikácie by mali mať, aby pomohli ľuďom spolupracovať v dnešnej "virtuálnej kancelárii":
Jednoduchosť a zrozumiteľnosť
Ľudia prirodzene odolávajú (niektorí hovoria, že sa nenávidia). Rozhranie softvérovej aplikácie sa musí podobať tomu, s akým sú ľudia veľmi dobre oboznámení. Musí byť tiež čo najviac intuitívne.
To môže znieť základné, ale ak sa pozriete na hráčov v priestore spolupráce práve teraz, len málo to urobilo veľmi dobre. Niektoré softvérové aplikácie sú tak funkčne cudzie a ťažko použiteľné, že sa rýchlo vzdávate po niekoľkých pokusoch o určenie základov. Aby sme prekročili priepasť a stali sa dominantnými na trhu, musí byť užívateľská skúsenosť známa a jednoduchá.
Prítomnosť / rozhovor
Mám pocit, že najdôležitejším aspektom je "prítomnosť" a schopnosť okamžite a priamo komunikovať. Poznanie stavu každého, s kým pracujete, je základným kameňom úspešného systému.
V staršom klasickom kancelárskom modeli sme sa mohli pozrieť cez miestnosť alebo sa oprieť o stene kabíny, aby sme mohli rozprávať o počasí alebo novom produkte. Alternatívou dnes je okamžitý rozhovor alebo telefonické konferencie. Služby ako VOIP alebo bezplatné služby konferenčných hovorov umožnili rýchle a jednoduché nastavenie ad hoc konferencií.
Ovládanie / zdieľanie súborov a spolupráca v reálnom čase
V centre podnikania sú dokumenty a súbory. Ide o pracovný produkt a pracovný proces. S exponenciálnym nárastom konzultantov, outsourcingov a partnerských spoločenstiev je schopnosť uplatňovať zmysluplné úrovne autority dokumentov jednou z dnešných kľúčových požiadaviek.
Za starých časov ste to mohli ovládať kopírovaním iba určitých stránok pre určitých príjemcov, alebo by ste obmedzili distribučný zoznam. Dnes v dobrej aplikácii pre spoluprácu môžete priradiť rôzne úrovne autority s niekoľkými stlačeniami klávesov.
Pridajte podrobný audit trail pre bezpečnosť, kontrolu, pohodlie a forenznú a máte zložky životaschopného dokumentu a systému správy súborov. Spolupráca v reálnom čase a push technológia automatizuje väčšinu týchto úloh riadenia. V kombinácii tieto nástroje na správu zastarávajú - a eliminujú - potrebu e-mailových príloh.
Skôr som spomenul odpor ľudí k zmene. Existuje mnoho potenciálne výkonných riešení na trhu pre kontrolu dokumentov, zálohovanie súborov a spoluprácu. Úloha, ktorú všetci čelia, je (1) jednoduchá a (2) minimalizácia potreby zmeny správania. Pre masové osvojenie musíte napodobňovať spôsob, akým dnes ľudia pracujú, a automatizovať toľko funkcií, ako je to len možné - a nemali by sa snažiť radikálne zmeniť pracovné vzorce.
konferencie
Konferencia je široká kategória - mám tendenciu o tom rozmýšľať v kockách.
- Zobraziť a rozprávať udalosti sú plánované relácie, ktoré majú určeného moderátora a skupinové publikum. Na trhu teraz existuje množstvo produktov, ktoré dokážu veľmi dobre zvládnuť rôzne cenové modely a úrovne funkcií / funkčnosti, napríklad Webex.
- Verím, že ad hoc zdieľanie je jednou z najpoužiteľnejších funkcií vo svete spolupráce. Schopnosť okamžite zdieľať obrazovku alebo pracovný produkt bez nastavenia je tak blízko, ako sa dostaneme do "opierajúceho sa o kubickú stenu." Existujú dva spôsoby, ako to dosiahnuť: (1) produkty, ktoré umožňujú okamžité zdieľanie obrazovky (zvyčajne na báze jedného), alebo (2) produkty, ktoré poskytujú zdieľanie a aktualizáciu dokumentov v reálnom čase medzi viacerými používateľmi. V obrovskej miere používam a považujem ich za neoceniteľné v "Virtuálnej kancelárii"
zmena
Každá generácia vstupujúca na pracovisko prináša rôzne zručnosti a predsudky. Prvá skutočná softvérová spoločnosť, v ktorej som pracovala, mal domáci systém mainframe e-mailu. Finančný riaditeľ bude mať svojho administratívneho asistenta vytlačiť kópie svojich e-mailov. On by ruku písal odpovede, a ona musel byť ten, ktorý má kľúč k svojej správe a pošle odpoveď e-mail.
Ako to znie takto absurdné, za desať rokov alebo viac, myšlienka, že sme držali softvérové aplikácie a súbory v našom lokálnom počítači, bude znieť tak smiešne.
Medzitým potrebujeme hybridné riešenie, ktoré by vyhovovalo našim pracovným návykom. Urýchlite využitie cloudu pre aplikácie a dáta, ale dajte ľuďom možnosť pracovať zo svojich pracovných miest.
Uľahčením a pohodlnejšou prácou online bude tradičná pracovná plocha tak funkčná ako vaše mandle - stále tam, ale nie je potrebné.
* * * * *
O autorovi: George Langan je generálnym riaditeľom spoločnosti eXpresso Corporation, čo je spoločná softvérová služba. George prináša rozsiahle skúsenosti s prevádzkou softvérových podnikov. Jeho blog sa nachádza na adrese:
17 Komentárov ▼
