Kancelárske úlohy, ako napríklad písanie, archivovanie a telefonovanie s kancelárskymi telefónmi, boli kedysi odsunuté do tajomníkov, výkonných asistentov a administratívnych zamestnancov. Ale s viacerými pracovnými miestami, ktoré vyžadujú technologické zručnosti, nie je neobvyklé očakávanie, že profesionáli (vrátane právnikov, lekárov, učiteľov atď.) Budú využívať knižné zručnosti na plnenie svojich každodenných úloh. Keďže mnoho pracovníkov používa počítače, administratívne práce sa stali nevyhnutnou súčasťou prakticky každej práce a povolania. Sprostredkovateľ GoodTemps Carissa Doshi hovorí o tom, prečo sú tieto šesť administratívnych zručností dôležité pre kancelárskych pracovníkov: písanie, archivovanie, zadávanie dát, používanie telefónu a znalosti v aplikáciách Microsoft Word a Excel.
$config[code] not foundTypické zručnosti v kancelárii
Bez ohľadu na to, či požiadate o výkonného asistenta alebo zamestnanca, mali by ste mať niektoré administratívne zručnosti. V závislosti od vašej úlohy nemusíte tieto zručnosti odvolávať ako na prísne klerikálne - opísať ich ako kancelárske zručnosti môžu byť presnejšie.Napríklad administratívny asistent prirodzene strávi väčšinu svojich pracovných dní pri vykonávaní administratívnych úloh. To znamená, že právnici, zdravotné sestry a ďalší odborníci sa tiež spoliehajú na ich typizáciu a súvisiace technologické zručnosti pri príprave písomných informácií o klientovi, pri zostavovaní návštev z medicínskych kancelárií, pri písaní právnych poznámok alebo pri prijímaní poznámok o notebooku počas skúšok. Administratívny asistent by sa mohol odvolávať na svoje "administratívne zručnosti" pri opise svojej kvalifikácie, zatiaľ čo personálny advokát by jednoducho mohol používať termín "kancelárske zručnosti", aby vysvetlil, že pozná svoju cestu okolo klávesnice. Dlhujete rozšírené a multifunkčné používanie administratívnych a kancelárskych zručností pre počítače, prenosné počítače, tablety a smartphony.
Zlepšite svoju schopnosť pri písaní, Microsoft Word a Excel
Pochopenie umiestnenia písmen na klávesnici a písmen, na ktorých si odpočívate prsty, je kľúčom (bez slovného spojenia) na rýchle a presné písanie. Pred odoslaním žiadosti o prácu, ktorá žiada o písanie ako požadovanú kvalifikáciu, vykonajte online test na písanie, ako je ten, ktorý sa ponúka na službe LiveChat. Online test písania bude merať vašu rýchlosť (slová za minútu, alebo WPM) a presnosť. Mnoho zamestnávateľov oceňuje presnosť nad rýchlosťou. Napríklad, ak zadáte 100 slov za minútu a vaša presnosť je iba 60 percent, budete tráviť čas opravou vašich chýb. Môžete sa tiež snažiť o napísanie 50 WPM so 100% presnosťou. Existuje množstvo on-line tutoriálov, ktoré vám pomôžu zlepšiť svoje zručnosti pri písaní.
Administratívne zručnosti v súčasnosti sú vo všeobecnosti synonymom schopnosti používať na počítači aplikácie na zvýšenie produktivity - ako napríklad Microsoft Word, Excel a často PowerPoint a Access -. Vaša znalosť aplikácií Microsoft Word, Excel a iných softvérových aplikácií závisí čiastočne od vašich schopností písať. To isté platí pri zadávaní údajov. Pri zostavovaní korešpondencie, správ alebo iných písomných materiálov v rozprávkovom formáte je pravdepodobné, že budete používať program Microsoft Word. Tabuľky, ktoré vytvoríte, vyžadujú zručnosti pri vkladaní údajov a znalosti o programe Microsoft Excel, ktoré vyžadujú presnosť a v niektorých prípadoch i rýchlosť v závislosti od rýchlosti, ktorú musíte vytvoriť. Termín "zadávanie údajov" zvyčajne odkazuje na zručnosti klávesnice (t. J. Písanie), ktoré obsahujú čísla spolu s vašou úrovňou pohodlia s pravou stranou klávesnice, ktorá je podobná 10-klávesovému prídavnému stroji.
Video dňa
Prijaté vám Sapling priniesol vám SaplingTelefónne a kancelárske komunikácie
Tajomníci, administratívni asistenti a recepční sú spravidla povinní odpovedať na kancelárske telefóny, ktoré sa môžu pohybovať od jednej telefónnej linky až po viacriadkový obchodný telefón alebo rozhlasový systém Voice Over Internet Protocol (VOIP).
Bez ohľadu na počet telefónnych liniek, ktoré musíte odpovedať, správna telefónna etiketa je dôležitá oblasť administratívy. Kancelársky pracovník má zvyčajné telefónne povinnosti patrí odpovedať jasným a profesionálnym spôsobom volajúcim, ako aj vedieť, ako správne nasmerovať a presmerovať hovory. Dokonca aj keď nie ste recepčný, mali by ste vedieť, ako správne odpovedať na volajúcich v prípade, že dostanete nesprávne smerovaný hovor. Ak žiadate o neadministratívnu pozíciu, neuvádzajte telefónne znalosti o vašom životopise - jednoducho sa obráťte na svoje písomné a verbálne komunikačné schopnosti, pretože je nepravdepodobné, že vám bude pridelené telefonické povinnosti. Na druhej strane, ak máte záujem o neadministratívnu pozíciu a ste príjemcami zálohy alebo riadite administratívny personál, uveďte svoje znalosti o zložitých telefónnych alebo rozvádzačových systémoch, takže je jasné, že ste oboznámení so zariadením.
Opis vašich duchovných schopností
Ako opisujete svoje administratívne zručnosti a schopnosti, môže závisieť od pozície, pre ktorú žiadate. Ak sa uverejnenie práce výslovne uvádza, že kňazské povinnosti sú súčasťou práce, potom v každom prípade by Váš životopis a žiadosť mali obsahovať časť pre "Klerické zručnosti". V tejto časti uveďte softvérové aplikácie, ktoré ste ovládaní; ak ste pokročilý používateľ, zahrňte ho do svojho popisu. Ak máte v týchto aplikáciách školenie alebo certifikáciu, mohli by ste to uviesť aj v popise vašich zručností alebo v inej časti vášho životopisu o školeniach a certifikáciách. Okrem toho, ak máte značné množstvo rokov skúseností s používaním určitých aplikácií, uveďte ich tiež.
Napríklad váš životopis môže uvádzať: "Microsoft Word - 10 rokov skúseností, vrátane silnej znalosti tvorby komplexných správ, tvorby korešpondencie a využitia funkcie zlúčenia pošty pre efektívne spracovanie hromadnej pošty Microsoft Excel - 8 rokov skúseností, vrátane 3 rokov pomocou funkcií, ako je napríklad vytváranie multireferenčných vzorcov, kontingenčných tabuliek a VLOOKUP. "
Ak sa uchádzate o prácu, kde nie ste súčasťou administratívneho tímu, alebo ak nepožadujete administratívnu prácu, zvážte opisovanie vašich technologických zručností spôsobom, ktorý sa nezdá byť účtovným hľadaním sekretárky pozície. Ak je napríklad uverejnenie práce pre účtovníka so znalosťami softvérových aplikácií a aplikácií na zvýšenie produktivity, neuvádzajte v knihe "Kancelárske zručnosti". Zahrňte stručný opis vašej odbornosti s konkrétnymi aplikáciami, ako sú napríklad Microsoft Excel, Access a PowerPoint - často to sú aplikácie, ktoré musia zamestnanci v profesionálnych rolách používať pohodlne. Opäť platí, že ak ste pokročilí používatelia programu Excel alebo ste absolvovali školenie alebo certifikáciu v aplikácii, ktorú účtovníci používajú, zahrňte ich do svojho životopisu. Môžete použiť záhlavie "Produktivita Aplikácie" alebo niečo podobné, aby nevyzeralo, že by ste sa viac sústredili na administratívne aspekty práce, ktorú chcete, a nie na kvalifikácie, ktoré prinášate na stôl pre vyššiu pozíciu,
Administratívna pomocná práca vyžadujúca administratívne zručnosti
Úlohy administratívneho asistenta vyžadujú knižné zručnosti, aj keď sa uverejnenie práce nemusí konkrétne uvádzať: "Tu sú administratívne zručnosti, ktoré musíte v tejto úlohe fungovať." Vymenované povinnosti sú príkladom úloh, ktoré vyžadujú administratívne zručnosti. Tu je ukážka pracovnej pozície pre pozíciu administratívneho asistenta, ktorá vyžaduje administratívne a kancelárske zručnosti:
Inštitút verejného zdravotníctva ABC sa usiluje o administratívneho asistenta, aby podporil manažéra laboratória verejného zdravia a pomohol s každodennou prevádzkou laboratórií verejného zdravia. Tento výkonný administratívny asistent bude umiestnený v siedmom poschodí ústavu, aby pozdravil návštevníkov, študentov, fakulty a zamestnancov. Okrem poskytovania najvyššej úrovne zákazníckej služby bude táto osoba poskytovať všeobecnú kanceláriu pre laboratórne fakulty a pracovníkov, pričom bude pomáhať manažérovi laboratória verejného zdravia a výkonnému riaditeľovi ústavu verejného zdravotníctva s rôznymi administratívnymi činnosťami a súvisiacimi úlohami.
Výkonný administratívny asistent bude: Vitajte, orientovať a odkázať návštevníkov; priame telefonické hovory, prijímať správy a odpovedať na otázky týkajúce sa inštitútu verejného zdravia a laboratórií verejného zdravia; pomáha pri objednávaní, prijímaní, skladovaní a distribúcii kancelárskych, laboratórnych a učebných potrieb; pomáhať s ďalšími súvisiacimi administratívnymi povinnosťami, ako je fotokopírovanie, faxovanie a podávanie podľa potreby; monitorovať a obnovovať kancelárske potreby denne vrátane dodávok papiera a tonera pre kopírky a tlačiarne; pravidelne monitorovať konferenčné miestnosti s cieľom zabezpečiť, aby boli dostatočne zásobené kancelárskymi potrebami a prezentačnými materiálmi; udržiavať čistotu a bezpečnosť pracovného prostredia v apartmáne centrálnej kancelárie a ďalších verejných priestoroch v celom siedmom poschodí; dodržiavať bezpečnostné postupy pre zamestnancov a vyžadovať dodržiavanie bezpečnostných postupov pre návštevníkov v priestoroch kancelárie; zadávať objednávky s využitím interprofesionálneho nákupného procesu a udržiavať účtovanie objednávok a využitia dodávok v siedmom poschodí; rezervovať siedme poschodie konferenčné miestnosti pre Inštitút verejného zdravia; slúži ako hlavný kontaktný bod pre laboratóriu a zamestnancov; predložiť žiadosti o údržbu kancelárskych zariadení a vybavenia; koordinovať vyzdvihnutie a doručenie služieb cez noc a expresných zásielok (napr. FedEx, UPS); a slúžia ako primárne kontaktné miesto pre fakulty, návštevníkov a študentov.
Zamestnanci účtovní (neadministratívni) pracovníci vyžadujúci administratívne zručnosti
Rovnako existujú aj iné pozície, ktoré nie sú úlohami administratívneho asistenta, ale vyžadujú si podobné administratívne zručnosti, ako napríklad účtovný personál. Táto vzorová práca pre účtovníka má niekoľko povinností, ktoré vyžadujú administratívne zručnosti. Nie sú však výslovne uvedené ako administratívne alebo kancelárske zručnosti. Napríklad:
Účtovný personál spoločnosti XYZ Industries bude zodpovedný za prípravu účtovných zápisov, mesačného a koncoročného uzávierky, zúčtovania bánk, udržiavania fixných aktív a zosúladenia hlavnej knihy. Okrem toho sa budete podieľať na dodržiavaní noriem, preskúmania harmonogramu procesov oznamovania a spolupracovať s našimi externými audítormi na štvrťročných kontrolách a ročných auditoch. Hlavné zodpovednosti - pripraviť zápisy v účtoch a zúčtovanie účtov vrátane, ale nie výlučne, hotovosti, predplatených výdavkov a miezd; konanie mesačného zatvárania, zápisy v denníkoch, bez dozoru; vedenie účtovnej knihy o fixných aktívach, znehodnotenie a zosúladenie; analyzovať výkazy ziskov a strát a súvahy a informovať manažment o zisteniach; podieľať sa na iniciatívach celého oddelenia; pomáhajú v koncových mesiacoch, štvrťročných a koncoročných procesoch uzávierky vrátane prípravy mesačného finančného uzavretého pracovného zoznamu; implementovať, udržiavať a dodržiavať vnútorné kontroly v rámci SOX a účtovné postupy zabezpečujúce súlad s GAAP; podávať správu o finančných údajoch a poskytovať im užitočný a zrozumiteľný spôsob; riadiť kapitálový lízing a mesačné splátkové kalendáre.
Požiadavky na prácu zahŕňajú: osvedčené analytické zručnosti, ako je identifikácia problémov, zhromažďovanie relevantných údajov, vyvodenie správnych záverov a odporúčanie na zlepšenie a nápravné opatrenia; skúsenosti s fakturáciou a oboznámenie sa so zmierením účtov; počiatočná účtovná závierka, ako aj znalosť Microsoft Excel; základné znalosti v účtovných závierkach a skúsenostiach s účtami; organizačné, písomné a slovné komunikačné schopnosti; a schopnosť pracovať v tabuľkách a databázach; odhodlanie a potrebné zručnosti na splnenie kritických obchodných termínov.
Nikdy nepodceňujte relevanciu administratívnych skúseností
Či už žiadate o administratívneho asistenta alebo právneho zástupcu, nepodceňujte dôležitosť administratívnych zručností alebo administratívnych skúseností. Znalosť vašej cesty okolo kancelárskych a kancelárskych zručností je užitočnou kvalifikáciou v akejkoľvek práci. Vaša znalosť kancelárskych procesov a ich riadenie je samozrejme nevyhnutná v administratívnej úlohe. Ak žiadate o úlohu, od ktorej sa očakáva, že bude dohliadať na administratívnych pracovníkov, potrebujete manažérske zručnosti, ale pochopenie dôležitosti kancelárskych zručností je tiež cenné, pretože to znamená, že môžete koordinovať pracovné zaťaženia a riadiť pracovné očakávania ostatných, ktorí vás oznamujú, Navyše v neadministratívnej alebo nelerikálnej úlohe, mať kancelárske zručnosti tiež naznačuje, že ste schopní vstúpiť do funkcie člena tímu, keď nie je k dispozícii administratívny asistent alebo sekretár alebo pracujete na iných prioritách.
