Povinnosti správcu sa líšia medzi odvetviami; niektoré povinnosti sú však podobné. K hlavnej úlohe správcu kancelárie prispieva k celkovej organizácii kancelárie. Administrátori podporujú svojich manažérov v asistentskej funkcii a pokrývajú každodenné úlohy, čo im umožňuje sústrediť sa na kritickejšie povinnosti spoločnosti.
dodávky
Správca zabezpečuje hladké fungovanie kancelárie, najmä pre výkonné orgány, na ktoré priamo hlásia. Ako správca budete mať na starosti niektoré úlohy v domácnostiach, ako napríklad zabezpečenie plného zásobovania kancelárskych potrieb. Na to, ako je objednaný papier, atramentová kazeta a perá, môže byť súčasťou vašej zodpovednosti. Okrem dodávok môžete tiež slúžiť ako "go-fer" a byť zodpovedný za záležitosti, ktoré nesúvisia s vašou prácou. V niektorých odvetviach vás môže požiadať o vykonanie osobných záležitostí týkajúcich sa vášho šéfa.
$config[code] not foundplánovanie
Vedúci pracovníci sú často zaplaveni stretnutiami, ktoré sa môžu zúčastniť. Ako správca bude jednou z vašich úloh usporiadať plán vášho šéfa. Budete koordinovať schôdzky pre svojho šéfa a uistiť sa, že nie sú žiadne dvojité rezervované stretnutia.Akonáhle je naplánované stretnutie, budete tiež zodpovední za zavolanie druhej strany a potvrdenie, že sú schopní stretnúť sa. Ak váš šéf musí cestovať do práce, môže byť tiež zodpovedný za rezerváciu svojich cestovných dojednaní.
Video dňa
Prijaté vám Sapling priniesol vám Saplingkomunikácia
Keďže vedúci pracovníci sú kľúčovými členmi spoločnosti, veľa prichádzajúcich hovorov bude smerovať k nim. Administrátori budú mať na starosti prezeranie telefónnych hovorov a uisťovanie, že iba ľudia, ktorí skutočne potrebujú hovoriť s výkonným riaditeľom, sú oprávnení tak urobiť. Okrem telefonických povinností môžu byť administrátori požiadaní, aby si prečítali a odpovedali na niektoré všeobecné e-maily, ktoré dostane výkonný pracovník. Komunikačné úlohy, ktoré administrátor spravuje, uľahčujú výkon manažéra.
Produktivita a poradie
Správca by mal vždy premýšľať o spôsoboch, ako efektívnejšie urobiť kanceláriu. To by mohlo znamenať vytvorenie nového spôsobu, ako reagovať na e-maily, nájsť lacnejšie alternatívy, ktoré udržiavajú náklady na kanceláriu nižšie alebo dokonca prichádzajú s tabuľkou sedadiel, ktorá obmedzuje rozptýlenie zamestnancov. Ak sa vyskytnú nejaké problémy, ktoré môžu obmedziť kancelársku produktivitu, administrátor musí podniknúť kroky k náprave problému. Napríklad, ak má tlačiareň alebo počítač problémy, administrátor by zavolal technika, aby vyriešil problém.
