Povedzte nám, či to znie dobre. Všetci potrebujete, aby ste sa zúčastnili veľkého stretnutia alebo sa zapojili do konferenčného hovoru, čo znamená, že každý bude na niekoľko hodín od svojho pracoviska. Stretnutie je dôležité, ale aj práca, ktorú stretnutie preruší.
Existujú spôsoby, ako môžete riešiť obe potreby v práci. Nižšie sú uvedené tipy, ako usporiadať stretnutia a zároveň udržať výrobu na trati, zlepšením efektívnosti, automatizácie a používaním technológie.
$config[code] not foundefektívnosť
- Skontrolujte svoje interné procesy. Môžete mať nejaké úlohy, ktoré sú súčasťou vašej každodennej rutiny, ktoré môžete urobiť bez. Akonáhle viete, čo sú, môžete oddeliť dôležité úlohy od tých, ktoré už nie sú potrebné.
- Delegát. Nezabudnite komunikovať so svojím tímom o tom, čo môžu urobiť, aby ste pomohli zefektívniť projekty. Vedzte, čo môžete urobiť sami a čo bude vyžadovať posilnenie.
- Urobte prestávky. Môže to znieť protirečivé, ale niekedy musíte prestať pracovať, aby ste mohli pokračovať v práci. Ako hovorí Forbes: "Keď sedí, enzým lipoproteín lipáza (LPL), zodpovedný za rozpad tuku v krvi a jeho premenu na energiu, výrazne klesá a spôsobuje tukové bunky. Stručne povedané, nedostatok pohybu sa rovná poklesu energie. "
- Naplánujte svoj deň okolo obeda. Mnohí z nás sú ráno ostrejší, takže využite čas na prácu, ktorá si vyžaduje hlbokú analýzu a myšlienku. Napíšte správy a čísla krízy hneď, ako si sadnete. Po obede, keď ste naplnili zásoby, zamerať sa na veci, ktoré vyžadujú interakciu a zdieľanie nápadov, ako sú stretnutia a konferenčné hovory.
- Vytvoriť zoznam. Dajte všetko, čo potrebujete, v poradí podľa priority a čas, ktorý bude trvať. Pri kontrole každej úlohy môžete zistiť, ktoré časové časy sú najproduktívnejšie.
automatizácia
- Automatizujte úlohy sociálnych médií. Hootsuite je pravdepodobne najznámejšia, ale existuje mnoho ďalších aplikácií a nástrojov pre sociálne médiá. Napríklad vyrovnávacia pamäť vám umožňuje naplánovať príspevky podľa konkrétneho vzoru. Takže ak ste chceli povedať, po pracovných dňoch o 10:00 hod., Buffer vám môže pomôcť. Ďalšia platforma, Dlvr.it, vám umožňuje synchronizovať vaše stránky s Facebookom, Twitterom a LinkedIn.
- Vytvorte šablóny pre bežne používané dokumenty. Povedzme, že každý týždeň zasielate rovnaký typ faktúry alebo listu. Môžete ušetriť čas vytvorením šablóny a potom stačí vyplniť príslušné mená, dátumy a čísla.
- Používajte online kalendáre v službe Cloud a zdieľajte ich. Zasadnutie v zasadnutiach môže trvať dlhšie, ale aj naplánovať stretnutia. Tým, že umožníte svojim kolegom a vašim klientom vedieť, čo budete robiť, a keď to budete robiť, môžete ušetriť veľa tam a späť e-maily a hovory.
- Automatizujte sledovanie zákazníkov a podobné úlohy. Po preštudovaní interných procesov môžete zistiť, že existuje niekoľko opakujúcich sa plytvaných úloh, ktoré môžete automatizovať za 30 minút alebo menej.
- Vytvárajte "konzervované" e-mailové odpovede pre e-maily, ktoré vyžadujú rovnakú odpoveď. Týmto spôsobom nemusíte zadávať rovnaký e-mail vždy, keď budete reagovať. Alebo ešte lepšie, ak sa opýta na rovnakú otázku znova a znova, vytvorte stránku s často kladenými otázkami alebo dokument a zverejnite ju online alebo ju poskytnite svojim kolegom, takže odpovede sú v prevádzke a požiadavky na komunikáciu sú obmedzené.
technológie
- Umiestnite kontrolné zoznamy do cloudu, aby ste ich mohli vziať so sebou a zdieľať ich, Zabudli ste im možnosť zdieľať ich alebo ich nechať súkromné a dokonca vám umožní pridávať animované gify. A Checkli má mnoho rovnakých funkcií a umožňuje vám vytvárať verzie PDF zoznamov.
- Zoznámte sa s makrami (aka skratky). Programy ako Microsoft Word majú makrá ako vstavanú funkciu, ktorá umožňuje používateľom vykonávať rutinné úlohy automaticky. Je ľahké ich vytvárať a upravovať. Niektoré sú dosť ľahké (ovládanie i pre kurzíva). Akonáhle budete mať na nich rukoväť, ušetríte čas, keď píšete. Ak chcete získať viac informácií o vytváraní makier pre program Microsoft Word, navštívte stránku podpory balíka Microsoft Office. A v duchu tohto diela uložte tieto informácie ako dokument a zdieľajte ich so svojimi kolegami a zamestnancami, aby ste im pomohli zefektívniť ich potreby.
- Ak sa chcete dozvedieť, ako vytvárať šablóny v aplikáciách Word, Excel alebo Powerpoint, najlepšie je zistiť, čo Office má povedať. Tiež tento článok je užitočný, pretože sa zameriava na tímovú spoluprácu.
- Použite účtovný softvér na zjednodušenie úloh fakturácie a fakturácie. Nie je potrebné manuálne vytvárať faktúry pre klientov, ktorí sú za rovnakú službu fakturovaní rovnakou sumou každý mesiac.
- Používajte etikety, priečinky a značky vo svojej e-mailovej schránke. Pomáha to zoradiť a usporiadať položky a čo je dôležitejšie, pomáha pri rýchlom vyhľadávaní správ.
Dôležité sa na vašich stretnutiach stávajú a nie je dobrý nápad ísť do nich obávať sa toho, čo vám chýba. Nasledujúc niekoľko z týchto tipov, ako usporiadať schôdzky, budete môcť obmedziť niektoré menšie úlohy v kancelárii, aby ste sa mohli sústrediť na väčšie kancelárie.
Usporiadanie obrázkov pomocou aplikácie Shutterstock
Viac v: Sponzorované 2 komentáre ▼
