Manažéri a vedúci pracovníci môžu pri vykonávaní svojich pracovných úloh vyžadovať pomoc, napríklad pri zriaďovaní obchodných stretnutí. Vysoký výkonný asistent poskytuje administratívnu podporu týmto profesionálom. Podľa príručky k diplomu vzdelávacie požiadavky na túto pozíciu môžu zahŕňať aj titul spolupracovníka. Ďalšie požiadavky môžu zahŕňať výskumné schopnosti, zručnosti počítačového softvéru a medziľudské schopnosti.
$config[code] not foundAdministratívne povinnosti
Pracovní asistenti na vysokej úrovni vykonávajú bežné úradné povinnosti pri práci v menších kanceláriách. Patrí medzi ne telefonické hovory, vyhľadávanie nápadov na darčeky a prijatie dodávkových balíkov. Vo väčšej kancelárii môžu výkonní asistenti na vysokej úrovni vykonávať dohľad nad pracovníkmi, ktorí vykonávajú tieto úlohy, napríklad recepčné.
Správa finančných záznamov
Správa finančných záznamov zahŕňa aktualizáciu výdavkových účtov, kontrolu účtov podnikových úverov a spracovanie žiadostí o platbu. Asistent je zodpovedný za uchovávanie týchto finančných dokumentov na bezpečnom mieste. Pri vykonávaní tejto práce majú výkonní asistenti prístup k citlivým osobným informáciám, ako sú čísla sociálneho poistenia, a pri spracúvaní finančných záznamov vidia osobné informácie. Diskrétnosť je nevyhnutná.
Video dňa
Prijaté vám Sapling priniesol vám SaplingZastúpenie na stretnutiach
Keď sa manažéri, riaditelia alebo vedúci oddelení nemôžu zúčastniť na stretnutí, výkonný asistent na vysokej úrovni môže zastupovať výkonného riaditeľa. Na týchto stretnutiach sa môžu zaoberať dodávateľmi, predajcami alebo inými vedúcimi pracovníkmi. Výkonný asistent musí zastupovať spoločnosť profesionálnym spôsobom. Niektorí asistenti potrebujú vyriešiť spory a informovať vedúceho, keď problém nie je vyriešený rýchlo.
Cestovné poriadky
Asistent sa stará o manažérov a manažérov. Zahŕňa to telefonické rezervácie hotelových stôl a rezervácie autopožičovne. Niektorí vedúci pracovníci majú špeciálne požiadavky, napríklad dietetické potreby, a asistent musí sledovať ich. Výkonný asistent na vysokej úrovni potvrdzuje cestovné plány a informuje výkonného riaditeľa.
Kontrola dokumentov
Kancelárske papiere vyžadujú kontrolu, aktualizáciu a podanie. Vytváranie dokumentácie môže obsahovať poznámky, formuláre a firemné faktúry. Niektoré z týchto dokumentov vyžadujú manažérske podpisy predtým, než ich asistent môže podať. Výkonní asistenti na vysokej úrovni absolvujú školenia o tom, ako sa s rôznymi dokumentmi zaobchádza. Dokumenty sú uložené v skrinkách alebo prenesené do počítača.
