Čo si myslíte: Podhodnocujeme dôležitosť e-mailu? Možno preto, že sa stratí v nevyžiadanej pošte, alebo kvôli alternatívnym kanálom v službe twitter, LinkedIn a Facebook? Chytrý človek mi nedávno pripomenul, že e-mail je chrbticou sociálnych médií.
A v nedávnom príspevku o obchodnej etikete v americkom expresnom fóre OPEN, odborník na malý podnik Steve Strauss napísal:
"Email je teraz dominantnou formou obchodnej komunikácie a mal by sa s ním zaobchádzať ako taký. Niektoré jednotné pravidlá pomáhajú všetkým zostať na ceste. "
$config[code] not found
Hovorím, že aj s "e" pred ním je to stále pošta. Je to vaša obchodná komunikácia. Nie je to len predaj. A naše ponorené do rýchle a bezstarostnej textovej komunikácie neznamená, že by sme nemali venovať pozornosť našim vlastným e-mailom. A ak to urobíte - a tvárou v tvár, vy ste - urobte to správne. Myslím, že môj zoznam tu nie je nič, čo už všetci nevieme, ale možno budeme potrebovať pripomienky. Dúfam, že to pomôže:
1. Udržujte ho krátky, Všetci sme zaneprázdnení. Väčšina z nás skimming naše e-maily, hľadanie kľúčových bodov, a snaží sa dostať dovnútra a von z nich rýchlo. Nikdy som nenapísal nič, čo by nebolo užitočné, ak by bol rozrezaný na polovicu svojej dĺžky.
2. Vytvorte prehľad predmetu, Zdá sa to zrejmé, ale skenujte si vlastné e-maily a nájdete, že väčšina predmetov je v najlepšom prípade náhodná. Máme vlákna, ktoré rastú ako snehové gule spojené s predmetom prvej správy, téma, ktorá sa už dlho zmenila. Prišli sme na témy, ako sú titulky, snažia sa nás klamnúť a čítať ďalej. Neznie ako spammer. Opíšte svoju správu v riadku predmetu.
3. Začnite a skončte s "vy". Toto je jeden zo základov písania obchodného listu: adresa vášho vlastného záujmu čitateľa. Začnite svoj prvý odsek slovom "Vy" a uveďte niečo ako "spýtali ste ma …" alebo "ste chceli …" alebo "ste spomenuli" alebo "potrebujete". čitateľ sa dostane z toho, čo si želáte.
4. Na jednu správu sa zobrazí iba jedna téma, Vaše skutočné výsledky e-mailov vám pomôžu vyriešiť problém, keď narazíte na e-maily do jednej správy pre každú tému. Tieto ďalšie správy, ktoré by ste chceli zahrnúť, sa pravdepodobne stratia. Prerušte správy.
5. Použite vhodný tón, Buďte opatrní a buďte správne s tónom. Sarkasmus, paródia a ironia sa ťažko dajú do studeného čierneho a bieleho textu. Tóny sú veľmi ľahko nepochopené. Nikdy nepíšte e-mail, ktorý by sa mohol nesprávne interpretovať a odovzdať niekomu z kontextu. Nikdy nezapíšete e-mail, ktorý by bol trapný, ak by bol citovaný.
6. Neposielajte ďalšie kópie. Je to správa, nie archív alebo trezor. Všetci sme nenávidia tie kryty - vaše zadné extra kópie zasahujúce cez e-mail komukoľvek, kto by mohol nejako nejako obviňovať, že ste niečo poslali alebo s ktorou ste niečo zaobchádzali, alebo ste ho nasledovali. Pošlite svoj e-mail ľuďom, ktorým je určený, a nikomu inému.
7. Rešpektujte pravopis a gramatiku, Najmenej použite kontrolu pravopisu, ale rozpoznáte, ako to robíte, že kontroly pravopisu nezachytia veľa ostrých chýb. Použitie "tam" pre "ich", napríklad, alebo veľmi bežný zmätok apostrofov a množného čísla, akoby každý pluralitný výraz potreboval apostrof. Vyskúšajte toto vyhľadávanie Google alebo môj osobný obľúbený, 10 bežných chybných hlásení na oatmeal.com. Tieto chyby sa týkajú vašej komunikácie, čo veľký kus špenátu zachytený vo vašich zuboch robí váš úsmev.
8. Pamätajte, že nie je súkromná, Váš firemný e-mail patrí spoločnosti a váš osobný e-mail sa môže dostať k súdu. Ľudia, ktorí chcú a vedia, ako môžu v e-maile spať. Nikdy nepíšte do e-mailu nič, čo je pre vás alebo vášho príjemcu nepríjemné, nevhodné, fanatizované, nezákonné alebo hlúpe.
9. E-mail nie je pre argumenty, Rozzlobené slová nie sú biologicky odbúrateľné. V e-mailu nikdy nepodporujte. Choďte po chodbe alebo sa spojte s telefónom. Naučil som sa to sami, a to ťažko, keď som si myslel, že môj brilantný spôsob používania anglického jazyka by mohol niečo urobiť lepšie ako som mohol so staromódnym rozhovorom. Nikdy to nie je. E-mail takmer nikdy nezíska bod alebo zastaví argument. Takmer vždy to zhoršuje, nie lepšie.
10. Uvedomte si tieto vlákna, Väčšina nášho e-mailového softvéru vytvára dlhé e-maily, ako sú deti, ktoré vytvárajú snehové gule, ktoré sa pohybujú z kopca. Každý nový e-mail sa zhromažďuje nižšie v záhlaví. Je tam niekto, kto si aspoň raz neuvědomil, že je neskoro, že ste omylom zaslali e-mailom dlhý závit, ktorý obsahoval príliš veľa informácií alebo nejaký trapný komentár k niekomu na ceste. Neznášaj to, keď sa to stane? A navyše, okrem tohto problému, existuje len prostý glut neužitočných informácií, pretože každý nový e-mail vo vlákne obsahuje všetky predchádzajúce e-maily. Premýšľajte o tom, koľko kalov posielame cez potrubie. Potrebuje každý každý pripomenúť všetko, čo bolo povedané vo všetkých súvisiacich e-mailoch?
