Exekutívna sekretárka môže urobiť alebo zlomiť vrcholový manažér, ktorý na ňom závisí. Jej schopnosť riadiť pracovnú záťaž a dosiahnuť ciele je dôležitá nielen pre denné funkcie v kancelárii, ale aj pre výkonnosť organizácie. Je to náročná úloha, ktorá vyžaduje vzdelanie, skúsenosti a zručnosti.
Veľké zaťaženie
Riadenie pracovnej záťaže môže byť jednou z najväčších problémov, s ktorými sa stretnete ako výkonný tajomník, najmä ak podporujete viacerých výkonných pracovníkov. Konfliktné priority medzi vedúcimi pracovníkmi môžu spôsobiť, že sa cítite roztrieštené, najmä keď dôjde k zmenám v poslednom čase. Štatistická štatistika práce USA uvádza, že organizačné zručnosti sú jednou z najlepších štyroch kvalít potrebných výkonnými tajomníkmi. Vaša schopnosť zabezpečiť, aby správy, súbory a ďalšie údaje boli správne podané, ľahko dostupné a zabezpečené, uľahčuje prácu vašich nadriadených.
$config[code] not foundProblémy s ľuďmi
Žiadny výkonný tajomník nepracuje vo vákuu. Ste osoba, ktorej sú s najväčšou pravdepodobnosťou prísť ďalší správcovia, zamestnanci, predajcovia, zákazníci, členovia správnej rady a návštevníci, keď niečo potrebujú. V niektorých prípadoch musíte zaobchádzať s ľuďmi, ktorí sú obtiažní, alebo s tými, ktorí vás považujú za podriadených, ktorým môžu vyrážať. Výkonný tajomník musí byť schopný posúdiť ťažké situácie, potom komunikovať asertívne a jasne - pri zachovaní dôvernosti a dobrých pracovných vzťahov.
Video dňa
Prijaté vám Sapling priniesol vám SaplingČas, čas, čas
Časové riadenie je ďalšou veľkou výzvou pre výkonného tajomníka. Zvyčajne spravujete nielen vlastný čas, ale pracovné plány tých, ktorých podporujete. Časté prerušenia sa často vyskytujú z rôznych dôvodov. Môžete byť zodpovedný za koordináciu stretnutí, uskutočňovanie stretnutí, zaistenie cesty a plánovanie ďalších aktivít. Výkonní tajomníci niekedy zápasia s rovnováhou medzi pracovným a súkromným životom. Mnohí vedúci pracovníci pracujú dlhé hodiny - a môžu očakávať, že ich výkonný tajomník urobí to isté. Navyše, môžete sa snažiť nájsť čas na komunikáciu s vašimi šéfmi počas ich zaneprázdnených rozvrhov.
Dohľad a riadenie projektov
Dodatočné povinnosti môžu byť zložité a časovo náročné, ale výkonná tajomníčka ich musí vykonať okrem svojej ďalšej práce. Výkonný tajomník môže byť aj školiteľom a má zodpovednosť za riadenie. Vo veľkej kancelárii môžete mať jedného alebo viacerých mladých sekretárov, ktorí vás oznamujú. Musíte priradiť a sledovať ich prácu, poskytnúť školenie a kompletné hodnotenie výkonnosti. Niektorí výkonní tajomníci majú svoje vlastné veľké projekty. Môžu byť pridelení na vykonávanie výskumu veľkého projektu, zhromažďovanie štatistických informácií a spravovanie databáz, spúšťanie správ o stretnutiach alebo vypracovanie rozpočtov.
Príprava, Plat a Outlook
Ak chceme splniť tieto výzvy, výkonný tajomník obvykle potrebuje asociovaný titul alebo niektorú vysokú školu a niekoľko rokov skúseností súvisiacich s prácou, podľa BLS. V niektorých organizáciách môže byť potrebný bakalársky titul. Väčšina výkonných tajomníkov potrebuje značné znalosti o konkrétnom podniku alebo odvetví, v ktorom pracuje. Je k dispozícii certifikácia a môže to znamenať znalosti a kompetencie. Stredná mzda pre toto povolanie bola 35.330 dolárov ročne v roku 2012 a BLS plánuje priemerný rast pracovných miest o 12% od roku 2012 do roku 2022.
