Funkcie tajomníka môžu zahŕňať rôzne administratívne povinnosti, ako napríklad telefonovanie, písanie, podávanie, otvorenie pošty a získavanie kávy. Tajomník, ktorý slúži ako asistent manažéra, má podobné funkcie. Tento druh tajomníka sa však priamo podáva manažérovi (na rozdiel od všetkých ostatných v spoločnosti) a pomáha manažérovi rôznymi spôsobmi, ako uľahčiť prácu a udržiavať kanceláriu organizovanú.
$config[code] not foundKomunikačné funkcie
Ako sekretárka manažéra budete často prvou kontaktnou osobou pre tých, ktorí sa snažia osloviť vášho šéfa vo vnútri i mimo spoločnosti. Na rozdiel od recepčného alebo generálneho sekretára, ktorý odpovedá na telefón pre všetkých zamestnancov, môžete odpovedať na prichádzajúce hovory iba pre svojho manažéra. Budete musieť zobraziť hovory, aby ste zistili, či môžete volajúcemu pomôcť, alebo či je váš šéf k dispozícii na uskutočnenie hovoru. Pomoc manažérovi zahŕňa pozdrav návštevníkov, ktorí prichádzajú do kancelárie vášho manažéra a riadia ich podľa pokynov vášho manažéra. Funkcie tajomníka pre vášho manažéra môžu zahŕňať aj spojenie s inými odborníkmi v jej mene prostredníctvom písomnej korešpondencie, telefonovania a odosielania e-mailov.
Funkcie organizácie
Manažéri očakávajú, že ich sekretárky budú organizované. Budete zodpovední za to, aby sa kancelárske súbory uchovávali v poriadku a všetky dôverné dokumenty boli umiestnené v bezpečnej oblasti. Možno budete musieť zoradiť cez prichádzajúcu poštu, aby ste určili, čo je dané vášmu manažérovi, podané alebo zlikvidované. Pomoc manažérovi často zahŕňa udržiavanie svojho plánu. Očakáva, že budete sledovať jeho schôdzky, naplánovať schôdzky a urobiť ich v prípade potreby. Ďalšie funkcie môžu zahŕňať nastavenie konferenčných hovorov a účasť na stretnutiach, ako aj poskytovanie agendy a preberanie minút.
Video dňa
Prijaté vám Sapling priniesol vám SaplingManažérske funkcie
Aj napriek tomu, že ste tajomníkom riaditeľa, niektoré z vašich povinností môžu zahŕňať manažment. Pomoc manažérovi môže niekedy znamenať, že ste ako manažér ste sám. Váš šéf vám môže dať úlohu dohliadať na určité projekty, ako je správa databázy alebo vytváranie a aktualizácia prehľadov. Ak sú v kancelárii iní úradníci, môžete byť zodpovední za ich riadenie a postúpenie ich každodenných úloh. Môžu sa nahlásiť priamo vám namiesto vášho manažéra a môžete im slúžiť ako ich najbližší nadriadený. Mohli by ste byť vyzvaní, aby ste vyškolili ostatných zamestnancov a dokonca inštruovali svojho nadriadeného v takých záležitostiach, ako je výučba, ako obsluhovať kancelárske stroje alebo využívať softvérové balíky.
