Krytový list pri odosielaní dokumentu faxom alebo faxom je rovnako dôležitý ako samotný dokument. V úvodnom liste sú dôležité informácie o tom, kto je faxom, koľko stránok by malo byť, a na čo sa vzťahuje dokument alebo na čo sa má použiť.
Vyplňte všetky informácie v hornej časti krycieho listu so šablónou otvorenou alebo na papierovej forme. Ak máte meno osoby, ktorej faxujete, použite ju. V opačnom prípade použite oddelenie alebo názov firmy. Nezabudnite uviesť faxové číslo, ktoré posielate, a telefónne číslo osoby, oddelenia alebo firmy. To pomáha osobe alebo úradníkovi, ktorý dostane fax, aby dostal informácie správnej osobe alebo miestu.
$config[code] not foundVypočítajte všetky stránky, vrátane titulnej strany a vložte číslo do medzery pre počet stránok. To pomáha prijímaču uistiť sa, že nestratili žiadne stránky v prevodovke.
Vložte všetky identifikačné informácie do formulára. Pri práci s týmto typom komunikácie je dôležité, aby prijímač nemal žiadne problémy s identifikáciou vás a odosielanej dokumentácie, ako aj spôsobu, akým by sa informácie mali používať.
Zahrňte predmet faxu. Ak ide o akýkoľvek typ účtu, uveďte číslo účtu na riadku predmetu. Ak ide o projekt alebo program, vložte ho do riadku predmetu. V oblasti poznámok uveďte všetky informácie týkajúce sa diskusií o dokumentoch.
Umiestnite krycí list na všetky ostatné stránky, ktoré sú faxované, aby ste ich najskôr prešli. To umožní príjemcovi vedieť, či dostal všetky dokumenty, keď fax prechádza. Potom fax odošlite tak, ako by ste normálne.
Výstraha
Pred posunom odoslania skontrolujte faxové číslo a ubezpečte sa, že vaše informácie nejde nikomu inému.
