Dni administratívnych asistentov sú plnené viacerými úlohami vrátane plánovania, zasielania e-mailov a riadenia projektov. Navyše je niekedy potrebné vziať správu pre svojho šéfa, keď nie je k dispozícii. Nesprávna, zle písaná správa môže vášmu šéfovi zničiť. Ak ju chcete zapôsobiť, poskytnite podrobnú správu, ktorá zhrnie povahu hovoru a požadovanú odpoveď. Aj keď nie ste administratívny asistent, môžete príležitostne prijímať správy pre šéfa, ktorý nie je k dispozícii.
$config[code] not foundPočas telefonovania
Opýtajte sa volajúceho, ak by chcel zanechať správu. Ak je odpoveď "nie," zaujmite chvíľu na podporu správy. Povedzte mu, že váš šéf bude na stretnutiach celý deň, takže volanie späť nemusí byť tou najlepšou voľbou.
Požiadajte volajúceho, aby poskytol podrobnú správu. Niektorí volajúci odpovedia: "Stačí ju zavolať späť." Bohužiaľ, váš šéf nemusí byť spokojný s takýmto vágnym posolstvom. V takomto prípade odpovedzte na otázku: "Iste, čo jej môžem povedať, že toto sa týka?"
Požiadajte o úplné meno od volajúceho. Prvé mená môžu spôsobiť zmätok vášmu šéfovi. Stačí sa opýtať: "Môžem mať celé meno?" pri snímaní správy.
Požiadajte na telefónne číslo volajúceho. Aj keď sa to môže zdať zrejmé, je ľahké zabudnúť na číslo, keď ste sa sústredili na iné aspekty hovoru. Ak volajúci uprednostňuje kontakt s e-mailom, napíšte to tiež.
Zapíšte si všetky tieto informácie na papier so šrotom, keď položíte otázky. Zapíšte dátum a čas hovoru.
Vysielanie správy
Usporiadajte svoje poznámky na hovor na malom sklone papiera. Každá správa by mala vyplniť len jeden kus papiera. Vyhnite sa napísaniu viacerých správ na každom sklzu.
Zapíšte dátum a čas hovoru, za ktorým nasleduje meno a priezvisko volajúceho v hornej časti papiera. Ak tiež dala jej pozíciu alebo vzťah k vášmu šéfovi, napríklad audítorovi alebo dodávateľovi, napíšte aj tu.
Zhrňte účel výzvy do jednej krátkej vety. Napíšte to pod menom volajúceho. Buďte stručný a špecifický, takže váš šéf sa nemusí diviť, o čo ide.
Napíšte telefónne číslo volajúceho v spodnej časti správy.
Ak hovor bol veľmi dôležitý, napíšte "URGENT" veľkými písmenami v pravom hornom rohu poznámky. Väčšina správ o telefóne nespadá do tejto kategórie. Naliehavé správy sa týkajú mimoriadnych udalostí v rodine alebo obchodných problémov, ktoré by mohli mať značný nepriaznivý vplyv na spoločnosť.
Odovzdať správy šéfovi, akonáhle je k dispozícii. Keď mu odovzdáte každú správu, prečítajte si ju nahlas. Týmto spôsobom nie je žiadna šanca, že bude chýbať dôležitá správa.
Tip
Vedzte, kedy chcete hovoriť. Ak je správa skutočne núdzová, hlavne s rodinou šéfa, prerušte ju a okamžite ju informujte o volajúcom. Niektoré veci v živote sú dôležitejšie ako obchodné stretnutie.
