Ako vlastník malej firmy ste už pozorne sledovali zdroje vašej spoločnosti vrátane kapitálu, zamestnancov a zariadení. Ale čo čas zamestnancov? Čas je ťažké kvantifikovať a sledovať a ako taký mnohí vlastníci malých podnikov mylne zaobchádzajú s časom, akoby to bol neobmedzený zdroj. To však nemohlo byť ďalej od pravdy.
Nedávna štúdia od McKinseyho zistila, že iba 9% manažérov bolo "veľmi spokojných" s tým, ako bol v súčasnosti pridelený čas zamestnancov. Okrem toho takmer polovica vedúcich pracovníkov uviedla, že ich súčasné pridelenie času sa nezhoduje s cieľmi spoločnosti. A priemerný pracovník v kancelárii vám môže povedať, že príliš veľa času na podnikanie sa venuje na triviálne úlohy, ako je napríklad reakcia na e-maily a účasť na stretnutiach, ktoré nie sú podstatné.
$config[code] not foundEfektívne riadenie času je rozhodujúce pre produktivitu a ziskovosť vašej firmy. Tak, ako môžu firmy zlepšiť správu času? Nie je tak jednoduché, ako jednoducho hovoriť zamestnancom, aby využili svoj čas efektívnejšie. Namiesto toho musí vedúci tím vybudovať podnikovú kultúru, ktorá aktívne podporuje efektívny manažment času v celej organizácii.
Kultúra, ktorá efektívne podporuje riadenie času
Ochrana súkromia zamestnancov
Multitasking je hlavným módnym slovom v podnikateľskom svete. Od zamestnancov sa očakáva, že budú schopní efektívne žonglovať viacero úloh naraz. Manažéri preto plnia pracovné hodiny rôznymi projektmi, stretnutiami a firemnými aktivitami.
Štúdie však stále viac dokazujú, že multitasking nie je efektívny. Stanfordskí vedci dokázali, že multitaskeri majú slabé organizačné zručnosti, ľahko rozptýlia a často nemajú záujem.
Ak multitasking nie je kľúčom k efektívnemu riadeniu času, potom čo je?
Odpoveď je tok. Ako definuje autor a psychológ Mihaly Csikszentmihalyi, tok nastáva, keď vstúpite do stavu intenzívneho a bez námahy koncentrácie na úlohu. Často sa to označuje ako "byť v zóne" a zamestnanci sú v tomto stave oveľa produktívnejší ako kedykoľvek inokedy.
Zvýšenie produktivity by zamestnávatelia mali robiť všetko, čo je v ich silách, aby udržali zamestnancov v režime toku. To znamená podporiť firemné prostredie ticha a súkromia. Vždy, keď je to možné, manažéri by sa mali vyhnúť tomu, aby zaťažovali svojich zamestnancov viacerými úlohami alebo ich rušili zbytočnými e-mailmi a telefónnymi hovormi.
Mnohí zamestnanci tiež profitujú z toho, že majú súkromné kancelárie, a nie prácu v hlučných farmách.
Menej, efektívnejšie stretnutia
Jednou z najväčších problémov pre efektívne riadenie času je firemné stretnutie. Priemerná schôdzka zaberá drahocenný čas a prerušuje tok zamestnancov, pričom vytvára veľmi málo v spôsobe zmysluplných výsledkov.
Podľa prieskumu spoločnosti Microsoft sú neefektívne stretnutia medzi špičkovými časovými časmi v priemernom pracovnom týždni. Okrem toho zamestnanci trávia takmer šesť hodín týždenne na stretnutiach a 69% zamestnancov sa domnieva, že tieto stretnutia sú neproduktívne.
Ak chcete lepšie spravovať čas spoločnosti, manažéri by mali naplánovať iba schôdzky, ktoré sú absolútne nevyhnutné. Stretnutia by mali mať konkrétny účel: Rozhodnúť sa alebo vyriešiť problém. Mala by existovať podrobná agenda otázok, ktoré sa majú prerokovať av akom poradí, a čas, ktorý sa im pridelí každému z nich.
Ak je schôdzka určená iba na poskytovanie informácií, zvážte odoslanie e-mailu. Mnohé stretnutia môžu byť tiež voliteľné, takže ak je zamestnanec v takom kritickom režime, môže sa rozhodnúť prerušiť prerušenie.
Sledovanie času
Každý manažér vie, že na to, aby sa podnik mohol posunúť dopredu, musí existovať jasne definovaný súbor cieľov a cieľov pre budúcnosť. Jednoduché stanovenie týchto cieľov nestačí. Príliš často sa vedúci pracovníci a ich zamestnanci dostávajú do každodenných úloh a nikdy nenašli čas na dosiahnutie dlhodobých cieľov. Toto je integrované elektronické sledovanie času.
Efektívne elektronické systémy sledovania času by mali zachytiť náklady, ako aj čas strávený pre každého jednotlivého zamestnanca a projekt a potom integrovať tieto informácie do komplexného pohľadu na časové rozdelenie podniku. Týmto spôsobom môžete určiť, či sa aktuálna alokácia vašej spoločnosti prispôsobí vašim firemným cieľom. Rovnako ako pri každom zdroji, správne pridelenie času zníži množstvo odpadu a uľahčí rast spoločnosti.
Peter Druckers, legendárny vedúci konzultant, raz povedal:
Čas je najnepriaznivejším zdrojom a ak nie je spravovaný, nič sa nedá zvládnuť.
V obchodnom svete je čas drahý. Je v každom najlepšom záujme zamestnávateľa presadzovať firemnú kultúru, ktorá ho meria, riadi a hodnotí.
Neproduktívna stretnutie fotografií prostredníctvom aplikácie Shutterstock
11 Komentáre ▼
