Nezabudnuteľné udalosti sa nestávajú len. Organizácia a organizácia udalosti sa plánuje. Či už ide o konferenciu, seminár alebo deň ocenenia zákazníkov a či máte tri týždne na plánovanie alebo celý rok, úspech vašej akcie je v podrobnostiach. Zhromaždili sme 42 odborníkov, vrátane niektorých organizátorov ročných ocenení Small Business Influencer Awards, 42 tipov na plánovanie udalostí v malých podnikoch.
$config[code] not foundPlánovanie udalostí pre malé firmy: Čo robiť ako prvé
1. Rozhodnite sa pre svoje cieľové publikum skôr ako čokoľvek iné. Prvým krokom - skôr než urobíte niečo iné - by malo byť jasné určenie, kto je vaša cieľová skupina. Z toho všetky ostatné rozhodnutia budú mať formu, obsah, ceny, umiestnenie atď. Tento štruktúrovaný prístup vám tiež pomôže zostať zameraný na dosiahnutie konkrétnych cieľov a nedovolí, aby sa rozsah stal príliš široký alebo zmiernený.
2. Vytvorte zoznam podrobností - všetko vrátane osvetlenia a verejnej dopravy, obsahu a občerstvenia. Keď sa rozhodnete mať udalosť, všetko je dôležité. Od obsahu programu a osvetlenia až po dopravu a parkovanie - všetko sa počíta. A vaše publikum vám pripisuje všetko a … vašu značku. Vytvorením zoznamu sa zabezpečí, že neprehliadnete veci.
3. mať jasný obchodný účel pre podujatie. Skôr ako začnete plánovať úspešnú udalosť, ujasnite sa, prečo to robíte v prvom rade, pretože každé rozhodnutie potom musí podporiť váš hlavný cieľ. Je to vedenie generácie? Znamená to vytvoriť povedomie o vašej spoločnosti alebo určitom produkte? Je to rozvíjať lojalitu zákazníkov? Alebo jednoducho chcete zarobiť peniaze (čo je tiež v poriadku)? A uistite sa, že tím si je vedomý účelu, aby ste nemali "rozsah creep".
4. Pri plánovaní si dajte pozor na iné udalosti v odvetví. Skontrolujte kalendár. Uistite sa, že vašu udalosť naplánujete alebo že príliš blízko sviatkov alebo obľúbených dovolenkových časov. Je rovnako dôležité skontrolovať aj ďalšie udalosti, ktoré by mohli byť vašimi cieľovými účastníkmi.
5. Buďte flexibilní so zmenami vo veľkosti, umiestnení a ďalších detailoch. Keď sa dostanete do procesu plánovania udalostí, možno zistíte, že sa vaša udalosť zmenila vo veľkosti, umiestnení a mnohými inými spôsobmi, ako ste pôvodne predvídali. Je to prirodzené a naprosto pekné, pokiaľ nezostane zrejmé, prečo robíte túto prácu v prvom rade. Je potrebná určitá flexibilita.
6. Zistite svoje obmedzenia. Všetci vieme, že cieľom je vrhnúť veľkú živú udalosť. Na tento účel musíme tiež vedieť, čo môžeme alebo nemôžeme reálne robiť - či už ide o rozpočet … alebo časovo. Ak sa rozhodnete hodiť týždeň živé podujatie, naplánujte si intimitu. Ak je to veľká udalosť, pripravte sa o niekoľko mesiacov dopredu. Ak je rozpočet malý, možno budete musieť vyvážiť kreativitu a veľa práce urobiť sám.
7. Vytvorte ciele SMART. Vždy začnite so stratégiou. Rovnako ako budovanie akéhokoľvek podnikania, veľké udalosti začínajú silnou, premyslenou a merateľnou stratégiou. Živé udalosti sú úžasný spôsob, ako zdieľať svoju značku, spojiť sa s cieľovým trhom, získať spätnú väzbu o vašom produkte (a ešte viac!), Ale musíte vedieť, čo sa snažíte dosiahnuť. Držte si ciele SMART a načrtnite to, na čo sa zameriavate. Potom sa uistite, že postupujete v súlade s dosiahnutím týchto cieľov.
$config[code] not found
Rozpočet: Ako zaplatiť za vašu udalosť
8. Vypracujte "plán financovania" pre vašu udalosť a odhadnite čísla. Vedzte, ako budete platiť za túto udalosť. Väčšina podujatí je financovaná sponzorstvami, predajom lístkov, vnútornými marketingovými rozpočetmi - alebo kombináciou všetkých troch. Keď vytvoríte rozpočet na udalosť, budete musieť odhadnúť, koľko peňazí môžete reálne zvýšiť z každej oblasti. Predtým, ako si rezervujete svoje miesto alebo podpisujete akúkoľvek zmluvu, je dobré začať podpisovať sponzorov najprv alebo predávať vstupenky, aby ste sa uistili, že existuje dostatočný záujem o vašu myšlienku financovať.
9. Vytvorte rozpočet výdavkov - a šetrite peniaze prostredníctvom "naturálnych" darcov sponzorov. Udalosti majú tendenciu stáť viac, než si myslí priemerný majiteľ malého podniku - najmä pokiaľ ide o miesto konania a potraviny a nápoje. Nezabudnite oceniť všetky povolenia a licencie, ktoré budete potrebovať. (Tu môže plánovač udalostí pomôcť vyhnúť sa bolestiam hlavy.) Urobte ucelený zoznam všetkých výdavkov a potom zvýraznite oblasti, v ktorých si myslíte, že sponzori môžu hrať úlohu pri ponúkaní niečoho "v naturáliách". Čím viac pracujete s inými značkami a partneri, ktorí budú hostiť vaše udalosti, čím viac môžete uložiť.
10. Zvážte crowdfunding ako novú možnosť získať peniaze na akciu. Ak je to vaše prvé spustenie udalostí, použite crowdfunding platformy na zmiernenie rizika. Uverejnením udalostí na týchto platformách budú účastníci musieť sľúbiť, že vstupenky sa budú konať. Ak nie je splnený minimálny počet požadovaných účastníkov, udalosť sa neuskutoční.
Marketing: Získavanie ľudí na účasť
11. Budete potrebovať DETAILOVÝ marketingový plán. Vytvorte marketingový plán udalosti. Čím viac budete organizovaní, tým viac bude vaša akcia profesionálna.
12. Buďte neúnavní vo vašom úsilí alebo vaša udalosť zlyhá. Ak nechcete byť na tvojej udalosti … potom trh, trh, trh, trh … a trh ešte viac.
13. Definujte dôvody na to, aby sa ľudia objavili. Aké sú remízy pre účastníkov? Musíte definovať, čo robíte na podujatí, ktoré prinesie cieľovým účastníkom dvere. Pre spotrebiteľský produkt môže byť stranou so zábavnými a produktovými ukážkami a freebies. Pri podnikateľskom dave by to mohlo byť vzdelávací obsah alebo vzrušujúci, známy odborný rečník. Nech je to čokoľvek, nestrácajte spojenie s tým, prečo chcete, aby sa toto konkrétne publikum pokúšalo vstúpiť.
14. Uveďte písomne, prečo by sa váš cieľový trh mal zúčastniť - nepredpokladajte, že výhody sú zrejmé. Pri podpore udalosti určite povedzte svojmu cieľovému trhu, čo sa dozvie, koho sa stretnú a prečo by mali byť tam. Nepredpokladajte, že vaši priatelia budú hovoriť svojim priateľom. Ak používate reproduktory, poskytnite im reklamnú kópiu, aby mohli túto udalosť propagovať svojim divákom.
15. Naučte sa hovoriť s médiami. Novinári sú veľmi zaneprázdnení a vždy na termíne … nemajú čas počuť predajné ihrisko. Dajte im vedieť, že informácie existujú a - pre budúce príbehy -, že ste odborníkom v tejto oblasti. Zahrňte tieto informácie, keď oslovíte.
16. Použite Twitter hashtags, Twitter je úžasný pre propagáciu udalostí a vytváranie zmyslu pre online komunitu okolo udalosti. Jednoducho nastavte jedinečnú značku hash. Najprv si vyhľadajte Twitter, aby ste sa uistili, že sa už nepoužíva. Vložte značku hash priamo na webovú stránku udalosti a ak použijete tlačidlo Tweet na zdieľanie na webe, použite značku hash priamo v premade verbiage. Keď ľudia píšu, propaguje udalosť automaticky na Twitteri.
$config[code] not found17. Na podporu hlavnej udalosti použite online spoločenské predbežné udalosti, Ak chcete zvýšiť záujem o vašu udalosť, skúste sa počas niekoľkých týždňov pred hlavnou udalosťou usporiadať chat Google alebo rozhovor v službe Twitter. Pozvite niekoľkých svojich rečníkov, aby sa zúčastnili online spoločenskej udalosti. Uveďte náhľad toho, čo príde na hlavnú udalosť, tým, že urobíte nejakú diskusiu o tom, čo sa bude týkať rečníkov, alebo zvýraznite činnosti. Vytvára predvídanie.
18. Kúpiť reklamu v sociálnych sieťach. Nakupovanie reklamy na sociálnych sieťach je často prehliadané malými udalosťami. Sociálne reklamné platformy (Facebook, LinkedIn a Twitter predovšetkým) ponúkajú hĺbkové možnosti zacielenia, ktoré môžu výrazne pomôcť osloviť naše cieľové publikum v našej geografickej polohe. Dobrou správou je, že nie sú potrebné žiadne veľké rozpočty a predaj vstupeniek sa dá ľahko merať.
19. Použite službu YouTube na propagáciu udalosti. Služba YouTube je druhým vyhľadávacím nástrojom po celom svete. Nahrávanie videí z našich predchádzajúcich udalostí alebo rozhovorov s našimi reproduktormi / interpretmi je skvelý spôsob, ako presvedčiť potenciálnych účastníkov, aby klikli na nákup. Video poskytuje významné vizuálne signály, ktoré tak výrazne ovplyvňujú náš rozhodovací proces. S udalosťami vždy cítime riziko, že nevieme, čo sa stane, video zmierňuje napätie.
20. Vytvorte úžasné propagačné video s nízkym rozpočtom, Malá kreativita s plagátom, bezplatným hudobným klipom a dobrou videokamerou smartphone vytvorí zábavné video, ktoré pomôže propagovať to, čo príde. Tu je dobrý príklad videa, ktorý robil práve to na šikovný rozpočet, na propagáciu udalosti malého podnikania.
21. Zúčastnite sa miestnych bloggerov. Byť šikovný s bloggermi. Zapojenie miestnych blogerov do účasti na podujatí je zvyčajne skvelou stratégiou na získanie publika pred, počas a po podujatí. Blogeri sa zvyčajne započítavajú do širokého dosahu a zvyčajne sa nedodržiavajú tradičné pravidlá médií.
22. Zapojte platformy na registráciu udalostí, ako je Meetup. Použiť existujúce platformy. Ak je to váš prvý pokus o spustenie udalosti a máte nedostatok zručností na jej propagáciu, pozrite sa na stránku Meetup.com. Iné ako ponúkať sadu na spravovanie udalostí online, Meetup je skvelým sprostredkovateľom pre príslušné publikum vo vašej oblasti. Obsahuje tiež funkcie registrácie a riadenia RSVP, ktoré sú mimoriadne užitočné, ak ste neskúsení.
23. Používajte online registráciu. Jednoduchší spôsob, ako vystrašiť ľudí, je mať analógovú registráciu (faxy, bankovky alebo len na dvere). Ponúknite online registráciu, aby ste čo najskôr zabezpečili čo najviac účastníkov, čo pomôže čoskoro predpovedať čísla a uvoľniť rozpočet.
24. Zaregistrujte sa na webových stránkach pre vašu skupinu. Akonáhle viete, kto sa chcete zúčastniť, ďalším krokom je postaviť sa pred nimi. Existujú webové stránky, ktoré sa špecializujú na evidenciu udalostí na národnej úrovni (napríklad Meetup, Lanyrd) a lokálne tak začať tam a výskum, ktoré sú najvhodnejšie na zapísanie.
25. Ponúknite stimuly miestnych partnerov, aby vás podporili. Tlačové správy zaslané príslušným mediálnym oddeleniam pomôžu generovať novinky a môžete sa zaoberať tým, že sa ako partneri zúčastňujete na získavaní médií (online aj offline). Očakávajú sa na vašom podujatí na oplátku za ich propagáciu. Ak sa nechcú zúčastňovať na tejto úrovni, obráťte sa na nich s myšlienkou prebehnúť súťaž pre svojich čitateľov, aby získali lístky.
26. Uľahčite svojim reproduktorom zverejňovať ich nasledovníkov. Ak máte akýchkoľvek odborníkov / rečníkov navštevujúcich, povzbudzujte ich k tomu, aby publikovali svoju účasť na svojich odberateľoch sociálnych médií alebo účastníkov e-mailu.
27. Poskytnite včasné stimuly pre vtáky. Vstupenky na včasné vtáky za výhodnejšiu cenu sú skvelým spôsobom, ako získať predčasné prihlásenie, pretože ľudia majú motiváciu konať teraz, a nie čakať a zabúdať.
Tím: Kto pomôže?
28. Delegovať zodpovednosť. Bez ohľadu na veľkosť vašej firmy sa vždy pokúste delegovať zodpovednosť. Mať jednu osobu zodpovednú za každý detail zvyčajne nepracuje dobre. Kedykoľvek je to možné, umožnite ľuďom prevziať kontrolu nad oblasťami, ktoré najviac tešia. Napríklad nechajte potravinárstvo vo vašej spoločnosti spracovávať detaily stravovania. Čím viac sa niekto teší zodpovednosti, tým je pravdepodobnejšie, že ich úspešne vykonajú.
29. Sledujte - a znova pokračujte. Prihláste sa čoskoro a často. Hoci nikto nechce byť mikromanažovaný, uistite sa, že zamestnanci a predajcovia sú na ceste s ich povinnosťami. Pokiaľ ľudia vedia, že očakávate aktualizácie z času na čas, je menej pravdepodobné, že sa stanú frustrovaní, keď voláte alebo pošlite e-mail na jednu.
30. Sponzori sú royalty - uistite sa, že sa im to páči. Ak máte sponzorov - liečiť ich ako králi. Financujú vašu udalosť a umožňujú vám to (ak je to váš obchodný model). Pred podujatím je veľmi jasné, čo získajú ako sponzori.
31. Vždy podceniť účasť, pre sponzorov. Ak si myslíte, že môžete získať 100 účastníkov, založte svoje sponzorské ihrisko na nižšom odhade - najmä ak je to vaša prvá udalosť. Je lepšie dať sponzorom príjemné prekvapenie ako sklamanie.
32. Opýtajte sa ľudí, čo si myslia, a buďte pripravení na dobrú alebo zlú spätnú väzbu. Požiadajte o kritiky. Ak ste urobili polovicu slušnej práce, dostanete veľa kudos. Povedz, vďaka, ale potom požiadajte o kritiku a buďte pripravení na to.
33. Zabezpečte, aby vaša akcia pokryla kvalifikovaný tím sociálnych médií, Nezabudnite tím sociálnych médií. Hoci nie je nevyhnutné pre každú udalosť alebo priemysel, viac a viac udalostí sa zameriava na využitie vírusovej sily svojich divákov. Ak sa vaše publikum tweeting, Facebooking a fotografovanie na Instagram - mali by ste robiť to isté a budete potrebovať vyškolený tím na vykonanie.
34. Pozrite sa na predajcov, ktorí slúžia vašej nika a sú ochotní sa zapojiť, Najlepší predajcovia, s ktorými môžete pracovať, sú tí, ktorí sú oboznámení s kultúrou malých podnikov. Pozrite sa na predajcov, ktorí často pracujú s malými podnikmi, alebo ktorí by sa zapojili na väčšiu úroveň ako ich úloha.
Deň udalostí: Vytiahnite ho
35. Opatrne nastavte očakávania - potom doručte. Uistite sa, že publikum má veľmi dobrú skúsenosť; a že im dáte to, čo očakávali od účasti.
36. Postoj je nákazlivý. Vaši hostia vo veľkej miere zahrajú svoj postoj a dynamiku počas podujatia. Viesť príklad a mať dobrý čas.
37. Nech je dav reakcia váš barometer, Prečítajte si publikum počas udalosti. Opýtajte sa ľudí, ako robia. Ak veci idú skvelé, a ak nie, uvidíte.
38. Vždy sa opýtajte sami seba: Ako je toto relevantné pre účastníkov? Uistite sa, že ponúkate obsah, ktorý je relevantný pre viac ako 80% publika. Publikum musí odísť s konkrétnou taktikou na zlepšenie svojho podnikania a kariéry … a musia cítiť energiu reproduktora. Keď už hovoríte o vašej činnosti a čo robíte - bez toho, aby ste publiku ponúkol to, čo potrebujú - je strata času a peňazí pre všetkých.
39. Ako majster obradov alebo rečnícky prax. Poznáte svoje podnikanie, ale nepredpokladajte, že viete, ako prezentovať prezentáciu. Praktizujte svoju prezentáciu, odpovedajte na otázky a zaobchádzajte s ťažkými a konfrontačnými členmi publika. Čím lepšie ste pripravení, tým lepšie.
$config[code] not found40. Pozrite sa na svoje najlepšie, Pozrite sa na časť … pohodlné, ale módne dopredu. Aj keď ste účtovník alebo právnik, vyberte si svoj najvýraznejší oblek alebo kravatu. Ľudia si spomínajú, ako pohodlne ste vo svojej vlastnej koži.
Pohotovostný plán: čo robiť, keď veci zlyhávajú
41. Predstavte si udalosť, krok za krokom a vytvorte zoznam s 2 stĺpcami: čo môže pokaziť v jednom stĺpci a váš pohotovostný plán v druhom stĺpci. Buďte pripravení na nečakané. Možno zvukový systém zlyhá. Možno, že váš hlavný moderátor napája. Dokážete sa vyrovnať a pokračovať?
42. Buďte pripravení, aby ste zaplnili všetky medzery, Napriek tomu, že plánovanie vpred je skvelým vzorcom úspechu, nikdy nie je dosť. Nastáva niečo neočakávané. Preto sa vyplatí dať trochu ďalšej mastnoty na tlmenie okolností. To platí pre stravovacie zariadenia, požiadavky na tlač, ubytovanie pre hostí, predpovede počasia, zábavu a ďalšie.
Veľká vďaka odborníkom, ktorí prispeli k vyššie uvedeným tipom pre malé firmy:
- Matt Telfer, marketingový manažér pre Heart Internet a blogger v marketingu Nerd Tipy 1, 24, 25, 26, 27
- Beth Silver, výkonný riaditeľ spoločnosti Doubet Consulting Tipy 2, 11, 14, 15, 38, 39, 40
- Laura Leites, plánovač udalostí a majiteľ, L2 Event Production Tipy 3, 4, 5, 8, 13, 31
- Spoločnosť Joy Go, manažér internetového marketingu a affiliate programov, denná tlač druhého dňa Tipy 6, 28, 29, 36, 42
- Liz King, generálny riaditeľ, hlavný špecialista udalosti, Liz King Events Tipy 7, 9, 33, 34
- Julius Solaris, rečník a vydavateľ Event Manager Blog Tipy 10, 18, 19, 21, 22, 23
- Ramon Ray, technologický evanjelista a redaktor technológie Small Biz Tipy 12, 30, 32, 35, 37, 41
- Anita Campbell, zakladateľka a generálna riaditeľka malých obchodných trendov Tipy 16, 17, 20
Shutterstock: plán, rozpočet, prázdny, banket, tím, v rozpakoch
109 Komentáre ▼
