Memo - skratka pre memorandum - sú takmer rovnaké ako písmená. Hlavným rozdielom medzi nimi je to, že listy poskytujú informácie ľuďom mimo organizácie, zatiaľ čo poznámky sú vo všeobecnosti napísané ľuďom vo vnútri. Ďalším rozdielom medzi písmenami a poznámkami je formát. List používa pozdrav ("Milá madam") a zatvorenie ("Úprimne"); poznámka nie. Poznámky vždy obsahujú riadok predmetu. Poznámky môžu byť formálne alebo neformálne v závislosti od toho, kto ich bude čítať.
$config[code] not foundPlánovanie obsahu
Vymenujte body, ktoré musíte urobiť v poznámke, a napíšte informácie potrebné na podporu týchto bodov. Zahrňte základné informácie, ktoré sú potrebné na poskytnutie témy kontextu.
Objednajte si informácie. Ak je téma zložité, nepríjemné alebo kontroverzné, kontext pozadia by mal byť najskôr prvý. V opačnom prípade začnite s hlavnou myšlienkou.
Skontrolujte, či ste nevynechali podporné alebo hlavné informácie.
Video dňa
Prijaté vám Sapling priniesol vám SaplingZhromažďujte podporné dokumenty, ktoré budete potrebovať na zmienku pri písaní poznámok.
Formátujte poznámku
Skontrolujte, či vaša spoločnosť má preferovaný formát pre interaktívne poznámky. Niektoré spoločnosti dokonca majú predtlačené formuláre. Použite preferovaný alebo predtlačený formát, ak je k dispozícii.
Nastavte okraje a ponechajte aspoň 1 1/2-palcový priestor na hornej aj dolnej strane a 1-palcový priestor na každej strane. Obsah tejto poznámky by mal byť umiestnený na stránke; ak je poznámka veľmi krátka, horné a bočné okraje by mali byť zvýšené.
Nastavenie štýlu dokumentu na spracovanie textu na blokovanie formátu: vľavo zarovnaný, oddelené, s medzerou medzi odsekmi.
Vytvorte nadpis
Zadajte zložky nadpisu, aby ste spustili poznámku, jednu zložku na jednu riadku. Po každej zložke by mala nasledovať dvojbodka. Napríklad: Dátum: Do: Od: Predmet:
Vyplňte informácie o predmete pomocou štýlu titulu. To znamená, že slová v predmete by mali byť všetky kapitalizované, s výnimkou článkov, predpozícií a spojov s menej ako štyrmi písmenami, pokiaľ sa nezakopnú alebo neskončia. Určite predmet.
Vyplňte riadky "Dátum", "Do" a "Od" a zoraďte prvé slovo každého z prvých slov predmetu. Dátum by mal byť napísaný s uvedeným mesiacom - napríklad 4. júla 2020. Použite úplné názvy riadkov "To" a "From".
Vytvorte hlavičku na druhej a nasledujúcich stránkach, ak je spomínaná poznámka dlhšia ako jedna strana. Ak je poznámka pre viacerých príjemcov, použite skrátenú podobu riadku predmetu, jeden medzeru a zahrňte dátum, potom jeden medzeru znovu a vložte číslo strany. Pokiaľ ide o jednu osobu, môžete použiť alternatívny formulár s uvedením mena čitateľa, čísla strany a dátumu na jednom riadku, správne zarovnaného názvu, zarovnaného čísla a dátumu zarovnaného doľava.
Napíšte telo
Napíšte úvodný odsek, ak to čitateľ potrebuje pre kontext. Tento odsek uvádza históriu, uvádza problém, ktorý sa má riešiť v poznámke a / alebo obnovuje pamäť čitateľa o predchádzajúcich komunikáciách o téme.
Uveďte hlavnú myšlienku tejto poznámky. Toto bude úvodná línia, ak ste nenapísali úvodný odsek. Tu vyhlasujete politiku, riešenie, rozhodnutie, odporúčanie, nález alebo udalosť. Ak nebol úvod, napíšte krátky kontext, napríklad "Ako sme diskutovali …" alebo "Keďže bufet zažíva dlhé línie …"
Poskytnite všetky informácie potrebné na vysvetlenie, podporu alebo plné poskytnutie informácií, ktoré čitateľ potrebuje na pochopenie tejto témy.
Dokončiť
Zadajte notácie v dolnej časti, napríklad "cc:", ak posielate kópiu poznámky niekomu okrem osoby uvedenej v záhlaví.
Upravte poznámku. Uistite sa, že správnosť pravopisu a gramatiky sú správne, nápady sa vyvíjajú a čitateľ pochopí, čo potrebujete povedať.
Vytlačte poznámku a iniciujte ju. Niektoré organizácie chcú iniciály napísané vedľa riadku "Od" v hlavičke. Iné chcú iniciály v spodnej časti. Skontrolujte pravidlá spoločnosti.
Tip
Či písanie poznámky nadriadenému alebo podriadenému, niekoľkým ľuďom alebo informovať ostatných o kontroverzných alebo nevídaných témach, udržujte tón podnikateľský a formálny. Udržujte poznámky stručné, jasné a ľahko čitateľné.
Výstraha
Pri písaní majte na pamäti, že poznámky už nie sú dočasné komunikácie ako kedysi. Obsah pravdepodobne zostane neurčitý, uchováva sa ako záznam o činnosti a histórii spoločnosti. Takže napíšte s trvalosťou na mysli.
