Pre mnohých, ktorí sú povolaní na stretnutie, nie je vítaným udalosťou. Na mnohých pracoviskách pracovníci trávia veľa času na stretnutiach, ktoré veľmi často nedosahujú nič. Namiesto toho, aby schôdzka, ktorú spustíte, umožnila splynúť s ostatnými zbytočnými - a možno dokonca aj bolestivými - stretnutiami, ktoré účastníci mohli predtým zažiť, rozdeľte sa tým, že efektívne naplánujete stretnutie.
$config[code] not foundUrčiť ciele. Všetky stretnutia by mali mať určitý účel. Pred vašou schôdzou rozhodnite, čo chcete dosiahnuť na tomto mieste. Pri zostavovaní svojho cieľa napíšte stručné a ľahko zrozumiteľné vyhlásenie, ako napríklad "Ak chcete vybrať reklamnú kampaň za štvrtý štvrťrok."
Pripravte si program. Uveďte všetky témy, o ktorých chcete diskutovať, v poradí, v akom ich chcete diskutovať. Pridajte do svojej agendy ďalšiu jasnosť tým, že pred každú položku uveďte odhadovaný čas na diskusiu, čo vám pomôže zabezpečiť, že ste nezahrnuli príliš veľa položiek.
Zdieľajte svoj cieľ a program pred zasadnutím e-mailom. Zdieľaním účelu stretnutia a programu s tými, ktorí sa zúčastnia pred ich príchodom, dovoľte im, aby sa pripravili na stretnutie, a zároveň im umožnili prísť s plánovanou dokumentáciou alebo iným materiálom tému.
Vytvorte úlohy. Vyberte osobu, ktorá bude slúžiť ako sekretárka, a požiadajte túto osobu, aby si počas schôdzky vykonala poznámky. Priradiť ďalšiemu účastníkovi stretnutia, aby pôsobil ako správca času. Tento jednotlivec bude sledovať hodiny a pomôže zaistiť, aby ste dodržali plánovanú časovú dotáciu pre každú položku programu. Vyhlasujte sa s moderátorom schôdzky a zaujmite úlohu včas a efektívne prechádzať na body programu.
Zopakujte kontrolu nad schôdzou, ak sa vám to podarí. Najmä ak účastník vašej schôdzky má tendenciu viesť zasadnutia z cesty, je veľmi dôležité, aby ste vykonávali svoju silu ako vedúceho schôdzky a udržali schôdzu na ceste. Aby to efektívne, zdvorilo pripomenúť jednotlivcovi snažiť sa uniesť stretnutie dôvodov stretnutia a požiadať ho, aby zachránil svoje obavy, aby sa neskôr diskutovali.
Priraďte úlohy. Pri prechode vašich diskusií a rozhodovaní o veciach, ktoré je potrebné robiť, prideľte tieto úlohy na mieste. Takisto nastavte termín ukončenia každej úlohy, čím sa zlepší šanca, že sa úloha skutočne vykoná. Požiadajte jednotlivého, aby si zapísal tieto úlohy.
Záver uzavrieť včas. Ak povolíte, aby schôdzka prekonala svoj plánovaný koncový bod, pravdepodobne zistíte, že mnohí účastníci sa psychicky pozerajú z posedenia. Ak sa dostanete na koniec vášho prideleného času a máte predmety, ktoré chcete ešte prerokovať, postúpte ich neskôr z rešpektovania tých, ktorí dali svoj čas na stretnutie.
Zdieľajte minúty po stretnutí. Pošlite e-mailom na stretnutie spolu s ďakovaním účastníkom za ich spoluprácu a odhodlanie s 24 hodinami konca stretnutia. Ak ste počas schôdzky pridelili veľa úloh, pridajte zdvorilý pripomienku účastníkom, ktorí majú prejsť s priradenými položkami.
