Plánovač schôdzok na veľkej konferencii podávajúci majetok zodpovedá za klientskú udalosť od počiatočného kontaktu, kým skupina neopustí hotel. Plánovač spracováva všetko od rezervácie schôdzok a hotelových izieb až po nastavenie jedla a vybavenia. Vo veľkom zariadení môžu byť viacerí plánovači stretnutí, ktorí majú rôzne oblasti odbornosti a spolupracujú na skupinových podujatiach. Medzi príklady týchto rôznych oblastí patria výhrady, potraviny a nápoje a vzťahy s verejnosťou.
$config[code] not foundVzťahy s verejnosťou a marketing
V tejto úlohe plánovač stretnutia slúži ako zástupca verejnosti pre ubytovanie a konferenčné priestory. Úlohou plánovača je zabezpečiť, aby zariadenie malo pozitívnu povesť a pomohlo priniesť klientovi rezervácie. Stretnutí plánovači vytvárajú brožúry, ktoré popisujú služby zariadenia, odpovedajú na e-mailové alebo telefonické otázky týkajúce sa služieb plánovania udalostí a poskytujú informácie o aktuálnych konferenčných zariadeniach a službách pre použitie na webových stránkach hotela. V tejto funkcii plánovač vytvára obsah pre multimediálne reklamy pre oddelenie plánovania udalostí zariadenia. Plánovač je tiež povinný osloviť podniky a konvencie s cieľom podporiť nové a pokračujúce podnikanie.
Rezervácie a registrácia
Keď pracuje hlavne na rezerváciách a registrácii, plánovač schôdzok pomáha klientom pri rezervácii hotelov a tanečných miest pre účastníkov. V závislosti od veľkosti skupiny a činností, ktoré sa majú konať na mieste, plánovač stretnutia navrhuje, ktoré zasadacie miestnosti v konferenčnom centre by najlepšie vyhovovali potrebám klienta. Plánovač tiež rezervuje skupiny hotelových izieb pre účastníkov klienta a pomáha s akýmkoľvek potrebným prepadom. Súčasťou tejto úlohy plánovača stretnutí je aj vyjednávanie skupinovej diskontnej sadzby a prípadne aj pomoc pri cestovaní. Pracovníci schôdzok tiež pomáhajú pri registrácii účastníkov na mieste.
Video dňa
Prijaté vám Sapling priniesol vám SaplingJedlá a nápoje
Každá konvencia potrebuje potraviny a nápoje. Našťastie pre klientov sa plánovač stretnutí na mieste ľahko postará o túto záležitosť. Plánovač schôdzok pomáha klientovi zistiť, koľko potravín je potrebné na plánované množstvo účastníkov. Časť toho pomáha určiť, či sa jedlá majú podávať na večeri alebo bufetovom štýle a aké nápoje je potrebné ponúknuť. Plánovač schôdzok prejednáva menu s každým jedlom s klientom a pomáha rozvíjať rozpočet alebo balík služieb pre klienta.
Technické povinnosti
Existuje veľa rôznych technických aspektov práce plánovača schôdzok vo veľkej konferencii, ktorá podáva nehnuteľnosti. Jedným z technických finančných aspektov úlohy je pomôcť klientovi rozvinúť rozpočet a určiť, ako sa majú vyplácať všetky služby v zariadení. Plánovač schôdzok organizuje celú udalosť klienta a ubezpečuje sa, že klient vie, aké konferenčné miestnosti sú k dispozícii a kedy rozvíja plán akcií. Planérov sú tiež zodpovední za nájdenie, prenájom a nastavenie akýchkoľvek audiovizuálnych alebo iných špecializovaných zariadení, ktoré klient potrebuje. Plánovač stretnutí môže na požiadanie klienta tiež nájsť a usporiadať zábavu.
