Práca ako špecialista na administratívnu podporu môže byť veľmi užitočná pre organizovaného človeka, ktorý má záujem multitasking, nájde nádej na prácu v kancelárii a má výborné komunikačné schopnosti. Zatiaľ čo konkrétne úlohy sa líšia v závislosti od spoločnosti a pozície, funkcie zvyčajne zahŕňajú kancelárske riadenie, administratívne úlohy a povinné pracovné povinnosti. Podľa Úradu štatistiky práce, stredný príjem v roku 2016 pre kancelárske a administratívne podporné pozície bol 34 050 USD.
$config[code] not foundManažment kancelárie
Vaša práca v úlohe administratívnej podpory spracováva úlohy potrebné na to, aby kancelária fungovala bez problémov. Môžete byť zodpovední za to, že budete držať krok s dohľadom nad nákupom a zásobami kancelárskych potrieb a plánovaním údržby kancelárskych zariadení. Taktiež stanovujete procedúry a postupy, ako napríklad zabezpečenie dodania kávy každý druhý týždeň alebo každých šesť mesiacov žiadosť o aktualizáciu kontaktných informácií o núdzových kontaktoch zamestnancov. V niektorých prípadoch by ste mohli vykonávať dohľad nad ostatnými administratívnymi zamestnancami a koordinovať tok práce v rámci určitého oddelenia alebo oddelenia.
Tok komunikácie
Špecialisti na administratívnu podporu môžu slúžiť ako komunikačný kontakt pre riadiacich pracovníkov, ktorých podporujú. V tejto funkcii môžete byť zodpovední za otvorenie a triedenie pošty, skríning prichádzajúcich hovorov a e-mailov a nastavenie stretnutí so zamestnancami, zákazníkmi a predajcami. Môžete tiež byť kontaktným miestom medzi manažérmi, ktorým podávajú správy, a ďalšími zamestnancami a oddeleniami v rámci spoločnosti.
Video dňa
Prijaté vám Sapling priniesol vám SaplingSpráva údajov
V administrátorskej podpore spravidla vykonávate rôzne funkcie správy dát, vrátane správy papierov a elektronických záznamov, nastavenie a správu tabuliek a databáz, vytváranie správ, zostavovanie informácií a niekedy analýzu výsledkov.
Spracovanie textu
Môžete vykonávať funkcie na spracovanie textu, od vypracúvania poznámok až po zadávanie a úpravu správ, návrhov a iných obchodných dokumentov. Môžete vytvoriť rozvrhy bulletinov a brožúr, ako aj aktualizovať obsah na webových stránkach a blogoch spoločnosti. Nielen, že potrebujete vedieť, ako používať aplikácie na spracovanie textu a písať rýchlo a presne, odborníci na administratívnu podporu potrebujú mať obchodné písanie, editáciu a korektúru.
Špeciálne projekty
Odborníci, ktorí pracujú ako špecialisti na administratívnu podporu, sú často poverení vykonávaním alebo dohliadaním na špeciálne projekty. V závislosti od potrieb spoločnosti a oddelenia môžu zahŕňať dodávateľov pre veľké nákupy, audity zákazníckych záznamov, analýzu trendov absencií zamestnancov a vyhodnocovanie ponúk konkurenčných produktov.
Plánovanie stretnutí
Vaše povinnosti by mohli zahŕňať koordináciu schôdzok, plánovanie konferenčných miestností, rezervovanie miesta mimo sídla, posielanie pozvánok, sledovanie RSVP, tvorba a distribúcia programu a zabezpečenie stravovacích a nápojových služieb. Môžete tiež počas stretnutí zorganizovať niekoľko minút a následne ich rozposlať účastníkom.
Plánovanie cestovania
Plánovanie cestovania v mene vedúcich pracovníkov spoločnosti je dôležitou súčasťou mnohých administratívnych pracovných miest. Často vyberáte letecké spoločnosti, hotely a poskytovateľov autopožičovní, dohodnite si ceny, rezervujte si rezervácie a podľa potreby ich zrušte. Vytvárajte a nahlasujte výkazy výdavkov v mene cestujúcich spoločnosti, ktorí používajú výpožičky alebo zlučte výpisy z kreditnej karty spoločnosti používané na služobné cesty.
