Vďaka modernej technológii je množstvo kancelárií takmer úplne bezpapierové. Dôležité dokumenty sú vytvorené, podpísané a odosielané výlučne online a uložené pre ľahký prístup všetkými stranami. Zatiaľ čo je vhodné, aby ste mali všetky svoje kancelárske papiere v digitálnej podobe, pravdepodobne sa chcete zbaviť vašej tlačiarne ešte. Požiadali sme skupinu odborníkov z Young Business Council:
$config[code] not found"Veľa práce sa teraz robí online a mnohé dokumenty sa vôbec nevytlačia. Napriek tomu existujú niektoré situácie, keď je potrebná tlač. Čo je jeden dokument, mali by ste vždy mať fyzickú kópiu a prečo? "
Obchodné dokumenty, ktoré by ste mali vždy tlačiť
Tu je to, čo členovia komunity YEC museli povedať:
1. Hodnoty spoločnosti
"Potrebné položky, ktoré sú vytlačené na papieri, ich vždy robia o niečo reálnejšie. Schopnosť dotýkať sa a cítiť, komentovať alebo dokonca vyhodiť z nich robí všetko reálnejšie. Ja osobne mám rada, že vaše firemné hodnoty sú vytlačené a sedia na stole alebo zavesené na stenu, aby ste neustále pripomínali, čo ste (a nie ste). "~ Corey Eulas, Factorial Digital
2. Zmluvy
"Jeden typ dokumentu, ktorý si myslím, že by ste mali vždy vytlačiť a uložiť online, je každá zmluva. Sú to dôležité rokovania a právne dokumenty a nikdy neviete, kedy sa musíte vrátiť a obrátiť sa naň. "~ Jacqueline Marrano, Marrano Solutions, LLC.
3. Povolenia, povolenia a doklady o vyzdvihnutí pečate
"Mali by ste viesť papierové kópie obchodných licencií a povolení, pretože to často vyžadujú predpisy. Tiež by sa mali uchovávať fyzické dokumenty čokoľvek s originálnym podpisom alebo zvýšené pečať a umiestniť ich niekde v bezpečí. Reprodukcia položiek s tuleňmi sa v digitálnej podobe nezobrazí správne a nebudú považované za originálne dokumenty mnohých subjektov. "~ Blair Thomas, eMerchantBroker
4. Havarijné plány
"Je dôležité udržiavať fyzickú kópiu akýchkoľvek informácií alebo postupov, ktoré budú potrebné v prípade, že núdzové situácie umožnia prístup k počítačom. Môžu to zahŕňať informácie o núdzových kontaktoch, postupy požiarnej bezpečnosti, procedúry evakuácie kancelárie a plány nepretržitého fungovania. "~ Roger Lee, Ľudský záujem
5. Vaše ciele
"Už nepoužívam pero ani papier. Všetko je uložené v mojom počítači alebo mobilnom zariadení. Tiež verím v to, že je zelená a znižuje sa na papieri. Ale ak by som mal vytlačiť akýkoľvek kus papiera, boli by to moje ciele. Mám zoznam štvrťročných, ročných, trojročných a desaťročných cieľov, ktoré každý mesiac skúma, aby som sa uistil, že som na ceste. "~ Jean Ginzburg, Ginball Digital Marketing
6. Váš životopis
"Jeden dokument, ktorý by ste mali mať vždy fyzickú kópiu, je váš životopis. Vždy je dobré, aby ste si s vami uviedli svoj životopis ako odkaz v rozhovore. Ukazuje tiež, že ste pripravení a brať príležitosť vážne. "~ Vladimir Gendelman, Company Folders, Inc.
7. Heslá
"Udržujte fyzickú kópiu všetkých relevantných hesiel, ktoré používate počas dňa. Tieto informácie by pravdepodobne nemali byť vôbec uložené nikde online, aby sa zabránilo šikanovaniu alebo krádeži identity. "~ Andrew Schrage, Money Crashers Personal Finance
8. Osvedčenia o akciách
"Pri vydávaní akcií obchodným partnerom alebo zamestnancom je dôležité mať v tlačenej podobe aj digitálnu kópiu v prípade straty tlače. Zamestnanci dostanú zvyčajne tlačenú kópiu po tom, ako uplatnia svoju možnosť kúpy akcie. "~ Syed Balkhi, WPBeginner
9. Akékoľvek súbory dôležité pre vaše operácie
"Existuje niekoľko typov dokumentov, ktoré považujeme za vhodné. Patria medzi ne podpísané zmluvné zákazky, personálne súbory HR a polročné hodnotenia, príručky pre firemné politiky (jedno na zamestnanca), základné hodnoty našej spoločnosti (viseli s hrdosťou), vizuálne dashboardy pre predaj, kľúčový štvrťročný pokrok a požadované firemné, poisťovníctvo a štátne mandáty ľudských príspevkov. "~ Joe Beccalori, Interact Marketing
10. Platobné príjmy
"Zatiaľ čo digitálne príjmy sú skvelé, stále je dobré mať možnosť vytlačiť príjmy v prípade potreby z daňových dôvodov alebo pre inú dokumentáciu." ~ Serenity Gibbons, NAACP
11. Vaša vizitka
"Vždy som držal vizitky praktické. Nikdy neviete, kde alebo kedy sa stretnete s niekým, kým vonku a kto sa s vami bude chcieť neskôr spojiť. Stojím asi 10 na rôznych miestach, ako je moje taška, bunda, auto, peňaženka, držiteľ pasu, stôl a doma. Tiež zabezpečte, aby boli vaše karty rovnako nezabudnuteľné ako vy. Je to ľahké ich stratiť, tak urobte to, čo môžete, aby ste navrhli niečo, čo odráža vašu jedinečnosť. "~ Karlo Tanjuakio, GoLeanSixSigma.com
Foto pomocou aplikácie Shutterstock
4 Komentáre ▼
